Checkliste: 10 Erfolgsfaktoren für eine zukunftssichere Archivierung bei der S/4HANA-Migration

Der Umstieg auf SAP S/4HANA ist bei vielen Unternehmen bereits in vollem Gange oder steht unmittelbar bevor. Wer in diesem Zusammenhang seine Archivierungsstrategie überdenkt, kann wertvolle Zeit, Kosten und Aufwand sparen. Die Archivierungsexperten von kgs haben zehn zentrale Aspekte zusammengestellt, die dabei helfen, den Übergang in die neue Systemlandschaft effizient und zukunftssicher zu gestalten:

1. Bestandsaufnahme
Zu Beginn sollte die Aktualität und Relevanz der Daten und Dokumente überprüft werden, um zu vermeiden, dass unnötige oder veraltete Informationen migriert werden. Eine Transformation bietet die Gelegenheit, das Datenmanagement zu konsolidieren und auf regulatorische Anforderungen hin zu überprüfen.

2. Archivierung in die Transformation integrieren
Durch die frühzeitige Einbindung einer Archivierungslösung kann die Datenmenge reduziert und die neue Systemlandschaft verschlankt werden. Intelligente Archivierungslösungen wie tia^® helfen, redundante Daten aus dem SAP-System auszulagern.

3. Homogenisierung und Vereinfachung
Der Wechsel auf SAP S/4HANA kann genutzt werden, um heterogene Archivlandschaften zu vereinheitlichen und Prozesse zu standardisieren – für mehr Effizienz und langfristige Wartbarkeit.

4. Datenqualität und -relevanz prüfen
Die Qualität und Geschäftsbedeutung der zu migrierenden Daten sollten sorgfältig geprüft werden. Archivierungslösungen wie tia^® unterstützen dabei, nicht mehr benötigte Daten regelkonform zu verwalten oder auszusteuern.

5. Technologische Zukunftsfähigkeit sicherstellen
Im Rahmen der Migration sollte geprüft werden, ob ein Umstieg von SAP ArchiveLink^® auf CMIS sinnvoll ist. CMIS ist ein offener Schnittstellenstandard, der moderne, Cloud-fähige Integrationsszenarien unterstützt und eine zukunftssichere Anbindung an S/4HANA ermöglicht. Auch ein Zusammenspiel beider Schnittstellen ist heute gut möglich.

6. Cloud- Kompatibilität und Skalierbarkeit
Archivlösungen mit Cloud- oder Hybrid-Architektur bieten die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit, um mit zukünftigen Anforderungen Schritt zu halten – unabhängig davon, ob S/4HANA on-premise oder in der Cloud betrieben wird.

7. Sicherheit und Compliance gewährleisten
Um Datenschutz, Zugriffssicherheit und regulatorische Vorgaben zu erfüllen, empfiehlt sich der Einsatz von Verschlüsselungstechnologien sowie rollenbasierten Zugriffskonzepten. Eine zentrale Archivierungsinstanz vereinfacht zudem Audits und Nachweispflichten.

8. Kostenreduktion und Effizienzsteigerung
Durch die Auslagerung archivierter Daten aus der primären SAP-Infrastruktur lassen sich Betriebskosten senken. Die Entlastung des S/4HANA-Systems führt zudem zu einer effizienteren Nutzung der verfügbaren Ressourcen.

9. System-Performance entlasten
Eine intelligente Archivierungsstrategie sorgt dafür, dass große Datenmengen das operative System nicht belasten. Das hilft, die Performance der SAP-Umgebung stabil zu halten – auch bei wachsendem Datenvolumen.

10. Migration planen und umsetzen
Eine frühzeitig durchdachte Archivierungsstrategie unterstützt eine reibungslose Migration. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Daten auch nach der Transformation zugänglich bleiben – ohne das neue System unnötig zu belasten.

Die vollständige Transformations-Checkliste gibt es hier.