Per Schnittstelle überträgt das übergeordnete Systems des Kunden die erforderlichen Daten an die Datenbank des LLS. Beim Einsatz des LKW-Leitsystems beschränkt sich die Rolle des Disponenten darauf, Transportkapazitäten zu bestellen, einem Zeitfenster zuzuordnen und den Verladeablauf zu kontrollieren.
Die Fahrzeugdaten und Bewegungsabläufe können im LLS erfasst, visualisiert, protokolliert und ausgewertet werden. Ankunft und Abfahrt der LKWs werden über ein Terminal festgehalten. Der Fahrer erhält eine ID-Karte für die Zufahrtsberechtigung sowie einen Verladeschein mit Auftrags bezogenen Instruktionen und dem Ziel. Diese Vorgänge werden vom System gesteuert und zeitlich optimiert. Über eine Prioritätenliste kann der Disponent sicher stellen, dass zeitkritische Anlieferungen vorgezogen oder individuell mit dem Produktionsbedarf abgestimmt werden. Optional lassen sich über den integrierten Zutrittsmanager zudem alle Schranken, Tore und Türen der Verladezentren in eine durchgängige Zutrittsverwaltung integrieren. Durch berührungslose Identifizierung der LKWs und Waren werden die Aufenthaltszeiten transparent und Wartezeiten minimiert. Dadurch ist eine termingerechte Bereitstellung der Waren und eine optimierte Planung gewährleistet. Auch für die Spediteure ergibt sich eine bessere Planungssicherheit, da den LKWs feste Zeiten zugeordnet sind und Wartezeiten deutlich verkürzt werden.
Optional bietet die IPS zur weiteren Optimierung RFID-Funktionalitäten an, die eine lückenlose Verfolgung der Waren von der Produktion bis zum Handel ermöglichen und die sich kundenspezifisch in das jeweilige ERP-System eines Unternehmens integrieren lassen. Die RFID-Technologie ermöglicht eine gezielte Überwachung der Transportkette und bietet zeitnahe Informationen zum jeweiligen Status. Von der Beschaffung bis zur Distribution bleiben die Vorgänge jederzeit transparent und erlauben auch kurzfristige Reaktionen auf Fehlverläufe.