EU-Entgelttransparenzrichtlinie: 10-Punkte-Checkliste für Arbeitgeber

Die Uhr läuft: Bis zum 7. Juni 2026 soll die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in deutsches Recht überführt werden. Für Personalverantwortliche bedeutet das konkreten Handlungsbedarf, denn wer Gehaltsstrukturen, Bewerbungsprozesse und Berichterstattung nicht rechtzeitig anpasst, riskiert Sanktionen und Reputationsschäden. Eine strukturierte Vorbereitung lohnt sich. Die folgende Checkliste zeigt, worauf es ankommt.

Erweiterte Pflichten für Arbeitgeber 

Deutschland hat seit 2017 ein eigenes Entgelttransparenzgesetz. Es verpflichtet Unternehmen ab 200 Beschäftigten zu Auskunftsrechten und ab 500 Beschäftigten zu regelmäßigen Berichten über Gleichstellung und Vergütungsstrukturen. Die neue EU-Richtlinie greift früher und umfassender: Berichtspflichten gelten künftig bereits ab 100 Mitarbeitenden, Gehaltsinformationen müssen schon im Recruiting offengelegt werden und die Durchsetzungsrechte der Beschäftigten werden deutlich gestärkt.

Für wen gilt was und ab wann?

Die Richtlinie gilt für alle Arbeitgeber in der EU, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Die Berichtspflichten starten je nach Unternehmensgröße zu unterschiedlichen Zeitpunkten: 

• Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten reichen den ersten Bericht bis zum 7. Juni 2027 ein und berichten anschließend jährlich.
• Für Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten ist der erste Bericht ebenfalls am 7. Juni 2027 fällig, danach folgen Berichte alle drei Jahre.
• Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten erstellen den ersten Bericht bis zum 7. Juni 2031 und berichten anschließend alle drei Jahre.

Betriebe unter 100 Beschäftigten sind von den Berichtspflichten zunächst ausgenommen – allerdings gilt der Grundsatz diskriminierungsfreier Entlohnung unabhängig von der Unternehmensgröße. Und: Die nationale Umsetzung kann strengere Regeln vorsehen.

Was passiert, wenn Lohnunterschiede sichtbar werden?

Weisen Entgeltberichte in einer Vergleichsgruppe einen geschlechtsspezifischen Unterschied von mindestens 5 % aus, besteht Erklärungsbedarf. Kann der Arbeitgeber die Differenz nicht objektiv und geschlechtsneutral begründen, greifen konkrete Konsequenzen:

1. Der nicht gerechtfertigte Unterschied ist innerhalb von sechs Monaten zu beheben.
2. Gelingt das nicht, muss gemeinsam mit Arbeitnehmervertretern eine Entgeltbewertung durchgeführt werden.
3. Die Ergebnisse sind den Beschäftigten zugänglich zu machen.

Wichtig: Im Streitfall liegt die Beweislast nicht bei den Beschäftigten, sondern beim Arbeitgeber. Er muss nachweisen, dass die Gehaltsstruktur auf sachlichen, geschlechtsneutralen Kriterien basiert.

Die 10-Punkte-Checkliste: Was Arbeitgeber jetzt angehen sollten

 

1. Vergütungskriterien festlegen: HR erarbeitet klare Kriterien, etwa Erfahrung, Verantwortung, Leistung und Marktvergleich. Das Management genehmigt sie, der Betriebsrat wird optional einbezogen und alles wird schriftlich dokumentiert.
2. Datenbasis aufbauen: Fixgehälter auf Vollzeitbasis hochrechnen, variable Vergütung und Benefits erfassen, Datenlücken schließen, Extremwerte prüfen und personenbezogene Daten wie Rolle, Level und Geschlecht vollständig hinterlegen.
3. Vergleichsgruppen bilden und Pay Gap analysieren: Gleichwertige Tätigkeiten zusammenfassen, Durchschnittsgehälter nach Geschlecht berechnen, Abweichungen über 5 % markieren und dokumentieren – und deren Ursachen prüfen.
4. Ungleichheiten korrigieren: Kritische Fälle priorisieren, Gehaltsanpassungen planen und umsetzen, Einstiegsgehälter und Beförderungslogik überarbeiten, Betriebsrat einbeziehen (falls vorhanden).
5. Recruiting-Prozesse anpassen: Gehaltsspannen in Stellenanzeigen aufnehmen, keine Abfrage früherer Gehälter, Angebote auf Basis definierter Gehaltsbänder erstellen, Hiring Manager schulen und mit Leitfäden ausstatten.
6. Auskunftsprozess implementieren: Zentrale HR-Anlaufstelle definieren, Standardantworten mit anonymisierten Vergleichswerten vorbereiten, Anfragen innerhalb von zwei Monaten beantworten und Dokumentation revisionssicher ablegen.
7. Dokumentation sichern: Gehaltsentscheidungen begründen und einheitlich dokumentieren: Kriterien schriftlich festhalten, Prozesse und Analysen revisionssicher im HR-Tool oder zentralen Ordner ablegen.
8. Führungskräfte schulen: Training zu fairem Umgang mit Vergütungsfragen, Sensibilisierung für unbewusste Vorurteile (Gender Bias), Leitfäden für Gehaltsentscheidungen bereitstellen und Verantwortlichkeiten klar kommunizieren.
9. Interne Kommunikation regeln: Einheitliche HR-Linie festlegen: Wie kommuniziert das Unternehmen zu Gehaltsauskünften? Mitarbeitende über ihr Auskunftsrecht informieren, FAQ bereitstellen und Führungskräfte auf typische Rückfragen vorbereiten.
10. Regelmäßiger Review und Reporting: Pay Gap jährlich prüfen, Gehaltsbänder aktualisieren, Auffälligkeiten dokumentieren und Maßnahmen nachziehen. Für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden: geschlechtsspezifischen Entgeltbericht fristgerecht erstellen.

Entgelttransparenz als strategische Aufgabe

Die neue Richtlinie ist kein einmaliges Compliance-Projekt. Sie berührt den gesamten Employee Life Cycle, von der Einstellung über Beförderungsentscheidungen bis zum Austritt. Unternehmen, die Vergütungsgerechtigkeit als Teil ihrer Unternehmenskultur etablieren, stärken nicht nur ihre rechtliche Position, sondern auch ihre Arbeitgeberattraktivität. Equal Pay ist längst ein relevanter Faktor im Wettbewerb um Fachkräfte – und wird es mit zunehmender Transparenz noch stärker werden.