Die Uhr tickt für Personalabteilungen in Deutschland. Ab Januar 2027 tritt eine Neuregelung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Kraft, die konkrete Anforderungen an die digitale Archivierung sozialversicherungsrelevanter Unterlagen stellt. Was das für HR-Verantwortliche in der Praxis bedeutet – und warum viele Unternehmen gut beraten sind, schon jetzt zu handeln.
Personalakten sind seit Jahrzehnten das Herzstück der Personalverwaltung – mal als ordentlich beschriftete Papiermappe im Aktenschrank, mal als wilde Mischung aus Ordnern und verteilten Excel-Dateien. Ab 2027 ist damit zumindest für einen Teil der Unterlagen Schluss: Die aktualisierte Beitragsverfahrensverordnung verpflichtet Arbeitgeber dazu, bestimmte sozialversicherungspflichtige Dokumente dauerhaft digital abrufbar und nachvollziehbar archiviert vorzuhalten.
Was genau ändert sich durch die BVV?
Die Beitragsverfahrensverordnung regelt, wie Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Unterlagen ihrer Beschäftigten zu führen und vorzuhalten haben. Die neue Anforderung geht über die bloße Aufbewahrung hinaus: Die betroffenen Dokumente müssen bei einer Prüfung jederzeit digital abrufbar sein – nicht irgendwann gescannt, sondern systematisch und prüfungsfest abgelegt. Zu den betroffenen Unterlagen zählen beispielsweise Lohnabrechnungen, Nachweise zur Staatsangehörigkeit sowie Bescheinigungen der gesetzlichen Krankenkassen.
Für Unternehmen, die bislang auf Papierakten oder dezentrale Lösungen setzen, bedeutet das: Handlungsbedarf.
Faktisch schon lange Pflicht – jetzt auch formal
Streng genommen ist die Personalakte im privatwirtschaftlichen Bereich gesetzlich nicht explizit vorgeschrieben. Aus dem Zusammenspiel verschiedener Regelwerke ergibt sich allerdings eine de-facto-Dokumentationspflicht. Das Steuerrecht verlangt ein ordnungsgemäßes Lohnkonto, das Sozialversicherungsrecht die Dokumentation beitragspflichtiger Beschäftigungsverhältnisse, das Nachweisgesetz die schriftliche Fixierung wesentlicher Vertragsbedingungen und die DSGVO gibt vor, wie mit den dabei anfallenden personenbezogenen Daten umzugehen ist.
Das Ergebnis: Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein will, kommt um eine strukturierte, vollständige und zugriffsgeschützte Personalakte nicht herum. Ab 2027 gilt: Bestimmte Unterlagen müssen digital vorgehalten werden. Für diese Dokumente entfällt die Wahl zwischen Papier und digital.
Welche Dokumente betrifft das und wie lange müssen sie aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumententyp erheblich:
DSGVO-Konformität: Kein Randthema
Eine weitere Anforderung, die Unternehmen beim Umgang mit Personalunterlagen nicht unterschätzen sollten, ist der Datenschutz. Personalakten enthalten hochsensible personenbezogene Daten, darunter Sozialversicherungsnummern, Steuermerkmale, Bankverbindungen und gegebenenfalls Gesundheitsdaten. Das Datenschutzrecht formuliert dabei klare Leitlinien: Daten dürfen nur für einen bestimmten Zweck verarbeitet werden, die erhobene Datenmenge muss auf das notwendige Minimum begrenzt sein. Außerdem müssen Angaben aktuell gehalten werden, und die Speicherdauer ist an klare Fristen zu knüpfen.
Das bedeutet für HR-Abteilungen: Die Wahl des Systems zur Dokumentenverwaltung ist keine rein technische, sondern auch eine datenschutzrechtliche Entscheidung. Cloud-gehostete Lösungen innerhalb der EU bieten in diesem Kontext klare Vorteile gegenüber lokalen oder unstrukturierten Lösungen.
Mitarbeiter als aktiver Teil des Prozesses
Ein oft unterschätzter Aspekt moderner Personalaktenführung ist das Einsichtsrecht der Beschäftigten. Arbeitnehmer haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen, Kopien anzufertigen und bei fehlerhaften Einträgen deren Korrektur zu verlangen. Digitale Lösungen mit einem Employee-Self-Service-Ansatz ermöglichen es, dieses Recht unkompliziert und nachvollziehbar zu erfüllen. Mitarbeitende können Dokumente einsehen oder neue Unterlagen hochladen, während HR Zugriffsrechte zentral steuert und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert.
Das entlastet Personalabteilungen spürbar – vorausgesetzt, die Prozesse dahinter sind sauber definiert.
Jetzt handeln, bevor die Frist zur Herausforderung wird
Bis Januar 2027 bleibt Zeit, allerdings ist der Umsetzungsaufwand nicht zu unterschätzen. Wer noch auf Papierakten oder dezentrale Ablagesysteme setzt, muss nicht nur eine Softwarelösung einführen, sondern auch Bestandsakten migrieren, Mitarbeitende schulen und Prozesse neu aufsetzen. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig zu starten.
Anbieter wie HR WORKS, eine HR-Suite aus Deutschland speziell für den Mittelstand, unterstützen Unternehmen bei diesem Schritt mit einer DSGVO-konformen, cloud-gehosteten Lösung. Sie vereint die digitale Personalakte, Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einem System und ermöglicht es, Papierakten schrittweise zu überführen, bei Bedarf auch mit Unterstützung externer Fachdienstleister.
Personalakten sind seit Jahrzehnten das Herzstück der Personalverwaltung – mal als ordentlich beschriftete Papiermappe im Aktenschrank, mal als wilde Mischung aus Ordnern und verteilten Excel-Dateien. Ab 2027 ist damit zumindest für einen Teil der Unterlagen Schluss: Die aktualisierte Beitragsverfahrensverordnung verpflichtet Arbeitgeber dazu, bestimmte sozialversicherungspflichtige Dokumente dauerhaft digital abrufbar und nachvollziehbar archiviert vorzuhalten.
Was genau ändert sich durch die BVV?
Die Beitragsverfahrensverordnung regelt, wie Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Unterlagen ihrer Beschäftigten zu führen und vorzuhalten haben. Die neue Anforderung geht über die bloße Aufbewahrung hinaus: Die betroffenen Dokumente müssen bei einer Prüfung jederzeit digital abrufbar sein – nicht irgendwann gescannt, sondern systematisch und prüfungsfest abgelegt. Zu den betroffenen Unterlagen zählen beispielsweise Lohnabrechnungen, Nachweise zur Staatsangehörigkeit sowie Bescheinigungen der gesetzlichen Krankenkassen.
Für Unternehmen, die bislang auf Papierakten oder dezentrale Lösungen setzen, bedeutet das: Handlungsbedarf.
Faktisch schon lange Pflicht – jetzt auch formal
Streng genommen ist die Personalakte im privatwirtschaftlichen Bereich gesetzlich nicht explizit vorgeschrieben. Aus dem Zusammenspiel verschiedener Regelwerke ergibt sich allerdings eine de-facto-Dokumentationspflicht. Das Steuerrecht verlangt ein ordnungsgemäßes Lohnkonto, das Sozialversicherungsrecht die Dokumentation beitragspflichtiger Beschäftigungsverhältnisse, das Nachweisgesetz die schriftliche Fixierung wesentlicher Vertragsbedingungen und die DSGVO gibt vor, wie mit den dabei anfallenden personenbezogenen Daten umzugehen ist.
Das Ergebnis: Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein will, kommt um eine strukturierte, vollständige und zugriffsgeschützte Personalakte nicht herum. Ab 2027 gilt: Bestimmte Unterlagen müssen digital vorgehalten werden. Für diese Dokumente entfällt die Wahl zwischen Papier und digital.
Welche Dokumente betrifft das und wie lange müssen sie aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumententyp erheblich:
- Steuerrechtlich relevante Unterlagen wie Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen je nach Art 6 oder 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Sozialversicherungsrelevante Nachweise sind mindestens 5 Jahre zu archivieren.
- Für Vertragsunterlagen gelten zivilrechtliche Verjährungsfristen, die je nach Sachverhalt zwischen 3 und 10 Jahren liegen können.
DSGVO-Konformität: Kein Randthema
Eine weitere Anforderung, die Unternehmen beim Umgang mit Personalunterlagen nicht unterschätzen sollten, ist der Datenschutz. Personalakten enthalten hochsensible personenbezogene Daten, darunter Sozialversicherungsnummern, Steuermerkmale, Bankverbindungen und gegebenenfalls Gesundheitsdaten. Das Datenschutzrecht formuliert dabei klare Leitlinien: Daten dürfen nur für einen bestimmten Zweck verarbeitet werden, die erhobene Datenmenge muss auf das notwendige Minimum begrenzt sein. Außerdem müssen Angaben aktuell gehalten werden, und die Speicherdauer ist an klare Fristen zu knüpfen.
Das bedeutet für HR-Abteilungen: Die Wahl des Systems zur Dokumentenverwaltung ist keine rein technische, sondern auch eine datenschutzrechtliche Entscheidung. Cloud-gehostete Lösungen innerhalb der EU bieten in diesem Kontext klare Vorteile gegenüber lokalen oder unstrukturierten Lösungen.
Mitarbeiter als aktiver Teil des Prozesses
Ein oft unterschätzter Aspekt moderner Personalaktenführung ist das Einsichtsrecht der Beschäftigten. Arbeitnehmer haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen, Kopien anzufertigen und bei fehlerhaften Einträgen deren Korrektur zu verlangen. Digitale Lösungen mit einem Employee-Self-Service-Ansatz ermöglichen es, dieses Recht unkompliziert und nachvollziehbar zu erfüllen. Mitarbeitende können Dokumente einsehen oder neue Unterlagen hochladen, während HR Zugriffsrechte zentral steuert und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert.
Das entlastet Personalabteilungen spürbar – vorausgesetzt, die Prozesse dahinter sind sauber definiert.
Jetzt handeln, bevor die Frist zur Herausforderung wird
Bis Januar 2027 bleibt Zeit, allerdings ist der Umsetzungsaufwand nicht zu unterschätzen. Wer noch auf Papierakten oder dezentrale Ablagesysteme setzt, muss nicht nur eine Softwarelösung einführen, sondern auch Bestandsakten migrieren, Mitarbeitende schulen und Prozesse neu aufsetzen. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig zu starten.
Anbieter wie HR WORKS, eine HR-Suite aus Deutschland speziell für den Mittelstand, unterstützen Unternehmen bei diesem Schritt mit einer DSGVO-konformen, cloud-gehosteten Lösung. Sie vereint die digitale Personalakte, Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einem System und ermöglicht es, Papierakten schrittweise zu überführen, bei Bedarf auch mit Unterstützung externer Fachdienstleister.
