Der Jahreswechsel ist traditionell die intensivste Phase für die Lohnbuchhaltung: Neue gesetzliche Vorgaben treten in Kraft, Prozesse müssen aktualisiert, Systeme angepasst, Meldungen fristgerecht abgegeben werden. Gleichzeitig steigen die Herausforderungen: Fachkräfte fehlen, Technologien ändern sich rasant, digitale Meldeverfahren werden komplexer – und jede Unstimmigkeit in der Entgeltabrechnung kann schnell zum Risiko für Compliance, Kosten und Reputation werden.
Gerade deshalb ist der Jahreswechsel ein idealer Zeitpunkt, die eigene Payroll-Strategie zu überprüfen. Die folgenden Ansatzpunkte zeigen, wie Unternehmen ihre Entgeltabrechnung langfristig absichern, Payroll-Stabilität erhöhen und rechtskonforme Abrechnungsprozesse gewährleisten können – fachlich, organisatorisch und technologisch.
1. Gesetzliche Änderungen & Digitalisierung: Dynamik, die Unternehmen fordert
Lohnsteuer, Sozialversicherung, Meldewesen: Auch 2026 bringt zahlreiche Neuerungen. Beispiele sind neue Datensatzversionen für DEÜV und Beitragsnachweise, Erhöhung der Pendlerpauschale, die neue Frühstart- bzw. Aktivrente, Mindestlohnerhöhung und Anpassungen bei Minijobs oder Neuerungen in der elektronischen Betriebsprüfung (euBP). All dies wirkt sich auf eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung aus und muss pünktlich umgesetzt sein.
Wenn Systeme gesetzliche Anpassungen nicht rechtzeitig ausrollen
Für Payroll-Teams bedeutet diese Vielzahl an Änderungen Jahr für Jahr enormen Aufwand. Besonders kritisch wird es dann, wenn Entgeltabrechnungssysteme gesetzliche Anpassungen nicht zuverlässig, nicht vollständig oder nicht pünktlich ausrollen. Dann steigt das Risiko fehlerhafter Abrechnungen, mehrfacher Korrekturläufe, Rückfragen der Sozialversicherungsträger – kurzum: unnötiger Mehrarbeit – oft genau in den ohnehin belasteten Jahreswechselphasen.
Rechtskonformität durch zertifizierte und etablierte Abrechnungssoftware
Sichere Abrechnungsprozesse entstehen dort, wo gesetzliche Änderungen automatisiert und nachvollziehbar ins System gelangen und die Lohnabrechnung konsequent digitalisiert und automatisiert wird. Zertifizierte Abrechnungssoftware, etwa die jährlich ITSG-geprüfte Sage HR Personalabrechnung, stellt genau diese Verlässlichkeit bereit. Unternehmen profitieren davon, dass gesetzliche Vorgaben vollständig, korrekt und pünktlich berücksichtigt werden – ein wichtiger Baustein, um die Entgeltabrechnung abzusichern und Fehlerrisiken zu reduzieren, damit sich die Fachabteilung auf die inhaltliche Prüfung konzentrieren kann.
2. Sinkende Verfügbarkeit von Lohn-Expertise: Ein strategisches Risiko
Viele Unternehmen verlassen sich bei der internen Lohnbuchhaltung auf wenige sehr erfahrene Mitarbeiter. Doch Fachkräfteengpässe, kurzfristige Ausfälle oder bevorstehender Ruhestand erhöhen die Anfälligkeit. Recruiting ist schwierig, und Onboarding braucht Zeit. Umso schwieriger wird es, einen sicheren Payroll-Prozess nachhaltig zu gewährleisten.
Payroll-Know-how sichern – auch ohne zusätzliche Köpfe
Um diese Lücke zu schließen, reagieren Unternehmen bereits mit flexibleren Betriebsmodellen. Dazu gehören:
Neue Payroll-Expertise intern aufbauen
Parallel kann es sich lohnen, Spezialisten aus den eigenen Reihen in der Lohnabrechnung aufzubauen – auch Quereinsteiger, wie z. B. Mitarbeiter aus Sachbearbeitung oder HR-Administration. Und ein Einstieg in die Payroll kann für viele Nachwuchskräfte attraktiv sein und klare Entwicklungspfade für eine Karriere im HR-Management ebnen.
Zertifizierte Qualifizierungsprogramme, wie sie die DPS|BS Akademie als offizieller Bildungsträger in Deutschland anbietet, ermöglichen praxisnahe Weiterbildung und helfen, internes Payroll-Wissen langfristig zu sichern.
3. Steigende technologische Anforderungen: IT entlasten und stabilisieren
Digitale Meldeverfahren, neue Schnittstellen, verschärfte Sicherheitsstandards und regelmäßige Systemupdates erhöhen den Druck auf IT-Abteilungen. Server müssen stabil laufen, Zertifikate gepflegt, Updates getestet und unterjährig eingespielt werden. Viele Unternehmen geraten an Grenzen – und damit auch rechtskonforme Payroll-Prozesse in Gefahr.
Wenn interne IT zum Engpass wird
Knapp verfügbare IT-Ressourcen führen dazu, dass Updates oder Jahreswechselanpassungen nicht rechtzeitig umgesetzt werden. Verzögerungen in der Payroll Digitalisierung wirken sich direkt auf Stabilität, Compliance und die Sicherheit des Payroll-Prozesses aus.
Cloud- und Hosting-Modelle als Basis für nachhaltige Entgeltabrechnung
Um IT-Abteilungen zu entlasten, verlagern Unternehmen den Betrieb ihrer Personalsoftware zunehmend in spezialisierte Hosting- oder Cloud-Umgebungen. Auch die DPS|BS Cloud, betrieben in zertifizierten deutschen Rechenzentren, stellt sicher, dass Systeme performant, sicher und DSGVO-konform laufen – während Updates, Wartung und Systempflege zentral übernommen werden.
Das Ergebnis: Payroll-Teams arbeiten stabil, technisch aktuell und deutlich unabhängiger von internen IT-Kapazitäten.
4. Fragmentierte HR-Prozesse: Medienbrüche vermeiden, Payroll effizienter machen
Viele Unternehmen arbeiten mit getrennten Tools für Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Recruiting oder Gehaltsabrechnung. Diese Fragmentierung führt zu doppelter Datenpflege, Fehleranfälligkeit und ineffizienten Abläufen – besonders während umfassender Neuerungen wie beim Jahreswechsel.
Integrierte HR- und Abrechnungsprozesse als Effizienzhebel
Wer HR-Prozesse digitalisiert und in ein homogenes System überführt, profitiert unmittelbar: weniger Medienbrüche, bessere Datenqualität und höhere Prozessgeschwindigkeit.
Moderne Systeme wie die Sage HR Suite ermöglichen die Verbindung von digitaler Personalakte, Abwesenheitsmanagement und sicherer Lohnabrechnung, inkl. Aller digitalen Meldungen und elektronischem Lohnscheinversand in einer zentralen Plattform – ohne bestehende Payroll-Strukturen zu gefährden.
Payroll-Prozesse optimieren – nachhaltig und zukunftsorientiert
Unternehmen, die ihre Systeme integrieren, schaffen die Grundlage für nachhaltige Entgeltabrechnung, stabilere Abläufe und weniger operative Fehler. Das entlastet Teams und verbessert die Planbarkeit in HR und Finance gleichermaßen.
5. Was Unternehmen jetzt priorisieren sollten
Damit die Entgeltabrechnung 2025/2026 zuverlässig bleibt, haben sich folgende Schritte bewährt:
Entgeltabrechnung wird zum strategischen Erfolgsfaktor
Die Anforderungen an die korrekte Entgeltabrechnung steigen – doch gleichzeitig wachsen die Möglichkeiten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung rechtskonform, effizient und ausfallsicher zu gestalten.
Moderne Technologien, integrierte Prozesse, flexible Betriebsmodelle und gezielte Weiterbildung sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Entgeltabrechnung nachhaltig absichern.
Wer jetzt in stabile Systeme, qualifiziertes Personal und digitale Infrastruktur investiert, schafft die Basis für eine Entgeltabrechnung, die nicht nur korrekt funktioniert, sondern strategisch wirkt – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend komplexen Umfeld.
Autor: Susann Schneider
Susann ist seit vielen Jahren im IT-Marketing unterwegs und hat sich auf HR, People und Learning Solutions spezialisiert. Sie teilt ihre Insights zu aktuellen HR-Trends und Herausforderungen, vor allem im Zusammenhang mit der HR-Digitalisierung, um Personalabteilungen durch smarte Lösungen den Rücken freizuhalten, Themen wie Work-Life-Balance, Fachkräftemangel oder New Generation zu meistern und sich von administrativer Arbeit zu befreien.
Gerade deshalb ist der Jahreswechsel ein idealer Zeitpunkt, die eigene Payroll-Strategie zu überprüfen. Die folgenden Ansatzpunkte zeigen, wie Unternehmen ihre Entgeltabrechnung langfristig absichern, Payroll-Stabilität erhöhen und rechtskonforme Abrechnungsprozesse gewährleisten können – fachlich, organisatorisch und technologisch.
1. Gesetzliche Änderungen & Digitalisierung: Dynamik, die Unternehmen fordert
Lohnsteuer, Sozialversicherung, Meldewesen: Auch 2026 bringt zahlreiche Neuerungen. Beispiele sind neue Datensatzversionen für DEÜV und Beitragsnachweise, Erhöhung der Pendlerpauschale, die neue Frühstart- bzw. Aktivrente, Mindestlohnerhöhung und Anpassungen bei Minijobs oder Neuerungen in der elektronischen Betriebsprüfung (euBP). All dies wirkt sich auf eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung aus und muss pünktlich umgesetzt sein.
Wenn Systeme gesetzliche Anpassungen nicht rechtzeitig ausrollen
Für Payroll-Teams bedeutet diese Vielzahl an Änderungen Jahr für Jahr enormen Aufwand. Besonders kritisch wird es dann, wenn Entgeltabrechnungssysteme gesetzliche Anpassungen nicht zuverlässig, nicht vollständig oder nicht pünktlich ausrollen. Dann steigt das Risiko fehlerhafter Abrechnungen, mehrfacher Korrekturläufe, Rückfragen der Sozialversicherungsträger – kurzum: unnötiger Mehrarbeit – oft genau in den ohnehin belasteten Jahreswechselphasen.
Rechtskonformität durch zertifizierte und etablierte Abrechnungssoftware
Sichere Abrechnungsprozesse entstehen dort, wo gesetzliche Änderungen automatisiert und nachvollziehbar ins System gelangen und die Lohnabrechnung konsequent digitalisiert und automatisiert wird. Zertifizierte Abrechnungssoftware, etwa die jährlich ITSG-geprüfte Sage HR Personalabrechnung, stellt genau diese Verlässlichkeit bereit. Unternehmen profitieren davon, dass gesetzliche Vorgaben vollständig, korrekt und pünktlich berücksichtigt werden – ein wichtiger Baustein, um die Entgeltabrechnung abzusichern und Fehlerrisiken zu reduzieren, damit sich die Fachabteilung auf die inhaltliche Prüfung konzentrieren kann.
2. Sinkende Verfügbarkeit von Lohn-Expertise: Ein strategisches Risiko
Viele Unternehmen verlassen sich bei der internen Lohnbuchhaltung auf wenige sehr erfahrene Mitarbeiter. Doch Fachkräfteengpässe, kurzfristige Ausfälle oder bevorstehender Ruhestand erhöhen die Anfälligkeit. Recruiting ist schwierig, und Onboarding braucht Zeit. Umso schwieriger wird es, einen sicheren Payroll-Prozess nachhaltig zu gewährleisten.
Payroll-Know-how sichern – auch ohne zusätzliche Köpfe
Um diese Lücke zu schließen, reagieren Unternehmen bereits mit flexibleren Betriebsmodellen. Dazu gehören:
- temporäre Unterstützung in Spitzenzeiten wie dem Jahreswechsel,
- zusätzliche Vertretungskapazitäten bei Urlaub, Krankheit oder Projektbelastung,
- partielle oder vollständige Auslagerung der Lohnabrechnung (Lohnabrechnung outsourcen).
Neue Payroll-Expertise intern aufbauen
Parallel kann es sich lohnen, Spezialisten aus den eigenen Reihen in der Lohnabrechnung aufzubauen – auch Quereinsteiger, wie z. B. Mitarbeiter aus Sachbearbeitung oder HR-Administration. Und ein Einstieg in die Payroll kann für viele Nachwuchskräfte attraktiv sein und klare Entwicklungspfade für eine Karriere im HR-Management ebnen.
Zertifizierte Qualifizierungsprogramme, wie sie die DPS|BS Akademie als offizieller Bildungsträger in Deutschland anbietet, ermöglichen praxisnahe Weiterbildung und helfen, internes Payroll-Wissen langfristig zu sichern.
3. Steigende technologische Anforderungen: IT entlasten und stabilisieren
Digitale Meldeverfahren, neue Schnittstellen, verschärfte Sicherheitsstandards und regelmäßige Systemupdates erhöhen den Druck auf IT-Abteilungen. Server müssen stabil laufen, Zertifikate gepflegt, Updates getestet und unterjährig eingespielt werden. Viele Unternehmen geraten an Grenzen – und damit auch rechtskonforme Payroll-Prozesse in Gefahr.
Wenn interne IT zum Engpass wird
Knapp verfügbare IT-Ressourcen führen dazu, dass Updates oder Jahreswechselanpassungen nicht rechtzeitig umgesetzt werden. Verzögerungen in der Payroll Digitalisierung wirken sich direkt auf Stabilität, Compliance und die Sicherheit des Payroll-Prozesses aus.
Cloud- und Hosting-Modelle als Basis für nachhaltige Entgeltabrechnung
Um IT-Abteilungen zu entlasten, verlagern Unternehmen den Betrieb ihrer Personalsoftware zunehmend in spezialisierte Hosting- oder Cloud-Umgebungen. Auch die DPS|BS Cloud, betrieben in zertifizierten deutschen Rechenzentren, stellt sicher, dass Systeme performant, sicher und DSGVO-konform laufen – während Updates, Wartung und Systempflege zentral übernommen werden.
Das Ergebnis: Payroll-Teams arbeiten stabil, technisch aktuell und deutlich unabhängiger von internen IT-Kapazitäten.
4. Fragmentierte HR-Prozesse: Medienbrüche vermeiden, Payroll effizienter machen
Viele Unternehmen arbeiten mit getrennten Tools für Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Recruiting oder Gehaltsabrechnung. Diese Fragmentierung führt zu doppelter Datenpflege, Fehleranfälligkeit und ineffizienten Abläufen – besonders während umfassender Neuerungen wie beim Jahreswechsel.
Integrierte HR- und Abrechnungsprozesse als Effizienzhebel
Wer HR-Prozesse digitalisiert und in ein homogenes System überführt, profitiert unmittelbar: weniger Medienbrüche, bessere Datenqualität und höhere Prozessgeschwindigkeit.
Moderne Systeme wie die Sage HR Suite ermöglichen die Verbindung von digitaler Personalakte, Abwesenheitsmanagement und sicherer Lohnabrechnung, inkl. Aller digitalen Meldungen und elektronischem Lohnscheinversand in einer zentralen Plattform – ohne bestehende Payroll-Strukturen zu gefährden.
Payroll-Prozesse optimieren – nachhaltig und zukunftsorientiert
Unternehmen, die ihre Systeme integrieren, schaffen die Grundlage für nachhaltige Entgeltabrechnung, stabilere Abläufe und weniger operative Fehler. Das entlastet Teams und verbessert die Planbarkeit in HR und Finance gleichermaßen.
5. Was Unternehmen jetzt priorisieren sollten
Damit die Entgeltabrechnung 2025/2026 zuverlässig bleibt, haben sich folgende Schritte bewährt:
- Systemlandschaft modernisieren: Software sollte gesetzliche Änderungen automatisiert verarbeiten und zertifiziert sein.
- Know-how sichern: Weiterbildung, dokumentierte Prozesse und Vertretungsmodelle stabilisieren die Lohnbuchhaltung.
- Betriebsmodell überprüfen: Intern, hybrid oder Lohnabrechnung outsourcen – je nach Risiko und Ressourcen.
- IT entlasten: Cloud- oder Hosting-Modelle schaffen Ausfallsicherheit und reduzieren Projektdruck.
- Prozesse integrieren: HR und Payroll in einer Suite verbinden verbessert Datenqualität und reduziert Fehler.
Entgeltabrechnung wird zum strategischen Erfolgsfaktor
Die Anforderungen an die korrekte Entgeltabrechnung steigen – doch gleichzeitig wachsen die Möglichkeiten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung rechtskonform, effizient und ausfallsicher zu gestalten.
Moderne Technologien, integrierte Prozesse, flexible Betriebsmodelle und gezielte Weiterbildung sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Entgeltabrechnung nachhaltig absichern.
Wer jetzt in stabile Systeme, qualifiziertes Personal und digitale Infrastruktur investiert, schafft die Basis für eine Entgeltabrechnung, die nicht nur korrekt funktioniert, sondern strategisch wirkt – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend komplexen Umfeld.
Autor: Susann Schneider
Susann ist seit vielen Jahren im IT-Marketing unterwegs und hat sich auf HR, People und Learning Solutions spezialisiert. Sie teilt ihre Insights zu aktuellen HR-Trends und Herausforderungen, vor allem im Zusammenhang mit der HR-Digitalisierung, um Personalabteilungen durch smarte Lösungen den Rücken freizuhalten, Themen wie Work-Life-Balance, Fachkräftemangel oder New Generation zu meistern und sich von administrativer Arbeit zu befreien.
