Background Checks & Art. 28 DSGVO: Datenschutz bei Background Checks mittels AVV

In Deutschland stehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) regelmäßig im Fokus von Datenschutzaufsichtsbehörden, Betriebsräten und ISO-27001-Audits. Besonders bei sensiblen Prozessen wie Background Checks und Integritätsprüfungen ist die saubere Abgrenzung zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter entscheidend.

Beauftragt ein Unternehmen einen spezialisierten Partner wie Validato, liegt in der Regel eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor. Validato unterstützt Unternehmen hierbei mit einem breiten Spektrum an Dienstleistungen:

• Pre-Employment Background Checks: Überprüfung von Lebensläufen und Referenzen.
• Re-Screenings: Regelmäßige Integritätsprüfungen bestehender Mitarbeitender.
• Compliance-Prüfungen: Abgleich mit Sanktionslisten und PEP-Checks.
• OSINT-Recherchen: Tiefgehende Analysen öffentlich verfügbarer Datenquellen im Unternehmenskontext.

Ein DSGVO-konformer AVV muss laut Art. 28 Abs. 3 zwingend Details zu Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie konkrete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) enthalten. In Deutschland achten Aufsichtsbehörden besonders auf die Konkretisierung dieser Punkte; pauschale Formulierungen gelten oft als unzureichend.

Gerade weil Background Checks oft sensible Informationen und internationale Sachverhalte betreffen, muss der AVV die Zweckbindung, Datenminimierung und Löschfristen präzise regeln. Validato stellt Kunden hierfür einen strukturierten, auf Screening-Prozesse zugeschnittenen AVV zur Verfügung. Dieser bildet Subunternehmer transparent ab und integriert ISO-27001-konforme TOMs, um eine audit- und prüfungstaugliche Dokumentation zu gewährleisten.