Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen verpflichtend. Obwohl es Übergangsfristen gibt, ist ein frühzeitiger Umstieg von Papier- und PDF-Rechnungen auf elektronische Formate ratsam. Warum das sinnvoll ist und wie Sie den Wechsel erfolgreich meistern, haben wir Ihnen hier zusammengefasst.
Was genau ist die E-Rechnung
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Geschäfts- und Verwaltungsbereich kann dadurch der Rechnungsprozess effizienter und kostensparender gestaltet werden.
Die elektronische Rechnung ist in § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) definiert und unterliegt klaren Anforderungen. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine automatisierte und elektronische Datenverarbeitung nach der Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 zu ermöglichen. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Ziel ist eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung, da elektronische Rechnungssysteme die Belege automatisch einlesen und verarbeiten können, wodurch Effizienz und Fehlerfreiheit im Rechnungsprozess erhöht werden.
E-Rechnung: Von diesen Vorteilen profitieren Unternehmen
Mit der Einführung der E-Rechnungsplficht stehen Unternehmen vor einer neuen Herausforderung – doch gleichzeitig bietet sie eine Chance zur Optimierung ihrer Prozesse. Die E-Rechnung verspricht nicht nur beschleunigte Abläufe rund um Rechnungsstellung und -empfang, sondern auch verringerte Kosten sowie mehr Sicherheit und Übersicht. Erfahren Sie, wie Unternehmen von der Umstellung auf elektronische Rechnungen profitieren können und warum es jetzt der richtige Zeitpunkt ist, diesen Schritt zu gehen.
Beschleunigte Abläufe rund um Rechnungsstellung und -empfang
Ein zentraler Vorteil der E-Rechnung liegt in der Beschleunigung von Abläufen. Stellen Sie sich vor, anstatt physische Rechnungen zu drucken, zu versenden und zu bearbeiten, erfolgt der gesamte Prozess digital und automatisiert. Dies bedeutet, dass Rechnungen schneller erstellt, versendet und empfangen werden können. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zur Zahlungseingang erheblich, was wiederum die Liquidität des Unternehmens verbessert.
Tipp: Rechnung goes digital: Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Alles, was Sie zur Einführung der E-Rechnung wissen müssen, u.a.:
Verringerte Kosten durch die E-Rechnung
Kosteneinsparungen sind ein weiterer signifikanter Vorteil der E-Rechnung. Durch den Wegfall von Papier, Druckkosten, Porto und manuellen Bearbeitungsaufwänden reduzieren Unternehmen ihre Ausgaben erheblich. Auch der Raumbedarf für die Lagerung von Papierdokumenten entfällt, was zusätzliche Einsparungen bringt. Langfristig betrachtet können Unternehmen durch die Einführung der E-Rechnung erhebliche Summen einsparen und ihre Ressourcen effizienter nutzen.
Mehr Sicherheit und Übersicht
Sicherheit ist ein nicht zu vernachlässigender Aspekt in der Geschäftswelt. Elektronische Rechnungen bieten oft höhere Sicherheitsstandards als traditionelle Papierrechnungen. Durch verschlüsselte Übertragung und spezielle Authentifizierungsverfahren wird das Risiko von Betrug und Datenmissbrauch minimiert. Zudem ermöglicht die elektronische Verarbeitung eine bessere Übersicht über den gesamten Rechnungsprozess. Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und können den Status von Rechnungen in Echtzeit verfolgen.
Vorteile nutzen und auf elektronische Rechnung umstellen
Angesichts dieser Vorteile ist es klar, warum immer mehr Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen. Die Implementierung erfordert zunächst eine gewisse Investition in die Technologie und Schulung der Mitarbeiter. Langfristig jedoch überwiegen die Einsparungen und Effizienzgewinne deutlich. Zudem unterstützen viele Länder und Institutionen die Umstellung auf E-Rechnungen durch gesetzliche Rahmenbedingungen und Förderprogramme.
Fazit
Für Unternehmen, die noch nicht auf die E-Rechnung umgestellt haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, über diese Möglichkeit nachzudenken. Es lohnt sich, die eigenen Prozesse zu analysieren und zu prüfen, wie die Digitalisierung der Rechnungsstellung und -bearbeitung den Geschäftsbetrieb verbessern kann. Die Vorteile sind vielfältig: von schnelleren Zahlungszyklen über reduzierte Kosten bis hin zu einer erhöhten Sicherheit der Unternehmensdaten.
Kurz gesagt, die E-Rechnung bietet Unternehmen die Möglichkeit, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und gleichzeitig die Sicherheit und Übersichtlichkeit ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern. Wer diese Vorteile nutzen möchte, sollte die Umstellung auf elektronische Rechnungen ernsthaft in Betracht ziehen und von den zahlreichen Vorzügen dieser digitalen Lösung profitieren.
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop erleben Sie automatisierte Abläufe, die Ihnen wertvolle Zeit sparen.
Autor: Patricia Eichhorn
Patricia ist bei der DPS|BS für ERP- und IT-Themen im Marketing zuständig. Sie erstellt maßgeschneiderte Inhalte, die mittelständischen Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und zu automatisieren. Ihr Ziel ist es, Unternehmen durch informative und hilfreiche Inhalte zu unterstützen, das volle Potenzial ihrer ERP- und IT-Systeme auszuschöpfen.
Was genau ist die E-Rechnung
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Geschäfts- und Verwaltungsbereich kann dadurch der Rechnungsprozess effizienter und kostensparender gestaltet werden.
Die elektronische Rechnung ist in § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) definiert und unterliegt klaren Anforderungen. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine automatisierte und elektronische Datenverarbeitung nach der Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 zu ermöglichen. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Ziel ist eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung, da elektronische Rechnungssysteme die Belege automatisch einlesen und verarbeiten können, wodurch Effizienz und Fehlerfreiheit im Rechnungsprozess erhöht werden.
E-Rechnung: Von diesen Vorteilen profitieren Unternehmen
Mit der Einführung der E-Rechnungsplficht stehen Unternehmen vor einer neuen Herausforderung – doch gleichzeitig bietet sie eine Chance zur Optimierung ihrer Prozesse. Die E-Rechnung verspricht nicht nur beschleunigte Abläufe rund um Rechnungsstellung und -empfang, sondern auch verringerte Kosten sowie mehr Sicherheit und Übersicht. Erfahren Sie, wie Unternehmen von der Umstellung auf elektronische Rechnungen profitieren können und warum es jetzt der richtige Zeitpunkt ist, diesen Schritt zu gehen.
Beschleunigte Abläufe rund um Rechnungsstellung und -empfang
Ein zentraler Vorteil der E-Rechnung liegt in der Beschleunigung von Abläufen. Stellen Sie sich vor, anstatt physische Rechnungen zu drucken, zu versenden und zu bearbeiten, erfolgt der gesamte Prozess digital und automatisiert. Dies bedeutet, dass Rechnungen schneller erstellt, versendet und empfangen werden können. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zur Zahlungseingang erheblich, was wiederum die Liquidität des Unternehmens verbessert.
Tipp: Rechnung goes digital: Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Alles, was Sie zur Einführung der E-Rechnung wissen müssen, u.a.:
- Für welche Unternehmen gelten die Richtlinien
- Welche Formate sind zulässig
- Wie ist der Fahrplan
Verringerte Kosten durch die E-Rechnung
Kosteneinsparungen sind ein weiterer signifikanter Vorteil der E-Rechnung. Durch den Wegfall von Papier, Druckkosten, Porto und manuellen Bearbeitungsaufwänden reduzieren Unternehmen ihre Ausgaben erheblich. Auch der Raumbedarf für die Lagerung von Papierdokumenten entfällt, was zusätzliche Einsparungen bringt. Langfristig betrachtet können Unternehmen durch die Einführung der E-Rechnung erhebliche Summen einsparen und ihre Ressourcen effizienter nutzen.
Mehr Sicherheit und Übersicht
Sicherheit ist ein nicht zu vernachlässigender Aspekt in der Geschäftswelt. Elektronische Rechnungen bieten oft höhere Sicherheitsstandards als traditionelle Papierrechnungen. Durch verschlüsselte Übertragung und spezielle Authentifizierungsverfahren wird das Risiko von Betrug und Datenmissbrauch minimiert. Zudem ermöglicht die elektronische Verarbeitung eine bessere Übersicht über den gesamten Rechnungsprozess. Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und können den Status von Rechnungen in Echtzeit verfolgen.
Vorteile nutzen und auf elektronische Rechnung umstellen
Angesichts dieser Vorteile ist es klar, warum immer mehr Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen. Die Implementierung erfordert zunächst eine gewisse Investition in die Technologie und Schulung der Mitarbeiter. Langfristig jedoch überwiegen die Einsparungen und Effizienzgewinne deutlich. Zudem unterstützen viele Länder und Institutionen die Umstellung auf E-Rechnungen durch gesetzliche Rahmenbedingungen und Förderprogramme.
Fazit
Für Unternehmen, die noch nicht auf die E-Rechnung umgestellt haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, über diese Möglichkeit nachzudenken. Es lohnt sich, die eigenen Prozesse zu analysieren und zu prüfen, wie die Digitalisierung der Rechnungsstellung und -bearbeitung den Geschäftsbetrieb verbessern kann. Die Vorteile sind vielfältig: von schnelleren Zahlungszyklen über reduzierte Kosten bis hin zu einer erhöhten Sicherheit der Unternehmensdaten.
Kurz gesagt, die E-Rechnung bietet Unternehmen die Möglichkeit, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und gleichzeitig die Sicherheit und Übersichtlichkeit ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern. Wer diese Vorteile nutzen möchte, sollte die Umstellung auf elektronische Rechnungen ernsthaft in Betracht ziehen und von den zahlreichen Vorzügen dieser digitalen Lösung profitieren.
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop erleben Sie automatisierte Abläufe, die Ihnen wertvolle Zeit sparen.
Autor: Patricia Eichhorn
Patricia ist bei der DPS|BS für ERP- und IT-Themen im Marketing zuständig. Sie erstellt maßgeschneiderte Inhalte, die mittelständischen Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und zu automatisieren. Ihr Ziel ist es, Unternehmen durch informative und hilfreiche Inhalte zu unterstützen, das volle Potenzial ihrer ERP- und IT-Systeme auszuschöpfen.
