Corona-Krise: Virtuelle Zusammenarbeit als Chance

Weltweit reagieren Unternehmen derzeit mit wichtigen und weitreichenden Schritten, um einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Corona-Virus zu gewährleisten. Diese Maßnahmen betreffen MitarbeiterInnen jeder Hierarchiestufe. Sie stellen Firmen vor die Herausforderung, effektive Alternativen für die Durchführung von Meetings und Veranstaltungen zu entwickeln. Außerdem muss die Zusammenarbeit in Projekt und Linie kurzfristig virtuell (neu-)organisiert werden. Diese Umstellung kann dazu beitragen, den Möglichkeiten virtueller Zusammenarbeit auch langfristig einen neuen Stellenwert zu geben. 

Digitale Formate als ergänzende Lösung 

Mit der derzeitigen Entwicklung rücken digitale Übersetzungen präsenzgebundener Arbeitsweisen in den Fokus: Travel Bans und Quarantänemaßnahmen haben räumliche Distanzen zur Folge, die überbrückt werden müssen. Das bedeutet schnelles Umdenken, Organisieren und Strukturieren, um weiterhin gute Arbeitsergebnisse zu ermöglichen und die Motivation der MitarbeiterInnen zu erhalten. "Die digitale Übersetzung analoger Arbeitsweisen kann zwar nur ein Teil der Lösung sein, sie kann jedoch definitiv dazu beitragen, weiterhin effektiv Dinge vorwärts zu bringen. Man sollte den Wert dieser Formate nicht liegen lassen", betont Martin Gros, Managing Partner bei der ComTeam AG.

Homeoffice-Phase oder digitales Veranstaltungsformat: Die optimale Umsetzung 

Der digitale Ersatz von Präsenz-Veranstaltungen wie Workshops braucht ebenso wie Homeoffice-Phasen durchdachte Vorbereitungsschritte, um optimale Effekte erzielen zu können.

Wichtig für die effektive Gestaltung von Homeoffice-Phasen ist unter anderem: 

• Das Briefing: Es stellt sicher, dass im Team Erwartungen und Herausforderungen sowie die technische und organisatorische Zusammenarbeit besprochen werden. 
• Virtueller Kick-off mit klarem Rahmen: Der Kick-off dient zur gemeinsamen Schnürung von Arbeitspaketen, Verteilung von Verantwortlichkeiten und Klärung notwendiger Unterstützung. So bleibt die Verbindlichkeit im Prozess erhalten. 
• Gegenseitige Unterstützung im Prozess: Ein kontinuierlich waches Auge während der Homeoffice-Phase unterstützt die optimale Zusammenarbeit.
• Erfahrungsaustausch: Reflexionen und die Besprechung von Ergebnissen sind wichtig für den Team-Zusammenhalt. Dazu ermöglichen sie die Ableitung von Ergebnissen und potenzielle Anpassungen von Prozessen für die Zukunft.

Werden Präsenzformate wie Workshops und Großgruppen-Veranstaltungen digital, sollte auf folgende Punkte besonders geachtet werden: 

• Die Übersetzung: Hier wird festgelegt, wie die bereits geplante Präsenzveranstaltung als digitales Format angepasst werden kann und welche Inhalte einer Aufbereitung für digitale Kanäle bedürfen. 
• Maßgeschneiderte Umsetzung: Die erfolgreiche Umsetzung hängt insbesondere von der technischen Durchführung und der Moderation ab. Im Vorfeld sollte geklärt werden, ob es Warm-up-Runden, Votings, Breakouts oder Chats gibt und wie Ergebnisse und Diskussionen visualisiert werden.
• Trouble-Shooting: Ein durchdachtes Trouble-Shooting sorgt für die nötige Sicherheit, wenn die Technik nicht funktioniert, oder wenn es unvorhergesehene Abstimmungen oder Diskussionen braucht. 
• De-Briefing: Auch hier ist der Erfahrungsaustausch im Nachgang notwendig, um Learnings für weitere, ähnliche Formate festhalten zu können. 

Positives Feedback zu umgesetzten Formaten 

Dass digitale Ableger klassischer Präsenzen funktionieren, zeigt das aktuelle Beispiel eines Geschäftspartners des Beratungsunternehmens ComTeam: Eine dreitägige Leadership-Klausur mit 60 internationalen Führungskräften wurde in ein virtuelles Format übersetzt. In 3 x 2 Stunden Online-Workshop konnten die wichtigsten Themen dialogorientiert bearbeitet werden. So entstanden gemeinsam gute Arbeitsergebnisse und die Skepsis gegenüber dieser Art der Zusammenarbeit hat sich deutlich reduziert.

Zu berücksichtigen ist, dass es nicht für jedes Format eine digitale Antwort gibt. In vielen Fällen ist die virtuelle Umsetzung aber ein gangbarer Weg und ein Denkanstoß für zukünftige Formate. Die professionelle Begleitung dieses Weges ist in jedem Fall ratsam, da hierdurch von Anfang an Prozesse und Strukturen entwickelt werden können, die zukunftsfähig sind und Unternehmen auch auf lange Sicht nach vorne bringen. Mit seiner Virtual-Facilitation-Expertise zeigt das Beratungsunternehmen ComTeam, dass es Möglichkeiten gibt, gemeinsam gute Lösungen zu finden. https://comteamgroup.com/de/consulting/virtual-facilitation/