Die österreichische Diözese Graz-Seckau verwaltet und archiviert ihre gesamten Kirchenbeiträge, Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen mit der nscale-Plattform des Softwareherstellers Ceyoniq.
Mit nscale 6, der Standard-Plattform für Enterprise Content Management, hat sich die Diözese für eine leistungsfähige Basis-Infrastruktur zur Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse entschieden. Zu jedem Vertrag werden sämtliche Informationen, wie Miete, Pacht, Kauf u. ä., direkt zum Vorgang abgelegt. Zusätzlich zur Zuordnung der schriftlichen Korrespondenz bietet sich die Möglichkeit, auch die elektronische Korrespondenz über den nscale Office Integrator direkt den Vertragsvorgängen zuzuweisen.
Sämtliche Informationen werden beim ersten Einstellen bereits so verstichwortet, dass eine Nachbearbeitung nur noch in seltenen Einzelfällen notwendig ist. So ermöglicht die zentrale Ablage der Dokumente in der nscale-Plattform einen deutlich schnelleren Zugriff auf die notwendigen Informationen als bisher.
"Die doch sehr unterschiedlichen Informationen, Unterlagen und Verträge, die bei der täglichen Arbeit unserer Diözese benötigt werden und entstehen, waren in Papierform kaum noch zu handhaben. Es handelt sich zusätzlich um sehr sensible Dokumente. Mit nscale sind unsere Dokumente jetzt sicher abgelegt." kommentiert Klaus Schrott, IT-Manager des Bischöflichen Ordinariats der Diözese Graz-Seckau.
Übernahme umfangreicher Altdaten
Um eine zentrale Lösung und damit eine Konsolidierung der Datenbestände zu erreichen, wurden die Altdaten aus dem Papierarchiv über einen Scanarbeitsplatz erfasst und über den nscale Desktop in die Vertragsstrukturen von nscale eingebracht. Somit konnte die Grundlage einer transparenten und homogenen Informationsplattform für das diözesane Content Management realisiert werden.
Vorteile der neuen Lösung
Allein 2004 wurden in der Diözese Graz-Seckau über 2.000 Trauungen vollzogen, über 900.000 Katholiken registriert und über 9.000 Taufen durchgeführt. Diese Menge an unterschiedlichen Unterlagen und Dokumenten kann die Diözese mit der nscale-Plattform schnell, übersichtlich und Platz sparend in den täglichen Arbeitsprozess integrieren. Die Bereitstellung von nscale als Zentralarchiv ermöglicht den Mitarbeitern der Verwaltung, die Kirchenbeiträge, Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen digital zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Und nicht zuletzt reduzieren sich die bisherigen Lagerkosten zur Aufbewahrung von Unterlagen in Papierformat deutlich.
Vertragswesen
Die Abteilungen Liegenschaft, Gebäudemanagement und Recht bearbeiten zusammen ca. 5000 Akten, die verschiedene Verträge repräsentieren. In diesen Verträgen sind alle den Vertrag betreffenden Schriftstücke, wie Pläne, Aktenvermerke, Bescheide, Grundbuchauszüge und der Vertrag selbst in Papierform abgelegt. Insgesamt sind das ca. 1 Mio. Seiten. Pro Jahr kommen ca. 2000 Schriftstücke hinzu. nscale unterstützt die Mitarbeiter des Vertragswesens durch die automatisierte Verstichwortung der Daten, die per Drag & Drop oder durch den nscale Office Integrator dem System zugeführt werden.
Kirchenbeiträge
Die Kirchenbeitragsorganisation nutzt nscale zum Dokumenten-Management. Dokumente unterschiedlicher Art durchlaufen einen vorbestimmten Bearbeitungs- und Archivierungsweg. So sind ihre sichere Ablage und ihr schnelles Auffinden gewährleistet.
Über die Diözese Graz-Seckau:
Als katholische Kirche der Diözese Graz-Seckau richten wir uns an alle Menschen in der Steiermark, um ihnen Jesus Christus in der heutigen Welt zu verkünden und sie in die Gemeinschaft der Glaubenden einzuladen. Dies tun wir in geschwisterlicher Verbundenheit mit den anderen christlichen Kirchen der Steiermark. Zur inhaltlichen und organisatorischen Ausrichtung unserer Arbeit in den nächsten Jahren geben wir uns verbindliche Leitlinien, die unsere Ziele und unser Selbstverständnis definieren.
1218 gründete das Erzbistum Salzburg das Bistum Seckau in der Obersteiermark, seit 1786 ist der Bischofsitz in der Landeshauptstadt Graz. Seinen offiziellen Namen hat die Diözese Graz-Seckau seit 1963. Die heutigen Diözesangrenzen sind mit denen des Bundeslandes Steiermark weitestgehend identisch.
Mit nscale 6, der Standard-Plattform für Enterprise Content Management, hat sich die Diözese für eine leistungsfähige Basis-Infrastruktur zur Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse entschieden. Zu jedem Vertrag werden sämtliche Informationen, wie Miete, Pacht, Kauf u. ä., direkt zum Vorgang abgelegt. Zusätzlich zur Zuordnung der schriftlichen Korrespondenz bietet sich die Möglichkeit, auch die elektronische Korrespondenz über den nscale Office Integrator direkt den Vertragsvorgängen zuzuweisen.
Sämtliche Informationen werden beim ersten Einstellen bereits so verstichwortet, dass eine Nachbearbeitung nur noch in seltenen Einzelfällen notwendig ist. So ermöglicht die zentrale Ablage der Dokumente in der nscale-Plattform einen deutlich schnelleren Zugriff auf die notwendigen Informationen als bisher.
"Die doch sehr unterschiedlichen Informationen, Unterlagen und Verträge, die bei der täglichen Arbeit unserer Diözese benötigt werden und entstehen, waren in Papierform kaum noch zu handhaben. Es handelt sich zusätzlich um sehr sensible Dokumente. Mit nscale sind unsere Dokumente jetzt sicher abgelegt." kommentiert Klaus Schrott, IT-Manager des Bischöflichen Ordinariats der Diözese Graz-Seckau.
Übernahme umfangreicher Altdaten
Um eine zentrale Lösung und damit eine Konsolidierung der Datenbestände zu erreichen, wurden die Altdaten aus dem Papierarchiv über einen Scanarbeitsplatz erfasst und über den nscale Desktop in die Vertragsstrukturen von nscale eingebracht. Somit konnte die Grundlage einer transparenten und homogenen Informationsplattform für das diözesane Content Management realisiert werden.
Vorteile der neuen Lösung
Allein 2004 wurden in der Diözese Graz-Seckau über 2.000 Trauungen vollzogen, über 900.000 Katholiken registriert und über 9.000 Taufen durchgeführt. Diese Menge an unterschiedlichen Unterlagen und Dokumenten kann die Diözese mit der nscale-Plattform schnell, übersichtlich und Platz sparend in den täglichen Arbeitsprozess integrieren. Die Bereitstellung von nscale als Zentralarchiv ermöglicht den Mitarbeitern der Verwaltung, die Kirchenbeiträge, Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen digital zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Und nicht zuletzt reduzieren sich die bisherigen Lagerkosten zur Aufbewahrung von Unterlagen in Papierformat deutlich.
Vertragswesen
Die Abteilungen Liegenschaft, Gebäudemanagement und Recht bearbeiten zusammen ca. 5000 Akten, die verschiedene Verträge repräsentieren. In diesen Verträgen sind alle den Vertrag betreffenden Schriftstücke, wie Pläne, Aktenvermerke, Bescheide, Grundbuchauszüge und der Vertrag selbst in Papierform abgelegt. Insgesamt sind das ca. 1 Mio. Seiten. Pro Jahr kommen ca. 2000 Schriftstücke hinzu. nscale unterstützt die Mitarbeiter des Vertragswesens durch die automatisierte Verstichwortung der Daten, die per Drag & Drop oder durch den nscale Office Integrator dem System zugeführt werden.
Kirchenbeiträge
Die Kirchenbeitragsorganisation nutzt nscale zum Dokumenten-Management. Dokumente unterschiedlicher Art durchlaufen einen vorbestimmten Bearbeitungs- und Archivierungsweg. So sind ihre sichere Ablage und ihr schnelles Auffinden gewährleistet.
Über die Diözese Graz-Seckau:
Als katholische Kirche der Diözese Graz-Seckau richten wir uns an alle Menschen in der Steiermark, um ihnen Jesus Christus in der heutigen Welt zu verkünden und sie in die Gemeinschaft der Glaubenden einzuladen. Dies tun wir in geschwisterlicher Verbundenheit mit den anderen christlichen Kirchen der Steiermark. Zur inhaltlichen und organisatorischen Ausrichtung unserer Arbeit in den nächsten Jahren geben wir uns verbindliche Leitlinien, die unsere Ziele und unser Selbstverständnis definieren.
1218 gründete das Erzbistum Salzburg das Bistum Seckau in der Obersteiermark, seit 1786 ist der Bischofsitz in der Landeshauptstadt Graz. Seinen offiziellen Namen hat die Diözese Graz-Seckau seit 1963. Die heutigen Diözesangrenzen sind mit denen des Bundeslandes Steiermark weitestgehend identisch.
