Contact
QR code for the current URL

Story Box-ID: 1160479

Ceyoniq Technology GmbH Boulevard 9 33613 Bielefeld, Germany http://www.ceyoniq.com
Contact Mr Arne Kleinekathöfer +49 521 93181612

Wie Arminia Bielefeld die Digitalisierung meistert

DMS-Software nscale als Basis für „maßgeschneiderte Lösung“

(PresseBox) (Bielefeld, )
Klare Strategie beim DSC Arminia Bielefeld: Mit der schrittweisen Umsetzung eines umfassenden Digitalisierungsplans realisiert der Club erhebliche Effizienzgewinne in seiner Geschäftsstelle in der SchücoArena im Bielefelder Westen und sichert zugleich die wertvollste Ressource für seine Zukunft ab: Das in seiner Mitarbeiterschaft vorhandene Wissen.

Arminia ist seit Jahrzehnten ein sportlicher Leuchtturm der Region und durch Zugehörigkeit zur 1. und 2. Bundesliga längst in der deutschlandweiten Wahrnehmung etabliert. Mit einem Jahresumsatz von rund 60 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2021/2022 ist der DSC Arminia ein mittelständisches Unternehmen: Rund 60 feste Mitarbeiter in der Geschäftsstelle, zahlreiche Teilzeitkräfte während der Saison. Ein Geschäftsbetrieb, der jährlich rund 600 Verträge verwalten und etwa 6.000 Rechnungen verarbeiten muss. Aufwand genug, um Effizienzgewinne zu suchen – und sukzessive nach interner Planung zu heben: „Wir haben festgestellt, dass wir uns mit Themen wie Vertrags- und Eingangsrechnungsmanagement länger befassen, als wir das müssten“, fasst Farid Rahmani von der Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Projektmanagement bei der Arminia den Anstoß zum Projekt zusammen. Aber anstatt nur diese beiden Bereiche ins Auge zu fassen, setzte sich bei den Verantwortlichen schnell die Überzeugung durch, die Digitalisierung von internen Prozessen als Ganzes in Angriff zu nehmen.

Das Vorhaben wird seither wie nach Lehrbuch für erfolgreiche Digitalisierungsvorhaben umgesetzt: Die Geschäftsführung beauftragte intern das Projekt, um zunächst eine Bedarfsanalyse bei den relevanten Prozessen durchzuführen: „Mit Ceyoniq haben wir uns dafür nicht nur einen Digitalisierungspartner aus Bielefeld dazu geholt“, stellt Rahmani zufrieden fest. „Man hat auch zu jeder Zeit gespürt: Die brennen für Arminia.“ Ein Kickoff in der SchücoArena – unter derart spannenden Rahmenbedingungen arbeiten Consultants wie Klaudia Adamiec von Ceyoniq tatsächlich nicht jeden Tag: „Das war schon beeindruckend.“

Pünktlich, sauber, transparent abrechnen

Danach mussten die großen Emotionen aber hinter sachlichen Lösungen zurückstehen: Was bei Arminia bisher mithilfe von Ordnerstrukturen, Excel-Tabellen und Prozessbeschreibungen abgearbeitet wurde, musste zunächst in Anforderungen für ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) übersetzt werden. Das erste Teilziel, die Realisierung transparenter Rechnungsprozesse mit automatisierten Freigaben, wurde innerhalb nur weniger Wochen erreicht. Eingangsrechnungen werden nun digital verarbeitet und mit der nötigen Datenqualität ins System eingespeist.

„Hier können die Daten über eine DATEV-Anbindung direkt in die Buchhaltung übernommen und automatisch ausgelesen werden“, erläutert Klaudia Adamiec. „Bearbeiter können damit perspektivisch Auswertungen fahren, nach Beträgen oder Lieferanten suchen, sie klassifizieren und ab einer bestimmten Höhe automatisch an befugte Personen zur Zahlungsfreigabe übermitteln.“ Am Ende des verlässlich dokumentierten Freigabeprozesses bedarf es nur noch eines Klicks, um einen Beleg in den Zahlungslauf zu bringen – keine Frist wird mehr übersehen, keine Skonti mehr verschenkt.

Bedürfnisse erfüllen schafft den Mehrwert

Das Go-Live des Vertragsmanagements als zweiter Baustein steht unmittelbar bevor – Rahmani von der Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Projektmanagement sieht dem Start entspannt entgegen: „Was ich bisher gesehen habe, stimmt uns sehr positiv.“ Künftig unterstützt nscale zuverlässig dabei, die Transparenz über Fristen und Laufzeiten zu optimieren.

Perspektivisch ist darüber hinaus unter anderem ein Arminia-internes Wissensmanagement in Planung: Vom Organigramm bis zur Briefvorlage soll alles, was einmal im Haus erarbeitet, entwickelt und als bewährt erkannt wurde, auch im Haus und zudem leicht auffindbar bleiben – selbst wenn Bearbeiter wechseln oder das Unternehmen verlassen. „Das erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeiter und erspart uns doppelte Arbeit“, weiß Rahmani. „Man muss das Rad schließlich nicht jedes Mal neu erfinden.“

Wissen transparent im Unternehmen halten

Auch hierbei setzt der DSC auf nscale von Ceyoniq. Klaudia Adamiec sieht darin einen Beleg für den fortschrittlichen Ansatz der Arminia: „Es geht hier um mehr als ein paar DMS-Module – wir dürfen Teil der Digitalisierung interner Prozesse beim DSC sein.“ Das fordere sie zwar mehr in der Beratung, zahle sich für das Unternehmen am Ende aber aus. Davon ist auch Farid Rahmani überzeugt: „Es gibt immer unternehmensspezifische Stellschrauben, die man berücksichtigen muss, wenn es funktionieren soll. Das können Standardprodukte von der Stange nicht. Bisher konnten wir jeden Prozess genauso abbilden, wie wir uns das vorgestellt haben. Das schafft echten Mehrwert.“

Über die DSC Arminia Bielefeld GmbH & Co. KGaA

Der DSC Arminia Bielefeld ist mit über 15.000 Mitgliedern der größte Sportverein der Region Ostwestfalen-Lippe. Gegründet am 03. Mai 1905, ist der „Sportclub der Ostwestfalen“ einer der Traditionsvereine im deutschen Profifußball. Die mitten im Wohngebiet gelegene SchücoArena, ehemals „Alm“, ist bereits seit 1926 Spielstätte und umfasst heute eine Kapazität von 27.332 Plätzen. Hier erlebten die Fans von Arminia acht Aufstiege in die Bundesliga, womit der Verein Rekordaufsteiger ist. Arminia Bielefeld setzt sich für eine gesunde Fußballkultur ein. So positioniert sich der DSC klar für den Erhalt der 50+1-Regel, steht satzungsgemäß für Toleranz, Vielfalt und Respekt und fördert die Teilhabe von Fans am Verein. Neben dem Profifußball beleben viele weitere aktive Abteilungen das Vereinsleben wie u. a. Rollstuhlsport, Eiskunstlaufen oder Frauenfußball.

Website Promotion

Website Promotion

Ceyoniq Technology GmbH

Die Ceyoniq Technology GmbH ist für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung zuverlässiger und innovativer Partner, wenn es um einfache, branchenübergreifende und intelligente Softwarelösungen in den Bereichen DMS, ECM & EIM geht – und dass seit mehr als 30 Jahren. Die Bereitstellung von Informationen, unabhängig von Standort und Zeitpunkt, ist fest in der Unternehmens-DNA verankert und macht die Bielefelder Software-Hersteller zum Enabler der neuen Arbeitswelt. Das EIM-System nscale bildet dabei das Herzstück und gibt den Pulsschlag des unternehmensweiten Informationsflusses vor. Mithilfe von nscale werden komplexe Geschäfts- und Kommunikationsprozesse vereinfacht und optimiert. Daten werden zu strukturierten und wertvollen Informationen und Dokumente revisionssicher und beweiskräftig archiviert. Abteilungsübergreifend profitieren davon alle Beschäftigten. Der flexible und parallele Zugriff auf alle Dokumente erlaubt deren gleichzeitige Bearbeitung und hebt das abteilungsübergreifende Teamwork auf ein neues Niveau. Insgesamt sind rund 170 Beschäftigte am Hauptsitz in Bielefeld und weiteren bundesweiten Standorten als Digitalisierer, Impulsgeber, Entwickler, Berater, Prozessoptimierer und Möglichmacher im Einsatz. Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein Tochterunternehmen der Kyocera Document Solutions Inc.

The publisher indicated in each case (see company info by clicking on image/title or company info in the right-hand column) is solely responsible for the stories above, the event or job offer shown and for the image and audio material displayed. As a rule, the publisher is also the author of the texts and the attached image, audio and information material. The use of information published here is generally free of charge for personal information and editorial processing. Please clarify any copyright issues with the stated publisher before further use. In case of publication, please send a specimen copy to service@pressebox.de.
Important note:

Systematic data storage as well as the use of even parts of this database are only permitted with the written consent of unn | UNITED NEWS NETWORK GmbH.

unn | UNITED NEWS NETWORK GmbH 2002–2024, All rights reserved

The publisher indicated in each case (see company info by clicking on image/title or company info in the right-hand column) is solely responsible for the stories above, the event or job offer shown and for the image and audio material displayed. As a rule, the publisher is also the author of the texts and the attached image, audio and information material. The use of information published here is generally free of charge for personal information and editorial processing. Please clarify any copyright issues with the stated publisher before further use. In case of publication, please send a specimen copy to service@pressebox.de.