Die Bielefelder Gemeinnützige Wohnungsgesellschaft (BGW) hat sich für die Objektverwaltungs- und Mietvertragsakte auf Basis der Dokumenten-Management- und Archivsystemsoftware nscale von Ceyoniq entschieden.
Die Dokumenten-Management- und Archivlösung der BGW besteht aus der nscale-Plattform mit den Komponenten nscale Server, nscale Desktop und nscale for SAP sowie den entsprechenden Hardware-Komponenten. Über das Speichern der geschäftsbezogenen Dokumente hinaus bietet nscale zusätzlich deren revisionssichere Archivierung sowie den unternehmensweiten Zugriff auf die abgelegten Daten.
„Mit der Implementierung der Objektverwaltungs- und Mietvertragsakte auf Basis der Ceyoniq-Plattform nscale sind wir in der Lage, unsere gesamten Mietvertragsakten digital und revisionssicher vorzuhalten. Dank des direkten Zugriffs auf die elektronische Akte verbessert sich die Auskunftsfähigkeit unserer Service-Mitarbeiter. Zusätzlich reduzieren wir unseren Platzbedarf für Papierdokumente erheblich.“, erklärt Peer-Jörg Langkrär, Leiter Informationsmanagement bei der BGW.
Das Projekt wird in drei Phasen von der advice IT Consulting, einem langjährigen Partner von Ceyoniq, betreut. In der ersten Phase stand die Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems mit Abbildung der Aktenstrukturen für die Verwaltung sämtlicher Immobilienobjekte sowie einzelner Abteilungsarchive der BGW im Mittelpunkt. Um eine Konsolidierung der Datenbestände zu erreichen, werden eingehende Dokumente und sukzessive Altakten mit Kofax Ascent Capture erfasst und auf der Basis eines im System hinterlegten Aktenplans in der elektronischen Akte auf dem nscale Server gespeichert. Ausgehende Dokumente aus SAP R/3 werden automatisch in der jeweiligen Akte archiviert. Die elektronische Mieterakte kann direkt aus SAP R/3 aufgerufen werden.
Bereits jetzt werden auch Eingangsrechnungen nach ihrer Bearbeitung mit nscale elektronisch archiviert und in SAP R/3 verwaltet. Für die zweite Phase ist die Umsetzung des „Frühen Archivierens“ (Ablegen für spätere Erfassung) aller aktuell eingehenden Rechnungen und die SAP Datenarchivierung geplant. Dies soll in der dritten Phase auch auf die E-Mail-Kommunikation der BGW ausgeweitet werden.
Über die BGW:
Die BGW ist der größte Immobiliendienstleister in der Region. Sie bewirtschaftet ca. 12.000 Wohnungen in Bielefeld und ist mit jährlich ca. 30 Mio. € Investitionen im Baubereich einer der größten Auftraggeber für das regionale Handwerk. Das Unternehmen beschäftigt 150 Mitarbeiter und ist mit 14 Auszubildenden ein zuverlässiger Partner auf dem Ausbildungsmarkt. Im Rahmen einer kooperativen Stadtentwicklung beteiligt sich die BGW an zahlreichen Projekten eines aktiven Quartiersmanagements.
Weitere Informationen unter www.bgw-bielefeld.de
Über advice IT:
Die advice IT ist ein Beratungshaus für Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Prozessoptimierung und Archivierung. advice IT berät und realisiert in allen Aufgabenstellungen vom Dokumenteneingang bis zur digitalen Archivierung. Die Leistungen der advice IT reichen von der Konzeption und Systemauswahl über die Implementierung von System und Schnittstellen bis zur Erstellung oder Prüfung von Verfahrensdokumentationen. Weitere Informationen finden Sie unter www.advice-it.de.
Die Dokumenten-Management- und Archivlösung der BGW besteht aus der nscale-Plattform mit den Komponenten nscale Server, nscale Desktop und nscale for SAP sowie den entsprechenden Hardware-Komponenten. Über das Speichern der geschäftsbezogenen Dokumente hinaus bietet nscale zusätzlich deren revisionssichere Archivierung sowie den unternehmensweiten Zugriff auf die abgelegten Daten.
„Mit der Implementierung der Objektverwaltungs- und Mietvertragsakte auf Basis der Ceyoniq-Plattform nscale sind wir in der Lage, unsere gesamten Mietvertragsakten digital und revisionssicher vorzuhalten. Dank des direkten Zugriffs auf die elektronische Akte verbessert sich die Auskunftsfähigkeit unserer Service-Mitarbeiter. Zusätzlich reduzieren wir unseren Platzbedarf für Papierdokumente erheblich.“, erklärt Peer-Jörg Langkrär, Leiter Informationsmanagement bei der BGW.
Das Projekt wird in drei Phasen von der advice IT Consulting, einem langjährigen Partner von Ceyoniq, betreut. In der ersten Phase stand die Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems mit Abbildung der Aktenstrukturen für die Verwaltung sämtlicher Immobilienobjekte sowie einzelner Abteilungsarchive der BGW im Mittelpunkt. Um eine Konsolidierung der Datenbestände zu erreichen, werden eingehende Dokumente und sukzessive Altakten mit Kofax Ascent Capture erfasst und auf der Basis eines im System hinterlegten Aktenplans in der elektronischen Akte auf dem nscale Server gespeichert. Ausgehende Dokumente aus SAP R/3 werden automatisch in der jeweiligen Akte archiviert. Die elektronische Mieterakte kann direkt aus SAP R/3 aufgerufen werden.
Bereits jetzt werden auch Eingangsrechnungen nach ihrer Bearbeitung mit nscale elektronisch archiviert und in SAP R/3 verwaltet. Für die zweite Phase ist die Umsetzung des „Frühen Archivierens“ (Ablegen für spätere Erfassung) aller aktuell eingehenden Rechnungen und die SAP Datenarchivierung geplant. Dies soll in der dritten Phase auch auf die E-Mail-Kommunikation der BGW ausgeweitet werden.
Über die BGW:
Die BGW ist der größte Immobiliendienstleister in der Region. Sie bewirtschaftet ca. 12.000 Wohnungen in Bielefeld und ist mit jährlich ca. 30 Mio. € Investitionen im Baubereich einer der größten Auftraggeber für das regionale Handwerk. Das Unternehmen beschäftigt 150 Mitarbeiter und ist mit 14 Auszubildenden ein zuverlässiger Partner auf dem Ausbildungsmarkt. Im Rahmen einer kooperativen Stadtentwicklung beteiligt sich die BGW an zahlreichen Projekten eines aktiven Quartiersmanagements.
Weitere Informationen unter www.bgw-bielefeld.de
Über advice IT:
Die advice IT ist ein Beratungshaus für Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Prozessoptimierung und Archivierung. advice IT berät und realisiert in allen Aufgabenstellungen vom Dokumenteneingang bis zur digitalen Archivierung. Die Leistungen der advice IT reichen von der Konzeption und Systemauswahl über die Implementierung von System und Schnittstellen bis zur Erstellung oder Prüfung von Verfahrensdokumentationen. Weitere Informationen finden Sie unter www.advice-it.de.
