Das Berliner St. Joseph Krankenhaus setzt bei der Verarbeitung seiner Eingangsrechnungen zukünftig auf Automatisierung. Mithilfe des Rechnungslesers FrontCollect Invoice der Berliner Beta Systems Software AG soll der Bearbeitungsaufwand gegenüber dem jetzigen manuellen Verfahren um 60 Prozent reduziert werden. Gleichzeit wird mit einer Beschleunigung der Durchlaufzeit pro Eingangsrechnung um 50 Prozent gerechnet. Mit der neuen Lösung ist es möglich, das stetig steigende Volumen an Eingangsrechnungen mit optimiertem Personaleinsatz zu bewältigen.
Rund 35.000 Papierrechnungen gehen im St. Joseph Krankenhaus jährlich ein - Tendenz steigend. Bis zur Durchführung des Zahllaufes wanderten diese bisher durch viele Hände: von der Poststelle, dem Einkauf und der Apotheke über die Kreditorenbuchhaltung bis zu den einzelnen Kostenstellen. Dabei wurden sie sortiert, ins ERP-System eingegeben und kontiert, an die entsprechenden Verantwortlichen der Kostenstellen zur Kontrolle weitergereicht und schließlich zur Zahlung freigegeben. Durch die in den letzten Jahren verstärkte Zunahme von Kooperationen und die Auslagerungen von Geschäftsbereichen, nahm die Quantität und die Komplexität der zu bearbeitenden Eingangsrechnungen ständig zu. Die Entscheidung lautete daher: Aufstocken des Personals oder Einführen eines IT-gestützten Prozesses.
"Für die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung sprachen viele gute Gründe", erklärt Martin Minten, Kaufmännischer Direktor des St. Joseph Krankenhauses. "Der gesamte Prozess lässt sich mit FrontCollect Invoice extrem beschleunigen und verbessern. Es besteht nicht mehr die Gefahr, dass Rechnungen verloren gehen oder in der Bearbeitung hängen bleiben. So ist es möglich Skonti termingerecht zu nutzen, was sich in barer Münze auszahlt. Darüber hinaus müssen wir kein zusätzliches Personal einstellen und die vorhandenen Mitarbeiter können sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren", so Minten weiter.
Die Anpassung und Einführung der neuen Lösung findet in den kommenden drei Monaten statt. Dann ist das neue System produktiv. Für die Zeit danach hat das Krankenhaus-Management schon Ideen: die Automatisierung des allgemeinen Posteingangs.
Rund 35.000 Papierrechnungen gehen im St. Joseph Krankenhaus jährlich ein - Tendenz steigend. Bis zur Durchführung des Zahllaufes wanderten diese bisher durch viele Hände: von der Poststelle, dem Einkauf und der Apotheke über die Kreditorenbuchhaltung bis zu den einzelnen Kostenstellen. Dabei wurden sie sortiert, ins ERP-System eingegeben und kontiert, an die entsprechenden Verantwortlichen der Kostenstellen zur Kontrolle weitergereicht und schließlich zur Zahlung freigegeben. Durch die in den letzten Jahren verstärkte Zunahme von Kooperationen und die Auslagerungen von Geschäftsbereichen, nahm die Quantität und die Komplexität der zu bearbeitenden Eingangsrechnungen ständig zu. Die Entscheidung lautete daher: Aufstocken des Personals oder Einführen eines IT-gestützten Prozesses.
"Für die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung sprachen viele gute Gründe", erklärt Martin Minten, Kaufmännischer Direktor des St. Joseph Krankenhauses. "Der gesamte Prozess lässt sich mit FrontCollect Invoice extrem beschleunigen und verbessern. Es besteht nicht mehr die Gefahr, dass Rechnungen verloren gehen oder in der Bearbeitung hängen bleiben. So ist es möglich Skonti termingerecht zu nutzen, was sich in barer Münze auszahlt. Darüber hinaus müssen wir kein zusätzliches Personal einstellen und die vorhandenen Mitarbeiter können sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren", so Minten weiter.
Die Anpassung und Einführung der neuen Lösung findet in den kommenden drei Monaten statt. Dann ist das neue System produktiv. Für die Zeit danach hat das Krankenhaus-Management schon Ideen: die Automatisierung des allgemeinen Posteingangs.
