Für Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen, die ein Dokumenten-Management-System (DMS) einführen wollen, stellt ZyLAB, ein innovativer Entwickler von Lösungen für Datenzugriff eine Auswahlkriterienliste zur Verfügung. Die Liste stellt die Quintessenz aus den zahlreichen Projekt-Erfahrungen der ZyLAB-Mitarbeiter dar. Sie zeichnet sich durch konkrete Hinweise, Tipps und Aussagen aus und beinhaltet wichtige Punkte, die es im Vorfeld der Einführung eines DMS zu bedenken gilt.
ZyLAB arbeitet bereits seit über 20 Jahren an der Entwicklung immer besserer Informations-Management-Lösungen. Dabei hat sich heraus gestellt, dass bei Unternehmen mit großem Daten- und Informationsbestand – trotz der einen oder anderen Veränderung – immer wieder folgende Schlüsselkriterien konstant bleiben:
1. Die Verwaltung von E-Mails – auch Massen E-Mails - sollte nicht überbewertet werden und dazu führen, dass für sie ein extra Konzept eingeführt wird. Eine effiziente und angemessene E-Mail-Lösung, die konsistent mit den Unternehmensprozessen ist und die automatisierte Ablage sowie den selektiven Zugriff ermöglicht, reicht vollkommen aus.
2. Das papierlose Büro existiert nicht, und das wird sich so bald auch nicht ändern. Unternehmen arbeiten nach wie vor mit Massen von Papierunterlagen. Die Vorteile von Papierdokumenten sollten erhalten bleiben und die Nachteile eliminiert werden – wie z.B. Ablage, Transport, Zugriff etc. Gleichzeitig sollte die Suche nach digitalisierten Papierdokumenten parallel zu elektronische Datentypen wie E-Mails möglich sein.
3. Offene Technologien und Formate wie XML und TIFF erhöhen die Datensicherheit und –verfügbarkeit über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg, unabhängig vom ursprünglichen Dateityp. Das bedeutet Investitionssicherheit.
4. Unternehmen wünschen sich effiziente, leistungsstarke Systeme zu einem günstigen Preis/Leistungsverhältnis. Sie sollen einfach in der Installation, Anwendung und Pflege sein. Die Einführung eines neuen Systems sollte daher Tage, keinesfalls Wochen oder Monate dauern.
5. Die Einhaltung gesetzlicher Regulierungen ist ein Kostenfaktor. DMS müssen daher flexibel und integrierbar sein, einhergehend mit schnellen und komfortablen Möglichkeiten der Suche, des Aufrufs und der Organisation von Informationen und Daten.
6. Ein Schlüssel zu effizienten und tragbaren Lösungen ist die Möglichkeit, lediglich das zu erwerben, was wirklich benötigt wird. Daher sollten Anbieter ihre Systeme besonders bezüglich der Skalierbarkeit entsprechend auslegen.
7. Die Integration in bestehende Systeme ist umfassenden Neugestaltungen stets vorzuziehen. Der Austausch größerer Systemkomponenten ist kosten- und zeitintensiv. Neue DMS-Komponenten sollten ebenfalls nahtlos in spezielle Tools integrierbar sein (z.B. besondere Lösungen für Kanzleien o.ä.).
ZyLAB arbeitet bereits seit über 20 Jahren an der Entwicklung immer besserer Informations-Management-Lösungen. Dabei hat sich heraus gestellt, dass bei Unternehmen mit großem Daten- und Informationsbestand – trotz der einen oder anderen Veränderung – immer wieder folgende Schlüsselkriterien konstant bleiben:
1. Die Verwaltung von E-Mails – auch Massen E-Mails - sollte nicht überbewertet werden und dazu führen, dass für sie ein extra Konzept eingeführt wird. Eine effiziente und angemessene E-Mail-Lösung, die konsistent mit den Unternehmensprozessen ist und die automatisierte Ablage sowie den selektiven Zugriff ermöglicht, reicht vollkommen aus.
2. Das papierlose Büro existiert nicht, und das wird sich so bald auch nicht ändern. Unternehmen arbeiten nach wie vor mit Massen von Papierunterlagen. Die Vorteile von Papierdokumenten sollten erhalten bleiben und die Nachteile eliminiert werden – wie z.B. Ablage, Transport, Zugriff etc. Gleichzeitig sollte die Suche nach digitalisierten Papierdokumenten parallel zu elektronische Datentypen wie E-Mails möglich sein.
3. Offene Technologien und Formate wie XML und TIFF erhöhen die Datensicherheit und –verfügbarkeit über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg, unabhängig vom ursprünglichen Dateityp. Das bedeutet Investitionssicherheit.
4. Unternehmen wünschen sich effiziente, leistungsstarke Systeme zu einem günstigen Preis/Leistungsverhältnis. Sie sollen einfach in der Installation, Anwendung und Pflege sein. Die Einführung eines neuen Systems sollte daher Tage, keinesfalls Wochen oder Monate dauern.
5. Die Einhaltung gesetzlicher Regulierungen ist ein Kostenfaktor. DMS müssen daher flexibel und integrierbar sein, einhergehend mit schnellen und komfortablen Möglichkeiten der Suche, des Aufrufs und der Organisation von Informationen und Daten.
6. Ein Schlüssel zu effizienten und tragbaren Lösungen ist die Möglichkeit, lediglich das zu erwerben, was wirklich benötigt wird. Daher sollten Anbieter ihre Systeme besonders bezüglich der Skalierbarkeit entsprechend auslegen.
7. Die Integration in bestehende Systeme ist umfassenden Neugestaltungen stets vorzuziehen. Der Austausch größerer Systemkomponenten ist kosten- und zeitintensiv. Neue DMS-Komponenten sollten ebenfalls nahtlos in spezielle Tools integrierbar sein (z.B. besondere Lösungen für Kanzleien o.ä.).
