Auf neuen Wegen: elektronische Rechnung per Briefpost zustellen lassen

Ab sofort bietet das Münchner Unternehmen XimantiX mit seiner Lösung PDF Faktura einen neuen Weg des elektronischen Rechnungsversandes: Per "Hybridpost" haben Selbstständige und kleine Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen elektronisch abzuschicken, sie aber auf dem klassischen postalischen Weg dem Empfänger zu zustellen. So können sie auf die Bedürfnisse von Kunden, die eine Papierrechnung wünschen, individuell eingehen, und profitieren weiterhin von den Vorteilen des elektronischen Rechnungsversands per PDF Faktura. Dazu zählen unter anderem Rechtssicherheit beim Rechnungsausund Eingang, Lesbarkeit für Mensch und Maschine und Kostenersparnisse im Rechnungsversand bis zu 70 Prozent. XimantiX stellt PDF Faktura auf der CeBIT 2008, Halle 9, Bayern Innovativ, Stand B20 vor.

Viele Unternehmen würden gerne ihre Rechnungen elektronisch versenden, sehen aber bislang davon ab, weil einige Empfänger die Rechnung weiterhin auf Papier erhalten möchten. Diese Unternehmen können sich ab sofort die Vorteile des Hybridpost-Konzepts zu Nutze machen: Der Versender verschickt die Rechnung wie gewohnt per E-Mail aus PDF Faktura. Diese Mail geht anschließend nicht direkt an den Empfänger, sondern zunächst an einen Lettershop. Dieser druckt, kuvertiert und frankiert die Rechnung und stellt diese per Postdienst an den Kunden zu.

BT und OMV setzen auf Rechnungsversand per E-Mail

Neben mehreren tausend kleinen Firmen, setzen auch Unternehmen wie BT und OMV auf PDF Faktura. BT Germany, die deutsche Tochtergesellschaft des international agierenden Telekommunikationsanbieters BT (British Telecommunications), die Unternehmen mit Standorten im In- und Ausland mit Netzwerk- und IT-Dienstleistungen unterstützt, hat sich für PDF Faktura von XimantiX entschieden. Ab sofort erhalten BT-Kunden ihre Rechnungen auf dem elektronischen Weg und können diese per Download bequem abrufen. Dr. Burkhard Schmid, Head of Billing, von BT Germany: "Uns hat nach einem detaillierten Auswahlprozess die Lösung und die technologische Kompetenz von Ximantix überzeugt. BT steht für innovative Lösungen. Mit der elektronischen Rechnung sind wir unserem Image und den Kundenwünschen gleichermaßen nachgekommen."

Ebenso stellt der Heiz- und Mineralöllieferant OMV Bayern seinen Lieferkunden Rechnungen elektronisch zu. Die Lösung von Ximantix ist dabei in das ERP-System des Händlers integriert, so dass sich die Rechnungen mit einem Klick versenden lassen.
Konrad Amann, Geschäftsführer der OMV Bayern: "Am Anfang waren wir vorsichtig, weil wir nicht wussten, wie unsere Kunden auf die elektronische Rechnung reagieren. Aber inzwischen läuft der Rechnungsversand wie geschmiert. Viele Händler nutzen das kostenlose Rechnungseingangsbuch PDF Faktura Desktop und verwalten darin komfortabel die Rechnungen. Um Archivierung und Signaturprüfung kümmert sich die Software selbständig."

Der Beitrag für eine gute Ökobilanz

Elektronische versandte Rechnungen zahlen sich nicht nur durch große Kostenersparnis für Unternehmen aus, sondern leisten zugleich einen Beitrag zum Schutz der natürlichen Ressourcen, da sie im Vergleich zur Rechnung per Brief einen "signifikanten Umweltvorteil" bietet: Das Institut für angewandte Ökologie e.V. in Freiburg attestiert in seiner Studie "Ökobilanzielle Analyse von Rechnung Online im Vergleich zur Rechnung per Brief" aus dem Jahr 2005 den postalischen Rechnungen einen sieben bis zwölf Mal höheren CO2- Austoß und weitere Umweltbelastungen im Vergleich zur elektronischen Rechnung. Laut der Deutschen Post werden jährlich rund drei Milliarden Geschäftsbriefrechnungen in Deutschland versendet. Die dadurch verursachten Umweltschäden könnten sich nach der Studie durch elektronischen Rechnungsversand auf ein Viertel reduzieren lassen.

PDF Faktura – eine einfache und rentable Lösung

Im rein elektronischen Rechnungsversand signiert die Lösung PDF Faktura Rechnungen digital, versendet sie in Form einer PDF-Datei, in der auch die Rechnungsdaten im XML-Standard eingebettet sind. Der Empfänger kann die Daten sowohl per PDF-Reader ansehen, aber auch automatisch direkt in sein Buchhaltungssystem übernehmen. Darüber hinaus lässt sich PDF Faktura mit den unterschiedlichsten vorhandenen Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systemen schnell und einfach verbinden.

Preise und Bezugsquellen

Die Lösung ist erhältlich über www.ximantix.com und autorisierte XimantiX-Vertriebspartner. Eine Liste der Partner ist verfügbar unter http://www.ximantix.com/.... Die Software selbst ist kostenlos, Anwender zahlen nur für verschickte Rechnungen. Für Empfänger elektronischer Rechnungen fallen keine Kosten an.

Hintergrundinformationen zur Hybrid-Post finden Sie unter: http://www.ximantix.com/...