KI-Einsatz bei Non-Profit-Organisationen scheitert an manuellen Prozessen

Unit4, ein weltweit führender Anbieter von cloudbasierten Unternehmensanwendungen für kunden- und mitarbeiterorientierte Organisationen, hat eine von IDC in Auftrag gegebene internationale Studie über gemeinnützige Organisationen veröffentlicht. „Mission Impact Through Unified Insight: Modernising the Nonprofit Enterprise” zeigt, dass Organisationen KI gerne einsetzen würden, um ihre strategischen Ziele zu erreichen, jedoch durch erhebliche Backoffice-Probleme daran gehindert werden. Eine stärkere Fokussierung auf die Technologieintegration wird entscheidend sein, um die Ziele für 2026 und darüber hinaus zu erreichen.

Non-Profit-Organisationen setzen auf KI

• 83 Prozent der befragten gemeinnützigen Organisationen haben Investitionen in generative KI in ihrer strategischen Roadmap und 67 Prozent haben Pläne für vorhersagende KI.
• Unter den gemeinnützigen Organisationen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden haben 87 Prozent eine KI-Strategie, die mit ihren Geschäftstransformationszielen verknüpft ist, verglichen mit nur 32 Prozent der Organisationen mit 250 bis 999 Mitarbeitenden.

Die Befragten sehen KI als Möglichkeit, wichtige Anwendungsfälle besser umzusetzen, wie zum Beispiel:

• Vorausschauende Wartung und Anlagenverwaltung
• Dateneingabe und Dokumentation
• Automatisierte Berichterstellung

Es besteht auch Einigkeit darüber, dass KI Automatisierung und Verbesserungen ermöglichen kann:

• Fokus auf Automatisierung: In den nächsten 24 Monaten sollen Echtzeit-Informationen und Berichterstellung verbessert sowie automatisierte Workflows eingeführt werden, um manuelle Fehler zu reduzieren.
• Erweiterungsschwerpunkt: Im Finanzbereich sehen die Befragten KI als Möglichkeit zur Erweiterung der drei wichtigsten Bereiche: Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Finanzberichterstattung

„Angesichts der wechselnden Anforderungen, mit denen gemeinnützige Organisationen konfrontiert sind, ist es verständlich, dass sie KI als einen wichtigen Weg zur Maximierung ihrer verfügbaren Ressourcen betrachten“, sagte Rafael Artacho, Director AI Product Incubation bei Unit4. „Sie gehen auch davon aus, dass KI eine Vielzahl von Vorteilen bieten kann, von vorhersagenden Analysen bis hin zu Automatisierung und Erweiterung. Größere Organisationen sind bei der Bewertung der Technologie vielleicht etwas weiter fortgeschritten, aber dies ist auch eine große Chance für kleinere Organisationen, die KI-Integrationen als Teil von Paketlösungen übernehmen können, die auf ihren spezifischen Sektor und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.“

Manuelle Prozesse und umständliche Finanzsysteme

Es gibt klare Probleme beim Zugriff, der Nutzung und der Verwaltung von ERP-Daten:

• 45 Prozent aller Befragten verwenden nach wie vor manuelle Prozesse für Richtlinien- und Compliance-Workflows.
• Große gemeinnützige Organisationen haben Schwierigkeiten, Statusaktualisierungen und andere Informationen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zu erhalten.
• 39 Prozent aller Befragten geben an, dass die Erfassung und Berichterstattung von Finanzinformationen umständlich ist.

Dies wird durch die drei größten operativen Herausforderungen untermauert:

• Überwachung von operationellen Risiken und Compliance
• Begrenzte Einführung und Integration von Technologien
• Siloartige Informationen

Integration als Schlüssel zu einer „Single Source of Truth“

Die Befragten geben an, dass Technologie Möglichkeiten zur Vereinheitlichung von Daten bietet und mit KI-Innovationen neue Benutzererfahrungen, ein neues Maß an Transparenz und tiefgreifendere Wirkungsmessungen ermöglicht. Mehr als die Hälfte der Befragten (54 Prozent) bestätigt außerdem, dass sie die Bereitstellung von Backoffice-Anwendungen in der öffentlichen Cloud gegenüber einer hybriden Cloud bevorzugen (26 Prozent).

Non-Profit-Organisationen legen Wert auf eine stärkere Integration zwischen den zentralen Backoffice-Systemen, um diesen Umstieg auf die Cloud zu unterstützen:

• 100 Prozent aller gemeinnützigen Organisationen planen die Integration von Finanz- und Rechnungswesen sowie Personalwesen
• Über 90 Prozent planen die Integration von Betriebsmanagement sowie Programm- und Projektmanagement
• 82 Prozent möchten Beschaffung, Einkauf und ihre Bezugsquellen integrieren.

Diese Integration wird zu einer einzigen Informationsquelle innerhalb dieser Organisationen führen, was folgende Verbesserungen ermöglicht:

• Transparenz der Prozesse
• Eine einheitliche Sichtweise für konsistente Compliance
• Datenqualität und bessere Entscheidungsfindung mit KI
• Finanzkontrollen und Compliance
• Optimierte Prozesse

Erfüllung strategischer Vorgaben

Wenn gemeinnützige Organisationen diese Integrationsherausforderungen bewältigen können, hilft ihnen dies, ihre wichtigsten geschäftlichen Herausforderungen anzugehen:

• Beschaffung von Finanzmitteln, Zuschüssen und Aufbau von Spenderbeziehungen (40 Prozent)
• Finanzielle Nachhaltigkeit (34 Prozent)
• Messung und Nachweis der Wirkung ihrer Mission (31 Prozent)

Außerdem sollte es ihnen helfen, ihre strategischen Prioritäten zu erfüllen:

• Spendenbeschaffung, finanzielles Wachstum und Diversifizierung
• Verbesserung der Umsetzung der Missionsergebnisse
• Steigerung der Wirkung und der Ergebnisse der Mission

„Angesichts der großen Herausforderungen, denen gemeinnützige Organisationen heute gegenüberstehen, besteht ein echtes Interesse daran, Innovationen als Mittel zum Erreichen strategischer Ziele zu nutzen“, so Ruthbea Yesner, Vice President Government Insights, Education, and Smart Cities bei IDC. „Ein wichtiger Ausgangspunkt muss eine stärkere Integration zwischen den zentralen Backoffice-Anwendungen sein, da dies die für digitale Innovationen wie KI erforderliche einheitliche Datenquelle ermöglicht.“

Methodik

Im Oktober 2025 befragte IDC 70 gemeinnützige Organisationen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden. Die Befragten haben ihren Hauptsitz in Nordamerika und Europa, sind jedoch in mehreren Ländern weltweit tätig.