Deutsche Unternehmen stehen derzeit im internationalen Vergleich unter erheblichem Wettbewerbsdruck. Hohe Energie- und Lohnnebenkosten, ein aufwendiges Berichtswesen sowie langwierige Genehmigungsprozesse und Bürokratie bremsen die Leistungsfähigkeit der Wirtschaft spürbar aus.
Die Einflussmöglichkeiten auf diese Faktoren gering. Stattdessen gewinnt ein anderer Hebel zunehmend an Bedeutung: die konsequente Steigerung der Organisationseffizienz.
Die Effizienz einzelner Abteilungen oder Bereiche in einem Unternehmen bedeutet nicht zwingend eine hohe Organisationseffizienz. Für die Organisationseffizienz ist die End-to-End-Betrachtung der Prozesse entscheidend, die typischerweise abteilungs- und bereichsübergreifend gestaltet sind. Die Definition und Ausgestaltung der Schnittstellen spielen hierbei eine zentrale Rolle, um abteilungs- und bereichsübergreifend effizient sein zu können.
Wie Unternehmen Ihre Organisationseffizienz verbessern können
Mittelständische Unternehmen benötigen eine mehrstufige Betrachtung ihrer Abläufe. Jede Rolle muss die eigenen Prozessschritte kennen und so ausführen können, dass nachgelagerte Einheiten nahtlos anschließen können.
Nachfolgend sind einige typische Situationen in mittelständischen Unternehmen erklärt, die im Sinne der Verbesserung der Organisationseffizienz näher betrachtet werden sollten.
In der Verwaltung eines Unternehmens – also in Bereichen wie Auftragsabwicklung, Einkauf oder Finanzen – finden sich typischerweise verschiedene Kernprozesse, die für einen reibungslosen Ablauf entscheidend sind. Dazu gehört der Order‑to‑Cash‑Prozess, der den gesamten Weg vom Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang umfasst. Ebenso wichtig ist der Purchase‑to‑Pay‑Prozess, der vom identifizierten Bedarf bis zum Zahlungsausgang reicht. Ergänzt wird dies durch den Record‑to‑Report‑Prozess, der sämtliche buchhalterischen Tätigkeiten sowie Monats‑ und Quartalsabschlüsse beinhaltet.
Gerade hier entstehen häufig Ineffizienzen – etwa durch doppelte Datenerfassungen, parallele Excel-Listen und unklare Vollmachten. Ebenso führen unvollständige oder mangelhafte Stammdaten zu Reibungsverlusten über die gesamte Prozesskette hinweg.
In den unterschiedlichen Schnittstellen wird festgelegt, dass alle erforderlichen Informationen in der richtigen Qualität, vollständig und zeitgerecht zur Verfügung stehen. Hieraus ergeben sich die Anforderungen für eingehende, aber auch für abgehende Prozessketten in bzw. aus einer Abteilung.
In der Produktion finden sich regelmäßig der Kernprozess Order-to-Delivery (Auftragseingang bis Auslieferung). Hieraus ergeben sich die zentralen Themen einer Produktion mit dem Materialfluss, der Fertigungssteuerung, der Rüstzeiten, der Bestände und der Qualität sowie der Qualitätskontrolle.
Die effiziente Verknüpfung der Schnittstellen ist im Produktionsbereich zumeist deutlich komplexer. Einerseits muss der Informationszulauf mit allen relevanten Produktionsdaten sichergestellt werden. Ebenso liefert die Produktion an verschiedene Abteilungen oder Bereiche im Unternehmen Informationen zur Steuerung einzelner Aufträge und des Unternehmens als Ganzes. So sind beispielsweise Materialentnahmen zu dokumentieren und Arbeits- und Maschinenzeiten auftrags- oder abteilungsbezogen zu führen.
Effizienzsteigerungen werden vor allem durch eine ganzheitliche Betrachtung aller End-to-End-Prozesse erreicht. Jede organisatorische Einheit muss wissen, welche Anforderungen sie erfüllt und welche Vorleistungen nachgelagerte Prozessschritte benötigen. So entsteht eine Organisation, in der Rollen, Strukturen und Abläufe darauf ausgerichtet sind, Wertschöpfung verlässlich, zeitgerecht und mit minimalen Reibungsverlusten zu ermöglichen.
Die Einflussmöglichkeiten auf diese Faktoren gering. Stattdessen gewinnt ein anderer Hebel zunehmend an Bedeutung: die konsequente Steigerung der Organisationseffizienz.
Die Effizienz einzelner Abteilungen oder Bereiche in einem Unternehmen bedeutet nicht zwingend eine hohe Organisationseffizienz. Für die Organisationseffizienz ist die End-to-End-Betrachtung der Prozesse entscheidend, die typischerweise abteilungs- und bereichsübergreifend gestaltet sind. Die Definition und Ausgestaltung der Schnittstellen spielen hierbei eine zentrale Rolle, um abteilungs- und bereichsübergreifend effizient sein zu können.
Wie Unternehmen Ihre Organisationseffizienz verbessern können
Mittelständische Unternehmen benötigen eine mehrstufige Betrachtung ihrer Abläufe. Jede Rolle muss die eigenen Prozessschritte kennen und so ausführen können, dass nachgelagerte Einheiten nahtlos anschließen können.
Nachfolgend sind einige typische Situationen in mittelständischen Unternehmen erklärt, die im Sinne der Verbesserung der Organisationseffizienz näher betrachtet werden sollten.
In der Verwaltung eines Unternehmens – also in Bereichen wie Auftragsabwicklung, Einkauf oder Finanzen – finden sich typischerweise verschiedene Kernprozesse, die für einen reibungslosen Ablauf entscheidend sind. Dazu gehört der Order‑to‑Cash‑Prozess, der den gesamten Weg vom Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang umfasst. Ebenso wichtig ist der Purchase‑to‑Pay‑Prozess, der vom identifizierten Bedarf bis zum Zahlungsausgang reicht. Ergänzt wird dies durch den Record‑to‑Report‑Prozess, der sämtliche buchhalterischen Tätigkeiten sowie Monats‑ und Quartalsabschlüsse beinhaltet.
Gerade hier entstehen häufig Ineffizienzen – etwa durch doppelte Datenerfassungen, parallele Excel-Listen und unklare Vollmachten. Ebenso führen unvollständige oder mangelhafte Stammdaten zu Reibungsverlusten über die gesamte Prozesskette hinweg.
In den unterschiedlichen Schnittstellen wird festgelegt, dass alle erforderlichen Informationen in der richtigen Qualität, vollständig und zeitgerecht zur Verfügung stehen. Hieraus ergeben sich die Anforderungen für eingehende, aber auch für abgehende Prozessketten in bzw. aus einer Abteilung.
In der Produktion finden sich regelmäßig der Kernprozess Order-to-Delivery (Auftragseingang bis Auslieferung). Hieraus ergeben sich die zentralen Themen einer Produktion mit dem Materialfluss, der Fertigungssteuerung, der Rüstzeiten, der Bestände und der Qualität sowie der Qualitätskontrolle.
Die effiziente Verknüpfung der Schnittstellen ist im Produktionsbereich zumeist deutlich komplexer. Einerseits muss der Informationszulauf mit allen relevanten Produktionsdaten sichergestellt werden. Ebenso liefert die Produktion an verschiedene Abteilungen oder Bereiche im Unternehmen Informationen zur Steuerung einzelner Aufträge und des Unternehmens als Ganzes. So sind beispielsweise Materialentnahmen zu dokumentieren und Arbeits- und Maschinenzeiten auftrags- oder abteilungsbezogen zu führen.
Effizienzsteigerungen werden vor allem durch eine ganzheitliche Betrachtung aller End-to-End-Prozesse erreicht. Jede organisatorische Einheit muss wissen, welche Anforderungen sie erfüllt und welche Vorleistungen nachgelagerte Prozessschritte benötigen. So entsteht eine Organisation, in der Rollen, Strukturen und Abläufe darauf ausgerichtet sind, Wertschöpfung verlässlich, zeitgerecht und mit minimalen Reibungsverlusten zu ermöglichen.
