IT-Themen zu trainieren ist immer eine Herausforderung. Man muss mit äußeren Einflüssen wie begrenzten Budgets, eingeschränkter Verfügbarkeit von Trainierenden und Teilnehmenden und der Tatsache umgehen, dass für viele Mitarbeitende IT-Themen nicht das Kerngeschäft sind. Sie sind mit ihren Kernthemen wie Vertrieb, Logistik, Produktentwicklung und so weiter beschäftigt und wollen sich darauf konzentrieren. Aber genau deshalb ist es wichtig, sie effizient zu schulen.
Nur wie sieht das beste IT-Training aus?
Die Antwort ist so einfach wie komplex: das kommt darauf an. Welche Methode man anwendet, hängt von vielen Einflussfaktoren ab. Relevant sind dabei die Komplexität und Relevanz des zu erlernenden Themas und das zur Verfügung stehende Budget. Zugleich gilt es, die Zeit, die zur Verfügung steht, den Kenntnisstandes des Nutzers und die Anwendungs-Häufigkeit der zu erlernenden Tätigkeit im Arbeitsalltag zu beachten.
Einfach ausgedrückt, erfordern komplexere und unbekanntere Themen mehr Wiederholungen, um verinnerlicht zu werden. Einfachere Themen, die auf schon bekannten Arbeitsweisen aufbauen, lassen sich auch durch einfachere Methoden vermitteln. Zwei Beispiele: die Einführung einer neuen ERP-Software ist in der Regel komplex. Wenn Mitarbeitende bisher noch nicht mit dem ERP-System gearbeitet haben, dann empfiehlt sich hier ein umfassendes interaktives Training, das alle relevanten Prozesse abbildet, Übungen und Wiederholungen enthält und Rückfragen ermöglicht. Hier ist oft ein „Blended Learning“ Ansatz sinnvoll, auf den wir in einem der kommenden Beiträge näher eingehen. Die Änderung eines einzelnen Buttons, der einen bekannten Prozess leicht verändert, lässt sich oft durch eine allgemeine Mitteilung und eine angepasste Anleitung ausreichend kommunizieren, weil das Thema einfach und prinzipiell bekannt ist.
Wichtig in beiden Beispielen ist aber vor allem ein Wort: Prozess! Egal, ob es um komplexe Themen oder um einfache geht, die Vermittlung des Wissens sollte immer entlang von Arbeitsabläufen und Prozessen abgebildet werden. Allgemeine Erklärungen bleiben immer abstrakt. Erst, wenn man sie mit seinen eigenen Aufgaben verbindet, kann man den Nutzen der Anwendung verstehen und sich in die Funktionen des Systems hineindenken. So bildet die Arbeit der Teilnehmenden den roten Faden eines Trainings, nicht die Möglichkeiten, die das System in aller Fülle bietet.
Je komplexer und unbekannter ein System ist, umso wichtiger wird Interaktivität im Training. Beginnend bei einfachen Rückfragen, über Lernzielabfragen hin zu Übungen und der Möglichkeit, anhand von Aufgaben das neue System selbst zu erkunden, ist alles hilfreich, was es erlaubt, sich dem neuen System anzunähern, es zu erfahren.
Schulen dann, wenn es benötigt wird
Ein weiterer wichtiger Aspekt des Trainings ist die zeitliche Nähe zur Nutzung des neuen Systems. Und das kann durchaus einzelne Module betreffen. In IT-Einführungsprojekten neigt man dazu, alle Bestandteile vor GoLive zu vermitteln. Ebenso wird in Onboarding-Prozessen oft am ersten oder zweiten Tag alles erklärt, was wichtig ist. Aber ist es sinnvoll, die Änderungen im Jahresabschluss im Sommer zu erklären? Hat man die relevanten Infos noch parat, wenn man sie benötigt? Wäre es nicht besser, darauf einzugehen, wenn das Thema wirklich ansteht? Bestimmte Prozesse sollte man nach diesem Prinzip aus dem GoLive-Training auslagern und zeitlich verschieben. Oft reduziert das auch den Traingsaufwand, weil das System ansich zu dem späteren Zeitpunkt bereits bekannt ist und man darauf aufbauen kann. Das erlaubt auch die Anwendung anderer Methoden, wie zum Beispiel E-Learnings, die flexibel abrufbar sind, wenn sie gebraucht werden und die zu erlernende Aufgabe ansteht.
Fazit
Wie ein Training gestaltet wird, hängt von vielen Einflussfaktoren ab. Es sollte aber immer nah an der tatsächlichen Arbeit der Teilnehmenden gestaltet, also Prozessorientiert, sein und Interaktivität erlauben. Für einige Aspekte und Module ist Flexibilität besonders wichtig. Und wenn unterschiedliche Voraussetzungen und Lernpotenziale gegeben sind, sollte man versuchen, ein adaptives Modell zu wählen. Mehr dazu in einem unserer nächsten Beiträge.
Nur wie sieht das beste IT-Training aus?
Die Antwort ist so einfach wie komplex: das kommt darauf an. Welche Methode man anwendet, hängt von vielen Einflussfaktoren ab. Relevant sind dabei die Komplexität und Relevanz des zu erlernenden Themas und das zur Verfügung stehende Budget. Zugleich gilt es, die Zeit, die zur Verfügung steht, den Kenntnisstandes des Nutzers und die Anwendungs-Häufigkeit der zu erlernenden Tätigkeit im Arbeitsalltag zu beachten.
Einfach ausgedrückt, erfordern komplexere und unbekanntere Themen mehr Wiederholungen, um verinnerlicht zu werden. Einfachere Themen, die auf schon bekannten Arbeitsweisen aufbauen, lassen sich auch durch einfachere Methoden vermitteln. Zwei Beispiele: die Einführung einer neuen ERP-Software ist in der Regel komplex. Wenn Mitarbeitende bisher noch nicht mit dem ERP-System gearbeitet haben, dann empfiehlt sich hier ein umfassendes interaktives Training, das alle relevanten Prozesse abbildet, Übungen und Wiederholungen enthält und Rückfragen ermöglicht. Hier ist oft ein „Blended Learning“ Ansatz sinnvoll, auf den wir in einem der kommenden Beiträge näher eingehen. Die Änderung eines einzelnen Buttons, der einen bekannten Prozess leicht verändert, lässt sich oft durch eine allgemeine Mitteilung und eine angepasste Anleitung ausreichend kommunizieren, weil das Thema einfach und prinzipiell bekannt ist.
Wichtig in beiden Beispielen ist aber vor allem ein Wort: Prozess! Egal, ob es um komplexe Themen oder um einfache geht, die Vermittlung des Wissens sollte immer entlang von Arbeitsabläufen und Prozessen abgebildet werden. Allgemeine Erklärungen bleiben immer abstrakt. Erst, wenn man sie mit seinen eigenen Aufgaben verbindet, kann man den Nutzen der Anwendung verstehen und sich in die Funktionen des Systems hineindenken. So bildet die Arbeit der Teilnehmenden den roten Faden eines Trainings, nicht die Möglichkeiten, die das System in aller Fülle bietet.
Je komplexer und unbekannter ein System ist, umso wichtiger wird Interaktivität im Training. Beginnend bei einfachen Rückfragen, über Lernzielabfragen hin zu Übungen und der Möglichkeit, anhand von Aufgaben das neue System selbst zu erkunden, ist alles hilfreich, was es erlaubt, sich dem neuen System anzunähern, es zu erfahren.
Schulen dann, wenn es benötigt wird
Ein weiterer wichtiger Aspekt des Trainings ist die zeitliche Nähe zur Nutzung des neuen Systems. Und das kann durchaus einzelne Module betreffen. In IT-Einführungsprojekten neigt man dazu, alle Bestandteile vor GoLive zu vermitteln. Ebenso wird in Onboarding-Prozessen oft am ersten oder zweiten Tag alles erklärt, was wichtig ist. Aber ist es sinnvoll, die Änderungen im Jahresabschluss im Sommer zu erklären? Hat man die relevanten Infos noch parat, wenn man sie benötigt? Wäre es nicht besser, darauf einzugehen, wenn das Thema wirklich ansteht? Bestimmte Prozesse sollte man nach diesem Prinzip aus dem GoLive-Training auslagern und zeitlich verschieben. Oft reduziert das auch den Traingsaufwand, weil das System ansich zu dem späteren Zeitpunkt bereits bekannt ist und man darauf aufbauen kann. Das erlaubt auch die Anwendung anderer Methoden, wie zum Beispiel E-Learnings, die flexibel abrufbar sind, wenn sie gebraucht werden und die zu erlernende Aufgabe ansteht.
Fazit
Wie ein Training gestaltet wird, hängt von vielen Einflussfaktoren ab. Es sollte aber immer nah an der tatsächlichen Arbeit der Teilnehmenden gestaltet, also Prozessorientiert, sein und Interaktivität erlauben. Für einige Aspekte und Module ist Flexibilität besonders wichtig. Und wenn unterschiedliche Voraussetzungen und Lernpotenziale gegeben sind, sollte man versuchen, ein adaptives Modell zu wählen. Mehr dazu in einem unserer nächsten Beiträge.
