Ein Beispiel aus dem Modehandel: Service-Qualität auf Top-Niveau

Die Gustav Ramelow KG, ein Bekleidungsfilialist mit Geschäften in Elmshorn, Heide, Uelzen und Stendal, berichtet von massiven Fortschritten bei der Personaleinsatzplanung nach Einführung der Planungssoftware SEAKproHR aus dem Hause SEAK Software, Reinbek.

Basis dieser positiven Entwicklung ist die Zusammenführung von Zeitwirtschaft (Berechnung von Arbeitszeiten, Pausen, Zuschlägen etc.) mit der Personaleinsatzplanung. Außerdem werden die Planer jetzt zeitnah mit wichtigen Leistungskennzahlen versorgt. Diese erlauben realistische Hochrechnungen für die laufende Planungsperiode und kurzfristige Anpassungen des Personaleinsatzplans. Auch die technische Sicherheit des Systems durch Installation aktueller Hard- und Software wurde erhöht.

Ramelow startete mit einem Test der Leistungsfähigkeit des Systems. Dabei analysierten die SEAK-Experten eine Planungszone (Abteilung einer Ramelow-Filiale) bezüglich Stundenzeiten und Kassenbons pro Tag. Die Ergebnisse dienten der Ermittlung der Stundenleistung je Mitarbeiter. So wurden Über- und Unterbesetzungen sowie zu starre Besetzungsmuster sichtbar. Bei einer solchen Vorgehensweise differenziert SEAKproHR nach Verkaufsleistung und Nebentätigkeiten (Lager, Logistik) und sorgt so für zusätzliche Transparenz.

Wie es heißt, habe der System-Test auf unausgeschöpftes Potenzial im Bereich des Personaleinsatzes hingewiesen. Dies gab den Ausschlag für die Neueinführung der SEAK-Lösung. Die zentralen Erfolge:

• Die Verkaufsmitarbeiter sind jetzt genau dann auf der Fläche, wenn die Frequenz vorhanden ist und Umsatz gemacht werden kann,
• der Erfolg der Planung lässt sich jederzeit stundengenau am erzielten Umsatz je Mitarbeiter überprüfen und
• die Verwaltungsaufgaben wie die Berechnung von Überstunden am Jahresende können wesentlich einfacher und schneller durchgeführt werden.

SEAK Software ist führender Anbieter von IT-Lösungen für den Personaleinsatz im Einzelhandel. Zum Kundenkreis gehören heute inhabergeführte Fachgeschäfte ebenso wie Filialisten und international agierende Hersteller mit eigenen Einzelhandelsaktivitäten. Das System SEAKproHR ermöglicht die Integration der im Handel verwendeten Systeme dank standardisierter Schnittstellen. So können die Daten wie Besucherzähler, Warenwirtschafts- und Personalstammdaten automatisiert und zeitnah übernommen werden. Die IT-Lösung ermittelt Kennziffern wie Umsatz je Stunde, Teile pro Bon und die Käuferquote (Käufer im Verhältnis zu Besuchern). Diese Daten dienen dazu, die optimalen Stundenleistungen für starke und schwache Tage zu berechnen und den Personalbedarf an die Frequenz anzupassen.

Personaleinsatzplanungen mit SEAKproHR machen zudem Tage und Monate mit Über- und Unterdeckungen sichtbar. "Dies sind Informationen, die insbesondere bei der Urlaubsplanung und der Umverteilung der Stunden von schwachen in starke Zeiten unterstützen", heißt es bei SEAK. Diese Planungsaufgaben können sowohl zentral als auch in den Filialen oder Abteilungen erfolgen. Hinzu kommen Auswertungen für beliebige Zeiträume, Unternehmensbereiche und Personenkreise. Das SEAK-System dient außerdem der Zeitwirtschaft, also der Erfassung von Kommt/Geht-Zeiten der Mitarbeiter. Diese werden mit den geplanten Zeiten abgeglichen. Die Daten sind auch für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung exportierbar.