Die Gemeinde Rastede hat sich für eine verwaltungsweite Einführung von SAPERION entschieden. Im ersten Schritt werden im Geschäftsbereich Haushalt und Finanzen ein Großteil der aktuell anfallenden Dokumente elektronisch archiviert. Darüber hinaus realisiert die Gemeinde eine digitale Aktenverwaltung im Bereich Steuern auf Basis von SAPERION. Die Lösung wurde von der WMD (Workflow Management & Document Consulting) in Zusammenarbeit mit dem Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) implementiert.
Ziel des DMS-Einsatzes ist es, eine papierlose Verwaltung zu erreichen. Dazu wurde zunächst eine revisionssichere Archivierung aller Kassenanordnungen und –belege im Bereich des Finanzwesens realisiert und anschließend im Bereich Steuern die digitale Aktenverwaltung eingeführt – und zwar sowohl für neu anzulegende Steuerakten wie auch für die bereits vorhandenen Bestandsakten. Dies umfasst in den Bereichen Finanzwesen/Kasse und Steuern ein Belegvolumen von rund 80.000 Dokumenten pro Jahr sowie rund 12.000 Bestandsakten mit ca. 220.000 Blatt Papier.
SAPERION wurde in dem Projekt an UVN FIN, das Finanz- und Kassenverfahren der KDO sowie an MS Office 2003 angebunden. Alle EDV-erzeugten Dokumente werden nun automatisiert direkt aus UVN FIN heraus revisionssicher archiviert. Dazu gehören der komplette Schriftwechsel mit Stammdatenzuordnung, Zahlungsanordnungen mit Zonen-OCR und Stammdatenzuordnung der Indexdaten, Steuerbescheide sowie Messbescheide der Finanzämter. Papierbelege werden in beiden Fachbereichen an je einem Arbeitsplatz mit Hilfe der Beleglesungssoftware Kofax Ascent Capture eingescannt und an SAPERION übergeben.
Im Jahr 2009 wird die KDO bei der Gemeinde Rastede in Folge der Umstellung von Kameralistik auf Doppik SAP einführen. Das SAP-System wird damit das bisherige UVN FIN-System ablösen und kann dann per R/Link-Schnittstelle an SAPERION angeschlossen werden.
Im Rahmen der Umstellung auf kaufmännisches Rechnungswesen plant die Gemeinde Rastede die Einführung des SAPERION Workflows, um damit eine automatisierte Vorgangsbearbeitung sicherzustellen, wie z. B. den Vorgang der Rechnungsprüfung und -freigabe. Zwischenzeitlich soll SAPERION in weiteren Ausbaustufen als verwaltungsweite DMS-Lösung in den verschiedenen Fachbereichen der Gemeinde Rastede eingesetzt werden. Im Zuge dieser Erweiterungen ist auch die Einführung einer zentralen Posteingangsverarbeitung und Postverteilung vorgesehen.
Dr. Rolf Beyer, Verbandsgeschäftsführer der KDO zur Entscheidung für WMD als Realisationspartner und SAPERION als DMS-Lösung: „Zwischen der KDO und der WMD besteht eine erprobte und enge Kooperation. Die WMD ist darauf spezialisiert, kompetent für Öffentliche Verwaltungen standardisierte, ganzheitliche Gesamtlösungen zu konzeptionieren und umzusetzen." Überzeugend war auch die SAPERION-Technologie, mit ihrer hohen Skalierbarkeit und Modularität, der Eignung als ASP-System sowie die problemlose Anbindung an SAP, INFOMA und UVN-Verfahren.
Ziel des DMS-Einsatzes ist es, eine papierlose Verwaltung zu erreichen. Dazu wurde zunächst eine revisionssichere Archivierung aller Kassenanordnungen und –belege im Bereich des Finanzwesens realisiert und anschließend im Bereich Steuern die digitale Aktenverwaltung eingeführt – und zwar sowohl für neu anzulegende Steuerakten wie auch für die bereits vorhandenen Bestandsakten. Dies umfasst in den Bereichen Finanzwesen/Kasse und Steuern ein Belegvolumen von rund 80.000 Dokumenten pro Jahr sowie rund 12.000 Bestandsakten mit ca. 220.000 Blatt Papier.
SAPERION wurde in dem Projekt an UVN FIN, das Finanz- und Kassenverfahren der KDO sowie an MS Office 2003 angebunden. Alle EDV-erzeugten Dokumente werden nun automatisiert direkt aus UVN FIN heraus revisionssicher archiviert. Dazu gehören der komplette Schriftwechsel mit Stammdatenzuordnung, Zahlungsanordnungen mit Zonen-OCR und Stammdatenzuordnung der Indexdaten, Steuerbescheide sowie Messbescheide der Finanzämter. Papierbelege werden in beiden Fachbereichen an je einem Arbeitsplatz mit Hilfe der Beleglesungssoftware Kofax Ascent Capture eingescannt und an SAPERION übergeben.
Im Jahr 2009 wird die KDO bei der Gemeinde Rastede in Folge der Umstellung von Kameralistik auf Doppik SAP einführen. Das SAP-System wird damit das bisherige UVN FIN-System ablösen und kann dann per R/Link-Schnittstelle an SAPERION angeschlossen werden.
Im Rahmen der Umstellung auf kaufmännisches Rechnungswesen plant die Gemeinde Rastede die Einführung des SAPERION Workflows, um damit eine automatisierte Vorgangsbearbeitung sicherzustellen, wie z. B. den Vorgang der Rechnungsprüfung und -freigabe. Zwischenzeitlich soll SAPERION in weiteren Ausbaustufen als verwaltungsweite DMS-Lösung in den verschiedenen Fachbereichen der Gemeinde Rastede eingesetzt werden. Im Zuge dieser Erweiterungen ist auch die Einführung einer zentralen Posteingangsverarbeitung und Postverteilung vorgesehen.
Dr. Rolf Beyer, Verbandsgeschäftsführer der KDO zur Entscheidung für WMD als Realisationspartner und SAPERION als DMS-Lösung: „Zwischen der KDO und der WMD besteht eine erprobte und enge Kooperation. Die WMD ist darauf spezialisiert, kompetent für Öffentliche Verwaltungen standardisierte, ganzheitliche Gesamtlösungen zu konzeptionieren und umzusetzen." Überzeugend war auch die SAPERION-Technologie, mit ihrer hohen Skalierbarkeit und Modularität, der Eignung als ASP-System sowie die problemlose Anbindung an SAP, INFOMA und UVN-Verfahren.
