"Die Mühlen des Gesetzes mahlen langsam, aber sie mahlen stetig und sicher" - so oder so ähnlich lautet eine Weisheit, an die sich mancher Unternehmenschef, Buchhalter oder auch Manager angesichts der Aussicht erinnert fühlen könnte, juristisch belastbare Informationen aus seinem E-Mail-Account vorlegen zu müssen. Diese haben nämlich erst dann Beweiskraft, wenn sie "revisionssicher" archiviert worden waren. Der Hamburger Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, Spezialist für Informationstechnologie und Mitglied des Gesetzgebungsausschusses für Informationsrecht des Deutschen Anwaltvereins (DAV), hat dem Schwäbisch Gmünder Software-Unternehmen "rent a brain" bescheinigt, dass dessen E-Mail-Archivierungs-Software "iMarc" alle Anforderungen an eine Revisions- und Beweissicherheit erfüllt.
Bereits im Jahr 2001 machte weitgehend unbemerkt von der Öffentlichkeit ein Schreiben aus dem Bundesministerium für Finanzen die Runde, in welchem zu den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vor dem Hintergrund der neuen Abgabenordnung (AO) Stellung bezogen wurde. Mit dem 1. Januar 2002 nämlich erhielt die Finanzverwaltung weitreichende Zugriffsrechte auf die elektronische Datenverarbeitung von Unternehmen. Daher muss heute jede Buchhaltung den GDPdU genügen. Dieser ursprünglich rein fiskalische Anspruch hat sich mittlerweile auf die revisionssichere und beweiskräftige Archivierung von E-Mails ausgeweitet. Der in Bonn ansässige "Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) hat hierzu zehn Gebote formuliert, die Anfang Mai in der Computerwoche veröffentlicht wurden:
1. Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren.Das bedeutet, dass die Dokumente verlässlich und rechtskonform aufzubewahren sind.
2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv verloren gehen.Dieses an und für sich selbstverständliche Gebot heißt, dass alle notwendigen Dokumente vollständig erfasst und archiviert werden müssen.
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.Dieses Gebot weist auf die Wichtigkeit der sofortigen Ablage von Dokumenten hin. Die Dokumente müssen in einem elektronischen Archiv vollständig, strukturell unberührt und zu jedem Zeitpunkt aufrufbar abgelegt sein.
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.Das bedeutet, dass die archivierten Dokumente die Original-Dokumente sein müssen.
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.Diese Anforderung soll vertrauliche Informationen wie Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten schützen.
6. Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen.Der maximal zu tolerierende Zeitaufwand ist nach Maßgabe des VOI abhängig vom jeweils aktuellen Stand der IT-Technik und vom Zusammenhang, in dem das Dokument vorgelegt werden soll.
7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.Das heißt, der Zeitpunkt, zu dem das Dokument gelöscht werden kann, ist entweder rechtlichen, technischen oder betriebsinternen Regelungen zu entnehmen.
8. Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden.Dieses Gebot hat seine Entsprechung im sogenannten Radierverbot bei der Buchführung. Nachträgliche Veränderungen des Dokumentes müssen erkennbar und protokolliert sein. Der Zustand des ursprünglichen Dokumentes muss jederzeit ersichtlich sein.
9. Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen.Mit diesem Gebot soll ohne Zweifel belegbar sein, dass der Betreiber des Archivierungssystems im Sinne der Gebote arbeitet. Dafür muss eine Prozessdokumentation angefertigt werden. Zudem muss der regelkonforme Betrieb mit Hilfe von Systemprotokollen überprüft werden können.
10. Keine Migration oder Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze.Hier soll sichergestellt werden, dass der Einsatz von Neuerungen bei Hard- und Software die genannten Gebote zur beweissicheren und revisionssicheren Archivierung nicht unterbrechen oder beeinträchtigen.
"iMarc" ist derzeit die einzige E-Mail-Archivierungs-Software auf dem Markt, die alle zehn Gebote vollständig einhalten kann.
Bereits im Jahr 2001 machte weitgehend unbemerkt von der Öffentlichkeit ein Schreiben aus dem Bundesministerium für Finanzen die Runde, in welchem zu den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vor dem Hintergrund der neuen Abgabenordnung (AO) Stellung bezogen wurde. Mit dem 1. Januar 2002 nämlich erhielt die Finanzverwaltung weitreichende Zugriffsrechte auf die elektronische Datenverarbeitung von Unternehmen. Daher muss heute jede Buchhaltung den GDPdU genügen. Dieser ursprünglich rein fiskalische Anspruch hat sich mittlerweile auf die revisionssichere und beweiskräftige Archivierung von E-Mails ausgeweitet. Der in Bonn ansässige "Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) hat hierzu zehn Gebote formuliert, die Anfang Mai in der Computerwoche veröffentlicht wurden:
1. Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren.Das bedeutet, dass die Dokumente verlässlich und rechtskonform aufzubewahren sind.
2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv verloren gehen.Dieses an und für sich selbstverständliche Gebot heißt, dass alle notwendigen Dokumente vollständig erfasst und archiviert werden müssen.
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.Dieses Gebot weist auf die Wichtigkeit der sofortigen Ablage von Dokumenten hin. Die Dokumente müssen in einem elektronischen Archiv vollständig, strukturell unberührt und zu jedem Zeitpunkt aufrufbar abgelegt sein.
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.Das bedeutet, dass die archivierten Dokumente die Original-Dokumente sein müssen.
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.Diese Anforderung soll vertrauliche Informationen wie Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten schützen.
6. Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen.Der maximal zu tolerierende Zeitaufwand ist nach Maßgabe des VOI abhängig vom jeweils aktuellen Stand der IT-Technik und vom Zusammenhang, in dem das Dokument vorgelegt werden soll.
7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.Das heißt, der Zeitpunkt, zu dem das Dokument gelöscht werden kann, ist entweder rechtlichen, technischen oder betriebsinternen Regelungen zu entnehmen.
8. Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden.Dieses Gebot hat seine Entsprechung im sogenannten Radierverbot bei der Buchführung. Nachträgliche Veränderungen des Dokumentes müssen erkennbar und protokolliert sein. Der Zustand des ursprünglichen Dokumentes muss jederzeit ersichtlich sein.
9. Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen.Mit diesem Gebot soll ohne Zweifel belegbar sein, dass der Betreiber des Archivierungssystems im Sinne der Gebote arbeitet. Dafür muss eine Prozessdokumentation angefertigt werden. Zudem muss der regelkonforme Betrieb mit Hilfe von Systemprotokollen überprüft werden können.
10. Keine Migration oder Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze.Hier soll sichergestellt werden, dass der Einsatz von Neuerungen bei Hard- und Software die genannten Gebote zur beweissicheren und revisionssicheren Archivierung nicht unterbrechen oder beeinträchtigen.
"iMarc" ist derzeit die einzige E-Mail-Archivierungs-Software auf dem Markt, die alle zehn Gebote vollständig einhalten kann.
