Die BWF Offermann, Schmid & Co. KG erzielt durch die Automatisierung des Rechnungsverarbeitungs-prozesses mit Unterstützung der ReadSoft GmbH, Neu-Isenburg, heute enorme Zeit- und Kostenvorteile. Das in den Bereichen Umwelt-Technologie, Wollfilz und Kunststoff-Technologie tätige Unternehmen BWF stellt Filtermaterial für Filteranlagen an Kraftwerken und Müllverbrennungsanlagen her, produziert für die textile Industrie beispielsweise Unterkragenfilz für Anzüge und fertigt Profile für den Ladenbau. Am Anfang des Projekts standen die Durchleuchtung des Prozesses und die Erarbeitung eines Soll-Konzeptes. "Danach ist die Rechnung auch für ein vergleichsweise niedriges Volumen von 20.000 Rechnungen pro Jahr aufgegangen", bestätigt Josy Miller, Leiter Rechnungswesen der BWF. Das Unternehmen optimierte mit der Unterstützung von ReadSoft den gesamten Prozess im Rechnungswesen unter SAP R/3. Die Software INVOICES erfasst zunächst die Belege digital und interpretiert diese. Wenn relevante Informationen nicht vollständig ausgelesen wurden oder auf der Rechnung nicht enthalten sind, ergänzt ein Sachbearbeiter die fehlenden Daten bequem am Bildschirm. Im Invoice Cockpit der Ebydos AG, dem exklusiven Kooperationspartner von ReadSoft weltweit für die SAP-Integration, wird dann der gesamte Buchungsprozess mit hoher Intelligenz und zusätzlichen Techniken hochgradig automatisiert. Die Buchhalter können die Dokumente von ihrer gewohnten Systemumgebung aus aufrufen und werden von redundanten Routinearbeiten entlastet. Eine "Ampelfunktion" z.B. direkt im Cockpit macht Wareneingangsbuchungen kenntlich. Der Sachbearbeiter ruft nur die Belege auf, bei denen der Wareneingang bereits gebucht ist. Der ebenfalls homogen in die Gesamtlösung integrierte Web Cycle von Ebydos unterstützt effizient den Ablauf der Prüfung und beschleunigt und automatisiert Freigabeprozesse, so dass vom Rechnungseingang bis zum Archiv eine vollständige Transparenz erreicht wird. Das Monitoring dient u.a. dazu, die Prozessqualität kontinuierlich zu erhöhen. Die Protokollfunktionen dokumentieren jede Aktivität. Die zuständigen Personen erhalten per E-Mail eine Nachricht über anstehende Aktionen.
"Wir haben uns für die Prozess-Lösung von ReadSoft entschieden, um die Arbeitsabläufe im Rechnungswesen effizienter zu gestalten. Die Bearbeitungszeiten für die einzelnen Belege haben sich bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität deutlich verkürzt", sagt Josy Miller von BWF. Um alle Arbeitsschritte bei BWF optimal zu unterstützen, wurde die Lösung den Prozessen im Unternehmen angepasst. Das System ist nun auch in der Lage, automatisch die Kontierungsdaten den entsprechenden Kostenstellen zuzuordnen. "Wir haben versucht, die Kosten gering zu halten. Das SAP-Know-how unserer Mitarbeiter machte das möglich. Denn wir haben, unterstützt durch ReadSoft, die individuellen Funktionalitäten in eigener Regie entwickelt", erklärt Miller.
Mehrere hundert Projekte im Bereich der Rechnungsverarbeitung, darunter auch zahlreiche bei internationalen Anwendern, hat ReadSoft inzwischen erfolgreich in Europa durchgeführt. In etwa der Hälfte der Fälle wurde der Rechnungsprozess auf höchstem Level in SAP integriert.
Bei einem erhöhten Rechnungseingang lassen sich die Prozesse im Unternehmen darüber hinaus mit weiteren Funktionalitäten automatisieren. ReadSoft bietet hierzu die neue Produktplattform ReadSoft DOCUMENTS, die neben dem beschriebenen Rechnungsprozess mit der Business Solution Invoices unter anderem auch den E-Mail-basierten Austausch von Rechnungen ermöglicht.
Über die Ebydos AG:
Die Ebydos AG mit Sitz in Frankfurt am Main bietet seit vier Jahren erfolgreich Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen an. Die drei Geschäftsfelder der Ebydos AG sind SAP-Lösungen, SAP-Entwicklung und -Consulting sowie Individuallösungen und IT-Dienstleistungen. Besonderes Markenzeichen des Unternehmens ist die ausgewiesene SAP-Entwicklungs- und Beratungskompetenz, die auf der langjährigen Erfahrung der Entwickler im SAP-Umfeld beruht. Die Qualität von Software und Dienstleistung drückt sich in langjährigen Kundenbeziehungen aus.
"Wir haben uns für die Prozess-Lösung von ReadSoft entschieden, um die Arbeitsabläufe im Rechnungswesen effizienter zu gestalten. Die Bearbeitungszeiten für die einzelnen Belege haben sich bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität deutlich verkürzt", sagt Josy Miller von BWF. Um alle Arbeitsschritte bei BWF optimal zu unterstützen, wurde die Lösung den Prozessen im Unternehmen angepasst. Das System ist nun auch in der Lage, automatisch die Kontierungsdaten den entsprechenden Kostenstellen zuzuordnen. "Wir haben versucht, die Kosten gering zu halten. Das SAP-Know-how unserer Mitarbeiter machte das möglich. Denn wir haben, unterstützt durch ReadSoft, die individuellen Funktionalitäten in eigener Regie entwickelt", erklärt Miller.
Mehrere hundert Projekte im Bereich der Rechnungsverarbeitung, darunter auch zahlreiche bei internationalen Anwendern, hat ReadSoft inzwischen erfolgreich in Europa durchgeführt. In etwa der Hälfte der Fälle wurde der Rechnungsprozess auf höchstem Level in SAP integriert.
Bei einem erhöhten Rechnungseingang lassen sich die Prozesse im Unternehmen darüber hinaus mit weiteren Funktionalitäten automatisieren. ReadSoft bietet hierzu die neue Produktplattform ReadSoft DOCUMENTS, die neben dem beschriebenen Rechnungsprozess mit der Business Solution Invoices unter anderem auch den E-Mail-basierten Austausch von Rechnungen ermöglicht.
Über die Ebydos AG:
Die Ebydos AG mit Sitz in Frankfurt am Main bietet seit vier Jahren erfolgreich Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen an. Die drei Geschäftsfelder der Ebydos AG sind SAP-Lösungen, SAP-Entwicklung und -Consulting sowie Individuallösungen und IT-Dienstleistungen. Besonderes Markenzeichen des Unternehmens ist die ausgewiesene SAP-Entwicklungs- und Beratungskompetenz, die auf der langjährigen Erfahrung der Entwickler im SAP-Umfeld beruht. Die Qualität von Software und Dienstleistung drückt sich in langjährigen Kundenbeziehungen aus.
