Automobilzulieferkonzern verarbeitet künftig mit ReadSoft-Anwendung 1,5 Millionen Rechnungen

Die ZF Friedrichshafen AG setzt seit Juli 2010 eine Lösung von ReadSoft für die Automatisierung des Rechnungseingangs in SAP ein. Ziel des Automobilzulieferkonzerns ist es, die Kreditorenprozesse in allen Gesellschaften zu standardisieren. Insgesamt soll so nach der Implementierungsphase ein Rechnungsvolumen von 1,5 Millionen Belegen p.a. einheitlich verarbeitet werden. Das ZF-Projektteam erwartet von der Softwareeinführung Einsparungen und Effizienzsteigerungen im Rechnungswesen. Mit der ReadSoft-Anwendung wurden Teile einer bereits bestehenden Software abgelöst, so dass nun auch komplette Abläufe in SAP automatisiert abgebildet werden können. Die SAP-zertifizierte Cockpit-Lösung von ReadSoft liefert einen vollständigen Überblick über alle Rechnungen, einschließlich der per EDI übermittelten Rechnungsdaten. Mit der ergänzenden Workflow-Komponente werden Rechnungen zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und Rechnungsfreigaben eingeholt. Die neue Anwendung ist nach einer ausgiebigen Pilotierung und Testphase heute bereits an sieben Standorten in Deutschland im Einsatz. Der Roll-out auf der Basis eines Templates erfolgt in Deutschland bis Herbst 2011.

ZF ist ein weltweit führender Automobilzulieferkonzern in der Antriebs- und Fahrwerktechnik mit 123 Produktionsgesellschaften in 27 Ländern. Der Konzern mit rund 64.000 Mitarbeitern erzielte 2010 einen Umsatz in der Größenordnung von 12,9 Milliarden Euro. Auf der Rangliste der Automobilzulieferer ist ZF unter den zehn größten Unternehmen weltweit. "Wir wünschten uns eine Lösung, die sich für den internationalen Roll-out eignet und somit in der Lage ist, die Prozesse in allen Divisionen und an allen Standorten einheitlich zu gestalten. Die Wahl fiel unter anderem deshalb auf ReadSoft, weil das Unternehmen als internationaler Anbieter die notwendige Erfahrung und Projektunterstützung vor Ort bieten kann", berichtet Michael Heuss, IT-Projektleiter im zentralen Roll-out-Team. Eine für den Automotive-Markt typische Anforderung von ZF ist der hohe Anteil an zu verarbeitenden EDI-Belegen. Diese sowie andere Rechnungen werden bei dem Automobilzulieferer gegen aktuelle Lieferscheine sowie Lieferpläne geprüft. Die Lieferpläne sind in SAP angelegt und definieren für lange Zeiträume - teilweise über mehrere Jahre hinweg - welche Komponenten zu welchem Zeitpunkt geliefert werden müssen. Durch die Automatisierung des Prozesses mit der Cockpit-Lösung von ReadSoft soll der Prozess des Datenabgleichs beschleunigt und transparent gemacht werden. Mit der neuen Lösung werden schwer lesbare Informationen aus den EDI-Datenströmen im Cockpit in einer nachvollziehbaren und verständlichen Form aufbereitet und zusammen mit den Informationen aller anderen Eingangsrechnungen in einem zentralen Rechnungseingangsbuch zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Insbesondere für externe Prüfer (Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer) ermöglicht diese Visualisierung die Nachvollziehbarkeit der EDI-Rechnungen und der Freigabeverfahren aller Rechnungen. "Durch die neue Lösung wird sich auch die Rolle des Buchhalters verändern: so werden unsere Mitarbeiter in Zukunft weniger Routine-Tätigkeiten ausführen und vermehrt den Rechnungsbearbeitungsprozess managen, indem sie entsprechende Nachfragen effizient und schnell bearbeiten", kommentiert Alexander König, Leiter Betreuung Auslandsgesellschaften bei ZF.