Die automatisierte Erfassung von Rechnungen wurde bei dem Automobilspezialisten etappenweise eingeführt. Zunächst wurden Rechnungen ohne Bestellbezug gescannt und optimiert, danach die A-Lieferanten, die etwa die Hälfte der Rechnungen mit Bestellbezug ausmachten. Zum Schluss wurden die restlichen Lieferanten in die automatisierte Verarbeitung mit aufgenommen. Die Rechnungen mit einem Bestellbezug werden automatisiert mit den Bestelldaten im SAP-Materialmanagement abgeglichen. Hierfür liest die Software von ReadSoft sogar Line-Items, also einzelne Rechnungspositionen aus.
Herausforderungen in der täglichen Arbeit bringt immer wieder das völlig uneinheitliche Beleggut mit sich: Besonders ausländische Lieferanten fallen durch eine schlechte Papierqualität, zu helles Druckbild und eine schwierige Positionierung von Schlüsselinformationen auf den Rechnungsbelegen auf.
Seit dem Go-Life arbeitet ElringKlinger kontinuierlich an der Optimierung der Prozesse, um die Automatisierungsrate, sprich die Dunkelverarbeitung der Eingangsrechnungen vom Scannen bis zur automatischen Buchung, immer weiter zu verbessern. Auch Erweiterungen der Lösung sind jetzt geplant: So sollen durch eine weitere Zusatzprogrammierung auch Auftragsbestätigungen gescannt und in SAP verarbeitet werden. Ebenfalls vorgesehen ist das Scannen von Lieferscheinen, die über ähnliche Prozessroutinen wie die Eingangsrechnungen das System durchlaufen sollen.