Automatisierte Belegverarbeitung in Bestell-, Liefer und Rechnungsprozessen

Belege aus dem gesamten Bestell- und Lieferprozess sowie deren automatisierte Verarbeitung stehen im Fokus des diesjährigen CeBIT-Messeauftritts von ReadSoft. Der SAP-Partner präsentiert in Hannover sein aktuelles Lieferschein-Cockpit, welches vor allem dazu dient, die immer noch sehr hohen Aufwände für die Lieferscheinrecherche in Unternehmen zu reduzieren. Auch die Bearbeitung der Lieferscheine wird vereinfacht, indem der Anwender einfach zwischen SAP-Buchungsvorschlag und gescanntem Beleg hin und herschalten kann. Darüber hinaus wird es auf der CeBIT einen Ausblick auf ein neues Cockpit für Auftragsbestätigungen von ReadSoft geben, welches eine komfortable Ergänzung zu bisherigen SAP-Lösungen für die Materialwirtschaft darstellt.

In diesem Cockpit wird der Abgleich mit den Bestelldaten möglich sein und so echte Prozessunterstützung in der Kommunikation mit Lieferanten bieten. Zur Prozessoptimierung trägt auch der neue Purchase Order Workflow bei. Dieser unterstützt die Bestellplanung sowie den erforderlichen Genehmigungsprozess auf komfortable Weise und macht diese Vorgänge dauerhaft transparent. Bestellanträge lassen sich auf Basis von zuvor definierten Budgets automatisiert prüfen oder manuell genehmigen. Bei überschrittenen Budgetgrenzen holt sich der Workflow automatisch weitere Genehmigungen.

Die verschiedenen Cockpit-Varianten aus dem ReadSoft-Programm bieten dem Anwender die Möglichkeit, in einer SAP-Umgebung heterogene Dokumente automatisiert zu verarbeiten und sinnvoll zu verwalten. Schnittstellen zu gängigen Archivsystemen und alle relevanten Dateiformate für die Langzeitarchivierung sind bereits integriert.

Einen zweiten Schwerpunkt setzt das ReadSoft-Team auf der CeBIT mit Ergänzungen zur Prozessoptimierungslösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices. Für die SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung wurden Module entwickelt, die die Arbeit mit den Rechnungen noch einfacher gestalten sowie auch die Abläufe und Automatisierungspotenziale im Rechnungswesen kontinuierlich verbessern. So liefert das Statistikmodul Reporter tagesaktuell Daten aus dem Verarbeitungsprozess. Der Nutzer kann sich anhand des gesammelten Datenmaterials seine Reports und Trendanalysen eigenständig mit wenigen Mausklicks zusammenstellen und damit eine völlig neue und detaillierte Sicht auf seine Prozesse gewinnen. Das Modul deckt zuverlässig auf, an welchen Stellen in den automatisierten Abläufen der Handlungsbedarf für Optimierungen besonders groß ist.

Die Ergebnisse lassen sich zur Weiterverarbeitung nach Excel exportieren. Ebenfalls auf der CeBIT zu sehen sein wird das Modul Analyser, mit dem sich die Kosten für den gesamten elektronischen Verarbeitungsprozess aufzeigen und auswerten lassen. Auch dieses Modul lässt Schlüsse auf mögliche Verbesserungspotenziale im Prozess zu. Hierfür werden die Daten in Form von ABC-Analysen aufbereitet. Speziell für Shared-Service-Center interessant ist, dass sich der Verarbeitungsaufwand auf einzelne Mandanten beziehungsweise Tochtergesellschaften aufsplitten lässt. Somit können Preise und Service-Leistungen exakt und individuell auf jeden einzelnen Shared-Service-Kunden abgestimmt werden.

Zudem präsentiert ReadSoft auf der CeBIT auch seine E-Invoice-Lösung zur Verarbeitung elektronisch eintreffender Rechnungen. Die Anwendung, die gemeinsam mit dem Dortmunder Unternehmen LogAgency entwickelt wurde, erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben an den elektronischen Rechnungsaustausch. Sie erstellt und verifiziert Signaturen und verarbeitet alle gängigen Formate wie XML, EDI, iDoc und PDF. Nachdem die Integrität und Authentizität der elektronisch empfangenen Rechnungen überprüft wurde, erhält der Empfänger einen Verifikationsreport. Für die weitere Verarbeitung wird die klassische Rechnungsverarbeitungslösung von ReadSoft genutzt und ebenso wie alle anderen Rechnungen im Invoice Cockpit, einem elektronischen Rechnungsbuch und Ausgangspunkt für alle weiteren Verarbeitungsschritte, angezeigt. Der automatisierte Abgleich mit Bestelldaten ist möglich. Liegt kein Bestellbezug vor, können die E-Invoices auch über den Workflow Web Cycle intern geprüft und genehmigt werden.