Zum 01.01.2016 bietet das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) seinen Kunden die elektronische Sammelakte für Standesämter an. Für die Standesbeamten und Standesbeamtinnen ist dies ein ähnlicher Quantensprung wie die Einführung des Servers für das elektronische Personenstandsregister (ePR) im Jahre 2010.
Rechtsgrundlage
Derzeit werden die Dokumente, die von Standesämtern für ihre Entscheidungsfindung benötigt werden, in sogenannten separaten Sammelakten geführt. Zu diesen Dokumenten gehören Anzeigen, Namenserklärungen, Vaterschaftsanerkennungen, ausländische Urkunden etc.. Für die Kommunen stellt sich das Problem, dass für diese Unterlagen, genau wie für die Bücher bzw. Register, sehr lange Aufbewahrungsfristen (bis zu 110 Jahre) gelten. Aus diesem Grund will der Gesetzgeber den Entscheidungsprozess elektronisch abbilden und erlaubt gemäß § 22 Personenstandsverordnung die Führung einer elektronischen Sammelakte.
Umsetzung
Der Standesamtsverlag als Hersteller der Software AutiSta hat mit dem ePR eine technische Lösung für den Registerbereich geschaffen und stellt jetzt dem krz und anderen Datenzentralen ebenfalls eine ins Fachverfahren integrierte Lösung für die Führung der elektronischen Sammelakte zur Verfügung. Die Dokumente werden im PDF/A Format gespeichert und es besteht die Möglichkeit der elektronischen Signierung. Die Erfüllung der hohen technischen Anforderungen sowie der hohen Sicherheitsansprüche, die an die Führung der elektronischen Sammelakte geknüpft sind, weist das krz mit der ISO-Zertifizierung nach.
Fachliche Anforderungen
Gemeinsam mit Standesbeamten hat der Standesamtsverlag eine Lösung entwickelt, die direkt aus dem Verfahren aufrufbar ist. Externe Dokumente können hochgeladen werden und die Sammelakten können aus der Vorgangsbearbeitung aufgerufen werden. Zusätzliche Lizenzen für ein elektronisches Archiv-Verfahren (DMS) sind nicht erforderlich. Bei einem konsequenten Einsatz wird auch deutlich weniger Platz für die Aufbewahrung von Papierakten benötigt.
Einschätzung
Standesamtsleiterin Bettina Reinking aus Minden bewertet die Umstellung für die betroffenen Bearbeiter wie folgt: „Aus Sicht der Standesbeamten ist die Führung der elektronischen Sammelakte sicherlich erst gewöhnungsbedürftig und verursacht, solange es keine weiteren landesrechtlichen Ausführungsbestimmungen gibt, einen Mehraufwand im Standesamt. Die Aktenführung läuft parallel (elektronisch und in Papierform). Man kann aber schon heute, nach fast sechs Jahren Praxis, das Einsparpotential bei der Führung der elektronischen Register gegenüber den Büchern sehen und so wird es sich auch bei der elektronischen Sammelakte entwickeln.“
Rechtsgrundlage
Derzeit werden die Dokumente, die von Standesämtern für ihre Entscheidungsfindung benötigt werden, in sogenannten separaten Sammelakten geführt. Zu diesen Dokumenten gehören Anzeigen, Namenserklärungen, Vaterschaftsanerkennungen, ausländische Urkunden etc.. Für die Kommunen stellt sich das Problem, dass für diese Unterlagen, genau wie für die Bücher bzw. Register, sehr lange Aufbewahrungsfristen (bis zu 110 Jahre) gelten. Aus diesem Grund will der Gesetzgeber den Entscheidungsprozess elektronisch abbilden und erlaubt gemäß § 22 Personenstandsverordnung die Führung einer elektronischen Sammelakte.
Umsetzung
Der Standesamtsverlag als Hersteller der Software AutiSta hat mit dem ePR eine technische Lösung für den Registerbereich geschaffen und stellt jetzt dem krz und anderen Datenzentralen ebenfalls eine ins Fachverfahren integrierte Lösung für die Führung der elektronischen Sammelakte zur Verfügung. Die Dokumente werden im PDF/A Format gespeichert und es besteht die Möglichkeit der elektronischen Signierung. Die Erfüllung der hohen technischen Anforderungen sowie der hohen Sicherheitsansprüche, die an die Führung der elektronischen Sammelakte geknüpft sind, weist das krz mit der ISO-Zertifizierung nach.
Fachliche Anforderungen
Gemeinsam mit Standesbeamten hat der Standesamtsverlag eine Lösung entwickelt, die direkt aus dem Verfahren aufrufbar ist. Externe Dokumente können hochgeladen werden und die Sammelakten können aus der Vorgangsbearbeitung aufgerufen werden. Zusätzliche Lizenzen für ein elektronisches Archiv-Verfahren (DMS) sind nicht erforderlich. Bei einem konsequenten Einsatz wird auch deutlich weniger Platz für die Aufbewahrung von Papierakten benötigt.
Einschätzung
Standesamtsleiterin Bettina Reinking aus Minden bewertet die Umstellung für die betroffenen Bearbeiter wie folgt: „Aus Sicht der Standesbeamten ist die Führung der elektronischen Sammelakte sicherlich erst gewöhnungsbedürftig und verursacht, solange es keine weiteren landesrechtlichen Ausführungsbestimmungen gibt, einen Mehraufwand im Standesamt. Die Aktenführung läuft parallel (elektronisch und in Papierform). Man kann aber schon heute, nach fast sechs Jahren Praxis, das Einsparpotential bei der Führung der elektronischen Register gegenüber den Büchern sehen und so wird es sich auch bei der elektronischen Sammelakte entwickeln.“
