Die Fraunhofer-Gesellschaft hat ihr Innovationsmanagement mit Open Text™ (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC), einem der Top-Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Software, optimiert. Mit der digitalen Patentakte auf Basis ausgewählter Open Text-Lösungen werden sämtliche Schritte im Patentprozess von der Erfindung über die Patentierung bis zur Unterzeichnung des Lizenzvertrags abgebildet, überwacht und beschleunigt. Die Dokumente und Verträge aus den Forschungsprojekten sind nun mit den Erfindungen verknüpft. Die Kosten für die Papierarchive entfallen, der aufwändige Akten- und Dokumenttransport zwischen der Patentabteilung und den Instituten der Fraunhofer-Gesellschaft ist weitgehend passé und die Effizienz in den Patentprozessen hat sich trotz der gestiegenen Zahl an Erfindungen erhöht.
In wirtschaftlich angespannten Zeiten investieren viele Unternehmen verstärkt in Forschungsprojekte mit den insgesamt 59 verschiedenen Fraunhofer-Instituten in Deutschland. Dies ist ein wesentlicher Faktor der seit Jahren steigenden Zahl an Erfindungsmeldungen und damit auch der Patentanmeldungen der Fraunhofer-Gesellschaft. Die Qualität und Effizienz der Prozesse wurde dabei durch den Start der digitalen Patentakte im Juli 2008 aufrecht erhalten. „Es gibt im Grunde nur zwei Nachteile, die Papierakten haben: Sie benötigen Platz und ihr Transport ist aufwendig – vor allem in der dezentralen Struktur der Fraunhofer-Gesellschaft“, betont Dipl.-Ing. Michael Schmidt-Tesch, Projektleiter digitale Patentakte bei der Fraunhofer-Gesellschaft in München. Statt ein neues Papierarchiv einzurichten, fiel deshalb bereits 2005 die Entscheidung, sämtliche Patentakten nur noch elektronisch zu führen und damit auch den Transport der Akten und ihrer Inhalte entlang des Gesamtprozesses zu beschleunigen.
Bedienkomfort erfolgsentscheidend
Das Optimierungspotenzial im Prozess spiegelt indes vor allem die Sicht und das Interesse der Organisation wider, nicht unbedingt die Anforderungen der Anwender. Deshalb standen die Kriterien zum Bedienkomfort im Zentrum des Auswahlprozesses bei der Suche nach der geeigneten Softwarelösung. „Es muss sich anfühlen wie Papier, sonst ist die ganze Mühe vergebens. Blättern, Finden, Ablegen – es gibt kaum ein effizienteres Werkzeug als eine Papierakte. Genau diesen Komfort bei der Benutzung erwarten Anwender, wenn sie auf elektronische Akten umsteigen sollen“, erklärt Michael Schmidt-Tesch.
So musste eine elektronische Patentaktenlösung vor allem performant sein und ein Seitenaufruf deutlich weniger als eine Sekunde dauern, damit die Anwender auch in der digitalen Welt blättern konnten. Ferner sollten sich die elektronischen Akten und die darin enthaltenen Dokumente genauso wie auf Papier bearbeiten lassen. Ob Anmerkungen, Post-its, Unterschriften oder Markierungen, alles sollte auch in der digitalen Welt funktionieren. Eine weitere Anforderung lautete, Zugriffsrechte für Akteninhalte auf der Ebene von Anwendergruppen und sogar einzelnen Anwendern zu ermöglichen. Außerdem war die so genannte Amtsheftung einzuhalten, nach der die jeweils neuesten Dokumente zuoberst in einer Akte einsortiert werden.
„Obwohl es viele ECM-Lösungen am Markt gibt, existieren keine Standardlösungen für die Verwaltung von Patentakten, die unseren Anforderungen auf Anhieb genügen würden“, so Michael Schmidt-Tesch. „Durch die Kopplung der Produkte Open Text Content Server und Open Text Contract Management aber ist es uns gelungen, eine Gesamtlösung für die digitale Patentakte zu erstellen. Dabei konnte Open Text hinsichtlich webbasierender Oberfläche, Performanz und Integrationsfähigkeit punkten.“
Bravourstück in Sachen Innovationsmanagement
Rund 300 Anwender arbeiten mittlerweile mit der digitalen Patentakte auf Open Text-Basis. Dazu gehören insbesondere die Mitarbeiter der Abteilung Patente und Lizenzen, die unter anderem die Patentwürdigkeit von Erfindungen prüfen und für die Lizenzverträge zuständig sind, die Mitarbeiter der Rechtsabteilungen sowie die Schutzrechtsbeauftragten an den einzelnen Instituten. Gerade in der Zusammenarbeit der verschiedenen Anwender zeigen sich die Vorteile der Lösung. Die Schutzrechtsbeauftragten können von ihrem Rechner aus den gesamten Patentaktenbestand ihres Instituts einsehen, die Korrespondenz zwischen den verschiedenen Abteilungen in der Zentrale und den Instituten erfolgt zunehmend nur noch per E-Mail und die Produktivität steigt.
Rund 12.000 Akten aktiver Schutzrechte und Lizenzen kennt das System aktuell. Der Lebenszyklus einer Akte liegt im Durchschnitt bei etwa acht Jahren, wobei die aktive Nutzungsdauer bis zu 30 Jahre betragen kann. Alle Akten werden auf festplattenbasierenden Netzwerk-Appliances gespeichert, die für die Archivierung zertifiziert sind. „Nach allem was wir wissen, ist uns mit der digitalen Patentakte auf Basis von Open Text ein Bravourstück gelungen. Wir kennen nur ein einziges namhaftes Industrieunternehmen, das eine ähnliche Lösung implementiert hat, aber in Sachen Umfang, Funktionstiefe und Durchgängigkeit deutlich kleiner ist“, ist Michael Schmidt-Tesch überzeugt.
In wirtschaftlich angespannten Zeiten investieren viele Unternehmen verstärkt in Forschungsprojekte mit den insgesamt 59 verschiedenen Fraunhofer-Instituten in Deutschland. Dies ist ein wesentlicher Faktor der seit Jahren steigenden Zahl an Erfindungsmeldungen und damit auch der Patentanmeldungen der Fraunhofer-Gesellschaft. Die Qualität und Effizienz der Prozesse wurde dabei durch den Start der digitalen Patentakte im Juli 2008 aufrecht erhalten. „Es gibt im Grunde nur zwei Nachteile, die Papierakten haben: Sie benötigen Platz und ihr Transport ist aufwendig – vor allem in der dezentralen Struktur der Fraunhofer-Gesellschaft“, betont Dipl.-Ing. Michael Schmidt-Tesch, Projektleiter digitale Patentakte bei der Fraunhofer-Gesellschaft in München. Statt ein neues Papierarchiv einzurichten, fiel deshalb bereits 2005 die Entscheidung, sämtliche Patentakten nur noch elektronisch zu führen und damit auch den Transport der Akten und ihrer Inhalte entlang des Gesamtprozesses zu beschleunigen.
Bedienkomfort erfolgsentscheidend
Das Optimierungspotenzial im Prozess spiegelt indes vor allem die Sicht und das Interesse der Organisation wider, nicht unbedingt die Anforderungen der Anwender. Deshalb standen die Kriterien zum Bedienkomfort im Zentrum des Auswahlprozesses bei der Suche nach der geeigneten Softwarelösung. „Es muss sich anfühlen wie Papier, sonst ist die ganze Mühe vergebens. Blättern, Finden, Ablegen – es gibt kaum ein effizienteres Werkzeug als eine Papierakte. Genau diesen Komfort bei der Benutzung erwarten Anwender, wenn sie auf elektronische Akten umsteigen sollen“, erklärt Michael Schmidt-Tesch.
So musste eine elektronische Patentaktenlösung vor allem performant sein und ein Seitenaufruf deutlich weniger als eine Sekunde dauern, damit die Anwender auch in der digitalen Welt blättern konnten. Ferner sollten sich die elektronischen Akten und die darin enthaltenen Dokumente genauso wie auf Papier bearbeiten lassen. Ob Anmerkungen, Post-its, Unterschriften oder Markierungen, alles sollte auch in der digitalen Welt funktionieren. Eine weitere Anforderung lautete, Zugriffsrechte für Akteninhalte auf der Ebene von Anwendergruppen und sogar einzelnen Anwendern zu ermöglichen. Außerdem war die so genannte Amtsheftung einzuhalten, nach der die jeweils neuesten Dokumente zuoberst in einer Akte einsortiert werden.
„Obwohl es viele ECM-Lösungen am Markt gibt, existieren keine Standardlösungen für die Verwaltung von Patentakten, die unseren Anforderungen auf Anhieb genügen würden“, so Michael Schmidt-Tesch. „Durch die Kopplung der Produkte Open Text Content Server und Open Text Contract Management aber ist es uns gelungen, eine Gesamtlösung für die digitale Patentakte zu erstellen. Dabei konnte Open Text hinsichtlich webbasierender Oberfläche, Performanz und Integrationsfähigkeit punkten.“
Bravourstück in Sachen Innovationsmanagement
Rund 300 Anwender arbeiten mittlerweile mit der digitalen Patentakte auf Open Text-Basis. Dazu gehören insbesondere die Mitarbeiter der Abteilung Patente und Lizenzen, die unter anderem die Patentwürdigkeit von Erfindungen prüfen und für die Lizenzverträge zuständig sind, die Mitarbeiter der Rechtsabteilungen sowie die Schutzrechtsbeauftragten an den einzelnen Instituten. Gerade in der Zusammenarbeit der verschiedenen Anwender zeigen sich die Vorteile der Lösung. Die Schutzrechtsbeauftragten können von ihrem Rechner aus den gesamten Patentaktenbestand ihres Instituts einsehen, die Korrespondenz zwischen den verschiedenen Abteilungen in der Zentrale und den Instituten erfolgt zunehmend nur noch per E-Mail und die Produktivität steigt.
Rund 12.000 Akten aktiver Schutzrechte und Lizenzen kennt das System aktuell. Der Lebenszyklus einer Akte liegt im Durchschnitt bei etwa acht Jahren, wobei die aktive Nutzungsdauer bis zu 30 Jahre betragen kann. Alle Akten werden auf festplattenbasierenden Netzwerk-Appliances gespeichert, die für die Archivierung zertifiziert sind. „Nach allem was wir wissen, ist uns mit der digitalen Patentakte auf Basis von Open Text ein Bravourstück gelungen. Wir kennen nur ein einziges namhaftes Industrieunternehmen, das eine ähnliche Lösung implementiert hat, aber in Sachen Umfang, Funktionstiefe und Durchgängigkeit deutlich kleiner ist“, ist Michael Schmidt-Tesch überzeugt.
