Das Klinikum Region Hannover (KRH) hat 2012 eine digitale Inkassoakte im Bereich Finanz- und Rechnungswesen eingeführt. Ziel war es, die Verfügbarkeit der bisher papierbasierten Akten im Rahmen der Langzeitarchivierung zu verbessern und den Archivraum zu reduzieren. Beauftragt wurde die Firma Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH, die bereits die digitale Rechnungseingangsverarbeitung vor drei Jahren im Haus umgesetzt hatte. Nach 6 Monaten im Produktivbetrieb zieht das Klinikum nun positive Bilanz.
Das KRH führt sogenannte Inkassoakten, falls Debitoren ihren Zahlungsverpflichtungen gegenüber den Kliniken nicht oder nicht fristgerecht nachkommen. Um diese digital abbilden zu können, wurde im Rahmen eines Feinkonzepts eine Aktenstruktur und eine eigenständige Berechtigungsstruktur definiert. Die anschließende Implementierung erfolgte kostensparend auf der vorhandenen DMS-Infrastruktur des Rechnungsarchivs und entspricht damit dem Konzept eines unternehmensweiten DMS-Systems. Die Debitoren wurden aus SAP-FI über eine Schnittstelle übernommen und werden permanent abgeglichen. Alle Akten mit noch offenen Forderungen wurden nachträglich digitalisiert. Im Anschluss an eine Testphase konnte das Projekt nach 3 Monaten in den Produktivbetrieb gehen.
Neue Inkassoakten werden nun elektronisch im PEGASOS System erzeugt und deren Dokumente revisionssicher archiviert. Gescannte Papierbelege und E-Mails werden importiert und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Office-Dokumente können direkt in PEGASOS erstellt werden. Mit Hilfe von Dokumentvorlagen wird die halbautomatische Generierung von Schreiben unterstützt, so dass ein hoher Automatisierungsgrad erreicht wird. Über Erinnerungsfunktionen werden einmalige und wiederkehrende Termine verwaltet und automatische Erinnerungsmails versandt, was den Inkassoprozess wesentlich verbessert. Alle Zugriffe werden umfassend und vollständig in PEGASOS protokolliert. Unberechtigte Manipulationen an Dokumenten und Indexdaten werden mit einem Höchstmaß an Sicherheit ausgeschlossen.
Heute nutzen alle Mitarbeiter des gerichtlichen Mahnwesens innerhalb der Abteilung Debitorenwesen die PEGASOS Inkassoakte. Seit der Einführung konnten die Bearbeitungszeiten erheblich reduziert werden. Die Vorgänge sind nun wesentlich transparenter. Auch der Leiter des Finanz- und Rechnungswesens Joachim Mertes zeigt sich zufrieden: „Durch den Wegfall von Sortier- und Ablageaufgaben haben unsere Mitarbeiter nun deutlich mehr Zeit für die Bearbeitung hochwertiger Aufgaben. Auf die anfängliche Scheu vor der neuen Verfahrensweise folgte sehr schnell eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit mit den digitalen Arbeitsabläufen.“
Die Inkassoakte ist damit ein weiterer Baustein auf dem Weg zur vollständig digitalen Aktenführung in einer einheitlichen Systemlösung im Rechnungswesen des KRH.
Das KRH führt sogenannte Inkassoakten, falls Debitoren ihren Zahlungsverpflichtungen gegenüber den Kliniken nicht oder nicht fristgerecht nachkommen. Um diese digital abbilden zu können, wurde im Rahmen eines Feinkonzepts eine Aktenstruktur und eine eigenständige Berechtigungsstruktur definiert. Die anschließende Implementierung erfolgte kostensparend auf der vorhandenen DMS-Infrastruktur des Rechnungsarchivs und entspricht damit dem Konzept eines unternehmensweiten DMS-Systems. Die Debitoren wurden aus SAP-FI über eine Schnittstelle übernommen und werden permanent abgeglichen. Alle Akten mit noch offenen Forderungen wurden nachträglich digitalisiert. Im Anschluss an eine Testphase konnte das Projekt nach 3 Monaten in den Produktivbetrieb gehen.
Neue Inkassoakten werden nun elektronisch im PEGASOS System erzeugt und deren Dokumente revisionssicher archiviert. Gescannte Papierbelege und E-Mails werden importiert und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Office-Dokumente können direkt in PEGASOS erstellt werden. Mit Hilfe von Dokumentvorlagen wird die halbautomatische Generierung von Schreiben unterstützt, so dass ein hoher Automatisierungsgrad erreicht wird. Über Erinnerungsfunktionen werden einmalige und wiederkehrende Termine verwaltet und automatische Erinnerungsmails versandt, was den Inkassoprozess wesentlich verbessert. Alle Zugriffe werden umfassend und vollständig in PEGASOS protokolliert. Unberechtigte Manipulationen an Dokumenten und Indexdaten werden mit einem Höchstmaß an Sicherheit ausgeschlossen.
Heute nutzen alle Mitarbeiter des gerichtlichen Mahnwesens innerhalb der Abteilung Debitorenwesen die PEGASOS Inkassoakte. Seit der Einführung konnten die Bearbeitungszeiten erheblich reduziert werden. Die Vorgänge sind nun wesentlich transparenter. Auch der Leiter des Finanz- und Rechnungswesens Joachim Mertes zeigt sich zufrieden: „Durch den Wegfall von Sortier- und Ablageaufgaben haben unsere Mitarbeiter nun deutlich mehr Zeit für die Bearbeitung hochwertiger Aufgaben. Auf die anfängliche Scheu vor der neuen Verfahrensweise folgte sehr schnell eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit mit den digitalen Arbeitsabläufen.“
Die Inkassoakte ist damit ein weiterer Baustein auf dem Weg zur vollständig digitalen Aktenführung in einer einheitlichen Systemlösung im Rechnungswesen des KRH.
