Aufträge wollen gewonnen werden. Längst kommen Kunden nicht mehr von selbst. Beziehungsmanagement und ein Leistungsangebot, das über das bloße Erstellen von Plänen hinaus geht, gehören dazu. Customer Relationship Management (CRM) wird auch in Architektur- und Ingenieurbüros immer wichtiger, wie das nachfolgende fiktive Beispiel ‚Planer & Partner' belegt. P&P erstellen Planungsunterlagen und übernehmen für Auftraggeber im Verkehrswegebau Aufgaben, wie Projektsteuerung und Ausschreibung von Bauleistungen:
Was muss CRM leisten?
Kontaktmanagement natürlich: Strukturierte Informationen über Ansprechpartner sowie Verfolgung aller Aufgaben im Rahmen der Kontaktpflege. Und das in jeder gewünschten Tiefe. Ohne EDV nur schwer realisierbar.
Die Software ‚rivera' unterstützt durch eine Adressdatenbank, die umfangreiche Informationen zu Firmen und Personen aufnehmen kann. Eine Akquisitionsdatenbank übernimmt auf einfache Weise den Aufbau von Kontakthistorien, die Kategorisierung von Kontakten, Serienbrief/-Fax-/E-Mail-Aktionen nach Verteilerschlüsseln, freien Suchbegriffen, Stichworten usw. Natürlich wird dabei auf den Adressenstamm aus der Adressdatenbank zurück gegriffen.
P&P denken in Projekten - ebenso wie ihre Auftraggeber und die Bau ausführenden Firmen. Reines Kontaktmanagement, wie es eine Versicherung, Bank oder ein Versandhandel betreiben würde, ist für P&P nicht ausreichend. Schließlich sollen Projekte akquiriert werden. Unbestritten ist dazu ein Beziehungsmanagement mit Investoren, Entscheidern etc. notwendig. Die parallele und langfristige Verfolgung von Bauvorhaben, die möglicherweise vorerst nur als Idee formuliert sind oder auf der langfristigen Planungsliste von Gemeinden, der Bahn, der Straßenbauämter usw. stehen, ist aber ein wesentlicher Bestandteil der Projektakquisition.
‚rivera' hilft auch hier. Projekte können mit zahlreichen Klassifikationsmerkmalen erfasst werden. Dadurch lassen sich die zum Leistungsspektrum von P&P passenden leichter identifizieren. Termin- und Aufgabenverfolgung sind weitere notwendige ‚rivera' -Instrumente, um zeitnah die richtigen Aktivitäten zu starten. Nur so bleiben P&P im Rennen um das Projekt. Beliebige Dokumente können sie projektbezogen speichern, z.B. Ausschreibungsunterlagen, Gutachten, Genehmigungen etc.
Die Verbindung von Kontakten und Projekten ist einfach herzustellen und auch auswertbar. So kann jederzeit ermittelt werden, welche Projekte mit welchen Partnern in welchen Funktionen bereits durchgeführt worden sind. Gerade das ist für P&P wichtig. Denn das erleichtert ein Zusammenstellen geeigneter "Projektteams" (Arbeitsgemeinschaften) erheblich. Die rechtzeitige Bindung von Partnern in solchen Projektteams ist wichtig. Denn wenn die Projektbewerbungsphase läuft, sind sonst womöglich die favorisierten Partner bereits bei Konkurrenten engagiert.
Nahtlos von der Akquise zur Ausführung - auch in Kooperation
Ist die Akquisitionsphase überstanden, sind Aufgaben für den Auftraggeber auszuführen. ‚rivera' gewährleistet nahtlose Fortführung der Projektabwicklung. Ein Schwerpunkt - die Planerstellung.
Per Knopfdruck erzeugt ‚rivera' zu einem Akquisitionsprojekt eine Plandatenbank. Pläne, Planvarianten, Planindizes können damit einfach verwaltet, klassifiziert, geordnet werden. Der Planlauf/-versand lässt sich überwachen und steuern. Die rivera-Workflow-Engine erlaubt sogar Automatismen zu konfigurieren, die z.B. bei Terminüberschreitungen definierte Reaktionen auslösen.
Bei komplexen Planungsaufgaben wird gern auf Spezialisten zurück gegriffen. Kooperation ist eine wesentliche Anforderung in größeren Projekten. Die Bauherren erwarten dabei oft, dass ein "Projektraum" eingerichtet wird, auf den alle Projektbeteiligten Zugriff haben. Der Projektstand soll damit für alle Beteiligten jederzeit transparent sein.
Auch diese Aufgabe ist leicht umsetzbar, denn die rivera-Module Projektakte (zur Ablage sämtlichen Schriftverkehrs, Protokollen etc.) und Planmanagement sind über das Web bedienbar. Andere Projektbeteiligte können auf einen rivera-"Projektraum" zugreifen, den P&P in ihrem Büro selbständig einrichten. Keine zusätzliche Software - lediglich ein Internet-Zugang ist erforderlich. Die Zusammenarbeit der verschiedenen Projektbeteiligten wird dadurch erheblich vereinfacht, auch über Ländergrenzen hinweg.
Für die Vergabe von Bauleistungen setzt P&P die rivera-Auftragsdatenbank ein. Mit Hilfe der Gewerke, die den möglichen Bauunternehmungen und Handwerkern zugeordnet sind, können leicht die in Frage kommenden Firmen ermittelt werden. Den Versand der Ausschreibungsunterlagen an die ausgewählten Baufirmen übernehmen rivera-Funktionen ebenso, wie die Überwachung des Rücklaufs der Angebote. Jederzeit ist eine detaillierte Auskunft über den Stand der Vergaben möglich.
Referenzen als Visitenkarte
Die Präsentation der eigenen Leistungsfähigkeit wird für neue Aufträge immer wichtiger. In der rivera-Referenzendatenbank finden sich schnell die geeigneten Projekte. Das Generieren einer Referenzmappe, die Hinterlegung wichtiger Ansprechpartner und Know-How-Träger zu den Projekten und die Erstellung von Exposés sind dann kein Problem.
Was muss CRM leisten?
Kontaktmanagement natürlich: Strukturierte Informationen über Ansprechpartner sowie Verfolgung aller Aufgaben im Rahmen der Kontaktpflege. Und das in jeder gewünschten Tiefe. Ohne EDV nur schwer realisierbar.
Die Software ‚rivera' unterstützt durch eine Adressdatenbank, die umfangreiche Informationen zu Firmen und Personen aufnehmen kann. Eine Akquisitionsdatenbank übernimmt auf einfache Weise den Aufbau von Kontakthistorien, die Kategorisierung von Kontakten, Serienbrief/-Fax-/E-Mail-Aktionen nach Verteilerschlüsseln, freien Suchbegriffen, Stichworten usw. Natürlich wird dabei auf den Adressenstamm aus der Adressdatenbank zurück gegriffen.
P&P denken in Projekten - ebenso wie ihre Auftraggeber und die Bau ausführenden Firmen. Reines Kontaktmanagement, wie es eine Versicherung, Bank oder ein Versandhandel betreiben würde, ist für P&P nicht ausreichend. Schließlich sollen Projekte akquiriert werden. Unbestritten ist dazu ein Beziehungsmanagement mit Investoren, Entscheidern etc. notwendig. Die parallele und langfristige Verfolgung von Bauvorhaben, die möglicherweise vorerst nur als Idee formuliert sind oder auf der langfristigen Planungsliste von Gemeinden, der Bahn, der Straßenbauämter usw. stehen, ist aber ein wesentlicher Bestandteil der Projektakquisition.
‚rivera' hilft auch hier. Projekte können mit zahlreichen Klassifikationsmerkmalen erfasst werden. Dadurch lassen sich die zum Leistungsspektrum von P&P passenden leichter identifizieren. Termin- und Aufgabenverfolgung sind weitere notwendige ‚rivera' -Instrumente, um zeitnah die richtigen Aktivitäten zu starten. Nur so bleiben P&P im Rennen um das Projekt. Beliebige Dokumente können sie projektbezogen speichern, z.B. Ausschreibungsunterlagen, Gutachten, Genehmigungen etc.
Die Verbindung von Kontakten und Projekten ist einfach herzustellen und auch auswertbar. So kann jederzeit ermittelt werden, welche Projekte mit welchen Partnern in welchen Funktionen bereits durchgeführt worden sind. Gerade das ist für P&P wichtig. Denn das erleichtert ein Zusammenstellen geeigneter "Projektteams" (Arbeitsgemeinschaften) erheblich. Die rechtzeitige Bindung von Partnern in solchen Projektteams ist wichtig. Denn wenn die Projektbewerbungsphase läuft, sind sonst womöglich die favorisierten Partner bereits bei Konkurrenten engagiert.
Nahtlos von der Akquise zur Ausführung - auch in Kooperation
Ist die Akquisitionsphase überstanden, sind Aufgaben für den Auftraggeber auszuführen. ‚rivera' gewährleistet nahtlose Fortführung der Projektabwicklung. Ein Schwerpunkt - die Planerstellung.
Per Knopfdruck erzeugt ‚rivera' zu einem Akquisitionsprojekt eine Plandatenbank. Pläne, Planvarianten, Planindizes können damit einfach verwaltet, klassifiziert, geordnet werden. Der Planlauf/-versand lässt sich überwachen und steuern. Die rivera-Workflow-Engine erlaubt sogar Automatismen zu konfigurieren, die z.B. bei Terminüberschreitungen definierte Reaktionen auslösen.
Bei komplexen Planungsaufgaben wird gern auf Spezialisten zurück gegriffen. Kooperation ist eine wesentliche Anforderung in größeren Projekten. Die Bauherren erwarten dabei oft, dass ein "Projektraum" eingerichtet wird, auf den alle Projektbeteiligten Zugriff haben. Der Projektstand soll damit für alle Beteiligten jederzeit transparent sein.
Auch diese Aufgabe ist leicht umsetzbar, denn die rivera-Module Projektakte (zur Ablage sämtlichen Schriftverkehrs, Protokollen etc.) und Planmanagement sind über das Web bedienbar. Andere Projektbeteiligte können auf einen rivera-"Projektraum" zugreifen, den P&P in ihrem Büro selbständig einrichten. Keine zusätzliche Software - lediglich ein Internet-Zugang ist erforderlich. Die Zusammenarbeit der verschiedenen Projektbeteiligten wird dadurch erheblich vereinfacht, auch über Ländergrenzen hinweg.
Für die Vergabe von Bauleistungen setzt P&P die rivera-Auftragsdatenbank ein. Mit Hilfe der Gewerke, die den möglichen Bauunternehmungen und Handwerkern zugeordnet sind, können leicht die in Frage kommenden Firmen ermittelt werden. Den Versand der Ausschreibungsunterlagen an die ausgewählten Baufirmen übernehmen rivera-Funktionen ebenso, wie die Überwachung des Rücklaufs der Angebote. Jederzeit ist eine detaillierte Auskunft über den Stand der Vergaben möglich.
Referenzen als Visitenkarte
Die Präsentation der eigenen Leistungsfähigkeit wird für neue Aufträge immer wichtiger. In der rivera-Referenzendatenbank finden sich schnell die geeigneten Projekte. Das Generieren einer Referenzmappe, die Hinterlegung wichtiger Ansprechpartner und Know-How-Träger zu den Projekten und die Erstellung von Exposés sind dann kein Problem.
