Controller sprechen weltweit mit einer Stimme: Kosten sparen! Das betrifft auch den EDV-Bereich. Doch was tun, wenn bereits alles versucht wurde? Wenn das Team reduziert, die Einkäufe minimiert und die Zeitabläufe optimiert wurden? Helmut Schönherr, CEO des Softwareherstellers matrix42, gibt sieben Tipps für Unternehmen, die noch weiter denken:
1. Manuelle IT-Prozesse automatisieren
System-Management- oder IT-Lifecycle-Management-Software ist hier das Zauberwort. Gemeint ist eine Software, die Computer und Server zentral verwaltet. Ihre Hauptaufgabe: Sie installiert auf Knopfdruck Software an beliebig viele Arbeitsplätze. Das erspart dem Mitarbeiter der EDV-Abteilung den Gang durch die Büros, wenn er beispielsweise die aktuelle Acrobat-Version oder den neuesten Virenpatch einspielen muss. Weiterer Vorteil: Hat ein User Probleme, kann der Administrator per Fernwartung helfen. Sollte der Rechner irreparabel sein, kann er innerhalb kürzester Zeit neu installiert werden. Der hohe Automatisierungsgrad spart Zeit und senkt dadurch die IT-Fixkosten erheblich: Eine Marktuntersuchung von Gartner zeigt, dass Systemmanagement-Lösungen die Ausgaben für Verwaltung von PCs von 350 Dollar auf höchstens 185 Dollar pro Rechner reduzieren können. Nutzer der Lösung "Empirum" von matrix42 beispielsweise berichten in einer Umfrage über Ersparnisse von bis zu 85 Prozent.
2. EDV harmonisieren: Kosten für Hard- und Software senken
Je mehr unterschiedliche Rechnermodelle und Softwarelandschaften ein Unternehmen hat, desto teurer wird die Wartung. Der IT-Verantwortliche braucht nicht nur mehr Zeit, um Fehler zu identifizieren. Er muss auch viele (teure) Seminare und Workshops besuchen, um sich immer das aktuelle Know-how anzueignen, wenn er alles unter Kontrolle halten will. Je besser der Administrator Geräte und Ausstattung kennt, desto schneller kann er Fehler beheben. Das Ergebnis: Wartung und Reparaturen werden günstiger. Deshalb sollten EDV-Verantwortliche bei Neuanschaffungen unbedingt auf homogene Hard- und Software im Unternehmen achten.
3. Service Level Agreements definieren
Firmen, die frühzeitig festlegen, welche Services von externen oder internen Dienstleistern zu erbringen sind, sparen Geld. So genannte Service Level Agreements definieren, an wen sich Mitarbeiter bei welchen Problemen wenden sollen und beschreiben exakt, welche Services vom Dienstleister zu erbringen sind. Vorteile: Leistungen und Kosten werden transparent. Die Mitarbeiter gehen bewusster mit den Kosten der Wartung um. Hinzu kommt, dass der Dienstleister die Services dem Bedarf des Kunden anpasst und entsprechend das Budget kalkuliert. So kann er die Prozessketten optimieren und die Preise senken.
4. Services auslagern
Einsparungen sind das Argument Nummer 1 für Outsourcing. Nicht ohne Grund. Mehr Service zu einem günstigeren Preis lautet hier die Devise. Tatsächlich spart das Unternehmen auf diese Weise beispielsweise die Kosten für aufwändige Schulungen der Mitarbeiter. Viele Firmen haben deshalb den PC-Betrieb, das Infrastruktur-Management oder den Help-Desk-Support ausgelagert. Bei der Wahl nach dem richtigen Outsourcing-Partner hilft es, sich vorab mit Referenzkunden des Partners zu unterhalten. Um den Erfolg der Zusammenarbeit zu sichern, sollte der Auftraggeber die Erfolge des Dienstleisters kontrollieren.
5. Information richtig verwalten
Geschäftsprozesse lassen sich mit so genannter Dokument-Management-Software schneller abschließen. Wer ein solches Tool einsetzt, vermeidet, dass Mitarbeiter lange nach Information suchen müssen. Die Software sorgt außerdem automatisch dafür, dass gesetzliche Archivierungsfristen eingehalten werden, protokolliert Bearbeitungen und Weiterleitungen von Dokumenten. Sie verhindert, dass zusätzliche Speicherplatzkosten entstehen, wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument ablegen oder wenn eine Datei gleichzeitig im Posteingang und auf dem Server gespeichert wird.
6. Auf dem Server Platz schaffen
Unternehmen haben oft mit hohen Kosten für die Verwaltung von Firmennetzwerken zu kämpfen. Zentrales Server-Management ist das Zauberwort für die effiziente Verwaltung des Plattenspeichers. Dies ermöglicht, die freien Kapazitäten von nicht belasteten Servern wie Print- oder Faxservern für andere Daten verfügbar zu machen. Das Ergebnis: Die Geräte funktionieren zuverlässiger und stabiler. Wer darauf achtet, reduziert Verwaltungs- und Wartungskosten.
7. Verträge unter die Lupe nehmen
Bestehende Verträge sollten regelmäßig überprüft werden, denn Bedürfnisse und Anforderungen ändern sich mit der Zeit. Nicht selten zahlen Unternehmen lange für Leistungen, die sie gar nicht mehr in Anspruch nehmen. Auch die Marktpreise verändern sich - nicht immer unbedingt nach oben. Deshalb ist es ratsam, mindestens einmal im Jahr die Verträge zu überprüfen. Um ihre Kunden zu halten, sind Dienstleister öfter als man denkt bereit, über neue Preise zu verhandeln.
1. Manuelle IT-Prozesse automatisieren
System-Management- oder IT-Lifecycle-Management-Software ist hier das Zauberwort. Gemeint ist eine Software, die Computer und Server zentral verwaltet. Ihre Hauptaufgabe: Sie installiert auf Knopfdruck Software an beliebig viele Arbeitsplätze. Das erspart dem Mitarbeiter der EDV-Abteilung den Gang durch die Büros, wenn er beispielsweise die aktuelle Acrobat-Version oder den neuesten Virenpatch einspielen muss. Weiterer Vorteil: Hat ein User Probleme, kann der Administrator per Fernwartung helfen. Sollte der Rechner irreparabel sein, kann er innerhalb kürzester Zeit neu installiert werden. Der hohe Automatisierungsgrad spart Zeit und senkt dadurch die IT-Fixkosten erheblich: Eine Marktuntersuchung von Gartner zeigt, dass Systemmanagement-Lösungen die Ausgaben für Verwaltung von PCs von 350 Dollar auf höchstens 185 Dollar pro Rechner reduzieren können. Nutzer der Lösung "Empirum" von matrix42 beispielsweise berichten in einer Umfrage über Ersparnisse von bis zu 85 Prozent.
2. EDV harmonisieren: Kosten für Hard- und Software senken
Je mehr unterschiedliche Rechnermodelle und Softwarelandschaften ein Unternehmen hat, desto teurer wird die Wartung. Der IT-Verantwortliche braucht nicht nur mehr Zeit, um Fehler zu identifizieren. Er muss auch viele (teure) Seminare und Workshops besuchen, um sich immer das aktuelle Know-how anzueignen, wenn er alles unter Kontrolle halten will. Je besser der Administrator Geräte und Ausstattung kennt, desto schneller kann er Fehler beheben. Das Ergebnis: Wartung und Reparaturen werden günstiger. Deshalb sollten EDV-Verantwortliche bei Neuanschaffungen unbedingt auf homogene Hard- und Software im Unternehmen achten.
3. Service Level Agreements definieren
Firmen, die frühzeitig festlegen, welche Services von externen oder internen Dienstleistern zu erbringen sind, sparen Geld. So genannte Service Level Agreements definieren, an wen sich Mitarbeiter bei welchen Problemen wenden sollen und beschreiben exakt, welche Services vom Dienstleister zu erbringen sind. Vorteile: Leistungen und Kosten werden transparent. Die Mitarbeiter gehen bewusster mit den Kosten der Wartung um. Hinzu kommt, dass der Dienstleister die Services dem Bedarf des Kunden anpasst und entsprechend das Budget kalkuliert. So kann er die Prozessketten optimieren und die Preise senken.
4. Services auslagern
Einsparungen sind das Argument Nummer 1 für Outsourcing. Nicht ohne Grund. Mehr Service zu einem günstigeren Preis lautet hier die Devise. Tatsächlich spart das Unternehmen auf diese Weise beispielsweise die Kosten für aufwändige Schulungen der Mitarbeiter. Viele Firmen haben deshalb den PC-Betrieb, das Infrastruktur-Management oder den Help-Desk-Support ausgelagert. Bei der Wahl nach dem richtigen Outsourcing-Partner hilft es, sich vorab mit Referenzkunden des Partners zu unterhalten. Um den Erfolg der Zusammenarbeit zu sichern, sollte der Auftraggeber die Erfolge des Dienstleisters kontrollieren.
5. Information richtig verwalten
Geschäftsprozesse lassen sich mit so genannter Dokument-Management-Software schneller abschließen. Wer ein solches Tool einsetzt, vermeidet, dass Mitarbeiter lange nach Information suchen müssen. Die Software sorgt außerdem automatisch dafür, dass gesetzliche Archivierungsfristen eingehalten werden, protokolliert Bearbeitungen und Weiterleitungen von Dokumenten. Sie verhindert, dass zusätzliche Speicherplatzkosten entstehen, wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument ablegen oder wenn eine Datei gleichzeitig im Posteingang und auf dem Server gespeichert wird.
6. Auf dem Server Platz schaffen
Unternehmen haben oft mit hohen Kosten für die Verwaltung von Firmennetzwerken zu kämpfen. Zentrales Server-Management ist das Zauberwort für die effiziente Verwaltung des Plattenspeichers. Dies ermöglicht, die freien Kapazitäten von nicht belasteten Servern wie Print- oder Faxservern für andere Daten verfügbar zu machen. Das Ergebnis: Die Geräte funktionieren zuverlässiger und stabiler. Wer darauf achtet, reduziert Verwaltungs- und Wartungskosten.
7. Verträge unter die Lupe nehmen
Bestehende Verträge sollten regelmäßig überprüft werden, denn Bedürfnisse und Anforderungen ändern sich mit der Zeit. Nicht selten zahlen Unternehmen lange für Leistungen, die sie gar nicht mehr in Anspruch nehmen. Auch die Marktpreise verändern sich - nicht immer unbedingt nach oben. Deshalb ist es ratsam, mindestens einmal im Jahr die Verträge zu überprüfen. Um ihre Kunden zu halten, sind Dienstleister öfter als man denkt bereit, über neue Preise zu verhandeln.
