SharePoint Data Governance mit dem neuen ShArc Policy Management Feature

Für viele Unternehmen sind Microsoft 365 und SharePoint das Rückgrat der Zusammenarbeit. Doch mit wachsenden Dokumentbibliotheken steigen nicht nur die Speicherkosten, sondern auch die Herausforderungen in puncto Compliance und Governance. Klassische Archivierungsmethoden oder manuelle Bereinigungen reichen längst nicht mehr aus, um mit den Anforderungen moderner Unternehmen Schritt zu halten.

Gefragt ist heute vor allem Automatisierung: Regeln, die sicherstellen, dass Dateien am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und unter Einhaltung aller Compliance-Vorgaben abgelegt werden, ohne die Produktivität der Endanwender zu beeinträchtigen.

Genau das liefert das neue ShArc Policy Management. Mit flexiblen Offloading-Regeln und einer hierarchischen Struktur, die speziell auf Microsoft 365 abgestimmt ist, gibt ShArc IT-Admins und CIOs die Möglichkeit, Speicher intelligent zu verwalten und gleichzeitig alle Daten sicher im eigenen Azure-Tenant zu halten.

Funktionsübersicht: ShArc Policy Management

Das Feature führt ein regelbasiertes Automatisierungs-Framework ein, das festlegt, welche Dateien in SharePoint verbleiben und welche in Azure Blob Storage ausgelagert werden. Ziel ist es, Kosten zu senken, die Performance zu optimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.

Zentrale Funktionen im Überblick

• Hierarchische Policy-Struktur: Regeln lassen sich auf Domain-, Site-, Subsite- oder Library-Ebene festlegen.
• Flexible Kriterien: Offloading nach Dateigröße, Alter oder Kombination beider Faktoren.
• Smart Override System: Spezifischere Regeln überschreiben automatisch allgemeine.
• Exclusion Support: Sensible Abteilungen (z. B. HR oder Legal) können von globalen Regeln ausgenommen werden.
• Kombinierte Kriterien (AND-Logik): Präzises Targeting durch die Verknüpfung mehrerer Bedingungen.

Praxisnahe Beispiele

• Size-Based Policy: Dateien größer als 50 MB werden automatisch ausgelagert.
• Age-Based Offloading: Dateien älter als 6 Monate in der Marketing-Site werden verschoben.
• Kombinierte Kriterien: Dateien über 25 MB und älter als 8 Wochen werden archiviert.
• Hierarchy Override: Während die Standardregel Dateien ab 100 MB verschiebt, gelten für HR strengere 10 MB.
• Exclusion Policy: Alle Dateien älter als 12 Wochen werden ausgelagert – mit Ausnahme der Rechtsabteilung.

So funktioniert das Hierarchiesystem

ShArc orientiert sich an der natürlichen SharePoint-Struktur:

Domain (Tenant)

• Site Collections
• Subsites
• Libraries

Regelprinzip: Library > Subsite > Site > Domain – je spezifischer die Ebene, desto höher die Priorität.

Policy-Kriterien im Detail

• Größe: z. B. Size > 50MB → Großdateien effizient auslagern.
• Alter: z. B. Age > 12 Wochen → Selten genutzte Daten entlasten den Hauptspeicher.
• Kombination: z. B. Size > 25MB AND Age > 8 Wochen → Nur große und inaktive Dateien werden verschoben.
• Exclusions: z. B. Ausschluss der Legal-Site von globalen Regeln → Schutz sensibler Daten.

Warum ShArc Policy Management ein Gamechanger ist

Mit ShArc Policy Management erhalten IT-Teams ein flexibles Steuerungsinstrument, das:

• Kosten massiv reduziert
• Compliance sicherstellt
• Speicher entlastet, ohne Nutzererfahrung einzuschränken

Endanwender greifen weiterhin wie gewohnt über SharePoint oder Teams auf ihre Dateien zu – IT-Abteilungen genießen dagegen deutlich mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz.

Mit dem neuen Policy Management-Feature setzt ShArc einen Standard für intelligente SharePoint-Datensteuerung. Unternehmen können damit nicht nur ihre Speicherstrategie optimieren, sondern auch Governance und Compliance auf ein neues Niveau heben.

Hier geht es zu allen Fetaures, die ShArc bietet: layer2-sharc.com/features