Längst gehören Massen von E-Mails zum Geschäftsalltag und die Menge der elektronischen Nachrichten nimmt weiter zu. Analysten erwarten, dass bis 2012 ein Mitarbeiter eines großen Unternehmens durchschnittlich 200 E-Mails am Tag erhält. Aber nicht die Menge allein stellt Unternehmen wie Mitarbeiter vor Herausforderungen. Denn die Rolle der E-Mail hat sich gewandelt: Längst sind sie kein reines Kommunikationsinstrument mehr, sondern haben vielmehr geschäftsrelevante Bedeutung. Wie aber gehen Unternehmen und Mitarbeiter aktuell mit dem „Problem“ E-Mail um und haben sie es im Griff? Diesen Fragen ist Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement, zusammen mit dem Marktforschungsunternehmen TNS Emnid in einer aktuellen Studie* nachgegangen. Befragt wurden Geschäftsführer und Abteilungsleiter aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung. Das Ergebnis: Die meisten Unternehmen sind mit der E-Mail-Flut überfordert.
Fehlende Regelung im Umgang mit E-Mails
Nur knapp 12 Prozent der befragten Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Damit überlassen fast 90 Prozent ausschließlich den Mitarbeitern die Entscheidung, welche Daten gelöscht und welche aufbewahrt werden müssen. Im Durchschnitt löscht ein Großteil der Befragten (64 Prozent) bis zu 20 Prozent seiner Nachrichten oder mehr. Dem gegenüber steht die Anforderung, geschäftsrelevante Inhalte im Fall einer internen oder externen Prüfung jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen. Die Beurteilung geschäftsrelevanter Daten ist jedoch nicht selbstverständlich und erfordert Know-how, das nicht grundsätzlich vorausgesetzt werden kann. Hinzu kommen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen wie der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS). Nachholbedarf in Sachen interne Richtlinien für das E-Mail-Management erkennen aber nur 37 Prozent der Unternehmen ohne bestehende Regelung. Damit ignoriert ein Großteil die Bedeutung solcher Vorgaben für den Geschäftsbetrieb.
Löschen gegen den Stress
Die Studie zeigt, dass Mitarbeiter in großen Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, mehr als 150 E-Mails am Tag erhalten. Diese Menge an elektronischen Nachrichten ist für ein Drittel aller Befragten ein klarer Stressfaktor. Sie haben verschiedene Wege, damit umzugehen. So liest und beantwortet die Mehrheit (88 Prozent) ihre E-Mails nach Wichtigkeit beziehungsweise ein Großteil (44,5 Prozent) nach Erhalt. Nur 15 Prozent lassen ihre E-Mails vorsortieren, eine ähnliche Anzahl (12 Prozent) liest die neuen Nachrichten im Posteingang nur zu einer bestimmten Zeit. 43 Prozent bearbeiten inzwischen ihre geschäftlichen E-Mails auch von unterwegs auf mobilen Geräten. Immerhin durchschnittlich 17 Prozent löschen E-Mails einfach, die aus Zeitgründen unbeantwortet geblieben sind. Bei den befragten Geschäftsführern liegt hier der Anteil sogar bei über 30 Prozent. Interessantes Ergebnis am Rande: Mehr als doppelt so viele Männer (22,6 Prozent) wie Frauen (9,4 Prozent) löschen ihre unbeantworteten E-Mails.
Defizite bei Sicherheit und E-Mail-Filter
Die Funktionen eines E-Mail-Systems sehen Unternehmen mit E-Mail-Management als verbesserungswürdig. Einen besonders großen Nachholbedarf erkennen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E-Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent). Im Vergleich sind die Entscheider der Geschäftsleitungsebene mit den genannten Funktionen ihres E-Mail-Systems weniger zufrieden als die Abteilungsleiter.
„E-Mails sind schon längst mehr als Nachrichten, sie sind geschäftsrelevante Dokumente. Dennoch ignorieren etliche Unternehmensverantwortliche diese Tatsache und gehen mit dem Thema nachlässig um, wie unsere Studie zeigt“, sagt Anke Mittelstädt, Manager Marketing Europe, Digital bei Iron Mountain. „Zukünftig werden E-Mails aber immer mehr in den Fokus gesetzlicher Regelungen rücken, beispielsweise wenn Ende Juni der Zwang zur Signatur bei elektronischen Rechnungen fällt. Wer darauf verzichtet, muss dann selbst dafür sorgen, dass Herkunft und unveränderter Inhalt geprüft werden können. Unternehmen sollten sich deshalb rechtzeitig darauf vorbereiten und bereits jetzt ein professionelles E-Mail-Management einführen.“
5 Tipps für effizientes E-Mail-Management
Ein professionelles E-Mail-Management kann bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen. Auf welche Funktionen Unternehmen dabei besonders achten sollten, zeigt Iron Mountain anhand der folgenden 5 Tipps:
1. Die E-Mail-Archivierung nicht dem Nutzer überlassen – die Archivierung der E-Mails sollte über eine professionelle Lösung erfolgen, welche die Inhalte automatisch archiviert. Damit sind auch E-Mails gesichert, die der Mitarbeiter aus seinem Postfach gelöscht hat. Wichtig dabei: Die Archivierung sollte auf separaten Speichermedien und nicht einfach auf dem Unternehmensserver erfolgen.
2. Den Aufwand beim E-Mail-Management gering halten – Administratoren sollten alle Funktionen und Einstellungen an den E-Mail-Systemen der Mitarbeiter zentral verwalten können. Hierfür gibt es Lösungen wie beispielsweise NearPoint, die das über eine einheitliche Plattform ermöglichen. So lassen sich auch ganze Mailboxen mit einem Klick wiederherstellen.
3. Individuelle E-Mail-Regeln definieren – mit einem professionellen E-Mail-Management sollten sich spezifische, automatisierte Regeln erstellen lassen. Beispielsweise der Turnus, wann und wie oft welche Postfächer im Unternehmen archiviert werden. Klar formulierte unternehmensinterne Vorgaben ergänzen die automatisierten Regeln und erleichtern den Mitarbeitern den Umgang mit geschäftsrelevanten E-Mails.
4. Auf eine umfassende Suchfunktion achten – ein E-Mail-Managementsystem sollte eine starke Suchfunktion haben, die sowohl einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen abdeckt. Dadurch lassen sich archivierte E-Mails schnell und von jedem Unternehmensstandort oder mobilen Gerät aus finden.
5. Aufbewahrungsregelungen flexibel halten – die E-Mail-Archivierung sollte sich an die Entwicklung eines Unternehmens oder an veränderte gesetzliche Regelungen flexibel anpassen lassen. Dadurch können Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien oder -zeiträume je nach Bedarf ändern.
Iron Mountain startet Europatest
Wie geht Deutschland im Vergleich zu anderen europäischen Ländern mit der E-Mail-Flut um? Das möchte Iron Mountain mit einem Europatest herausfinden. Interessierte können ab sofort unter www.ironmountain.de/... an der Umfrage teilnehmen.
Weitere Informationen zu Iron Mountain und dem Thema E-Mail-Management finden sich unter www.ironmountain.de/....
*TNS Emnid, Iron Mountain, Befragungszeitraum Januar 2011, Region DACH. Befragt wurden 200 Entscheider auf Geschäftsführungs- und Abteilungsleiterebene aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung.
Fehlende Regelung im Umgang mit E-Mails
Nur knapp 12 Prozent der befragten Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Damit überlassen fast 90 Prozent ausschließlich den Mitarbeitern die Entscheidung, welche Daten gelöscht und welche aufbewahrt werden müssen. Im Durchschnitt löscht ein Großteil der Befragten (64 Prozent) bis zu 20 Prozent seiner Nachrichten oder mehr. Dem gegenüber steht die Anforderung, geschäftsrelevante Inhalte im Fall einer internen oder externen Prüfung jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen. Die Beurteilung geschäftsrelevanter Daten ist jedoch nicht selbstverständlich und erfordert Know-how, das nicht grundsätzlich vorausgesetzt werden kann. Hinzu kommen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen wie der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS). Nachholbedarf in Sachen interne Richtlinien für das E-Mail-Management erkennen aber nur 37 Prozent der Unternehmen ohne bestehende Regelung. Damit ignoriert ein Großteil die Bedeutung solcher Vorgaben für den Geschäftsbetrieb.
Löschen gegen den Stress
Die Studie zeigt, dass Mitarbeiter in großen Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, mehr als 150 E-Mails am Tag erhalten. Diese Menge an elektronischen Nachrichten ist für ein Drittel aller Befragten ein klarer Stressfaktor. Sie haben verschiedene Wege, damit umzugehen. So liest und beantwortet die Mehrheit (88 Prozent) ihre E-Mails nach Wichtigkeit beziehungsweise ein Großteil (44,5 Prozent) nach Erhalt. Nur 15 Prozent lassen ihre E-Mails vorsortieren, eine ähnliche Anzahl (12 Prozent) liest die neuen Nachrichten im Posteingang nur zu einer bestimmten Zeit. 43 Prozent bearbeiten inzwischen ihre geschäftlichen E-Mails auch von unterwegs auf mobilen Geräten. Immerhin durchschnittlich 17 Prozent löschen E-Mails einfach, die aus Zeitgründen unbeantwortet geblieben sind. Bei den befragten Geschäftsführern liegt hier der Anteil sogar bei über 30 Prozent. Interessantes Ergebnis am Rande: Mehr als doppelt so viele Männer (22,6 Prozent) wie Frauen (9,4 Prozent) löschen ihre unbeantworteten E-Mails.
Defizite bei Sicherheit und E-Mail-Filter
Die Funktionen eines E-Mail-Systems sehen Unternehmen mit E-Mail-Management als verbesserungswürdig. Einen besonders großen Nachholbedarf erkennen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E-Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent). Im Vergleich sind die Entscheider der Geschäftsleitungsebene mit den genannten Funktionen ihres E-Mail-Systems weniger zufrieden als die Abteilungsleiter.
„E-Mails sind schon längst mehr als Nachrichten, sie sind geschäftsrelevante Dokumente. Dennoch ignorieren etliche Unternehmensverantwortliche diese Tatsache und gehen mit dem Thema nachlässig um, wie unsere Studie zeigt“, sagt Anke Mittelstädt, Manager Marketing Europe, Digital bei Iron Mountain. „Zukünftig werden E-Mails aber immer mehr in den Fokus gesetzlicher Regelungen rücken, beispielsweise wenn Ende Juni der Zwang zur Signatur bei elektronischen Rechnungen fällt. Wer darauf verzichtet, muss dann selbst dafür sorgen, dass Herkunft und unveränderter Inhalt geprüft werden können. Unternehmen sollten sich deshalb rechtzeitig darauf vorbereiten und bereits jetzt ein professionelles E-Mail-Management einführen.“
5 Tipps für effizientes E-Mail-Management
Ein professionelles E-Mail-Management kann bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen. Auf welche Funktionen Unternehmen dabei besonders achten sollten, zeigt Iron Mountain anhand der folgenden 5 Tipps:
1. Die E-Mail-Archivierung nicht dem Nutzer überlassen – die Archivierung der E-Mails sollte über eine professionelle Lösung erfolgen, welche die Inhalte automatisch archiviert. Damit sind auch E-Mails gesichert, die der Mitarbeiter aus seinem Postfach gelöscht hat. Wichtig dabei: Die Archivierung sollte auf separaten Speichermedien und nicht einfach auf dem Unternehmensserver erfolgen.
2. Den Aufwand beim E-Mail-Management gering halten – Administratoren sollten alle Funktionen und Einstellungen an den E-Mail-Systemen der Mitarbeiter zentral verwalten können. Hierfür gibt es Lösungen wie beispielsweise NearPoint, die das über eine einheitliche Plattform ermöglichen. So lassen sich auch ganze Mailboxen mit einem Klick wiederherstellen.
3. Individuelle E-Mail-Regeln definieren – mit einem professionellen E-Mail-Management sollten sich spezifische, automatisierte Regeln erstellen lassen. Beispielsweise der Turnus, wann und wie oft welche Postfächer im Unternehmen archiviert werden. Klar formulierte unternehmensinterne Vorgaben ergänzen die automatisierten Regeln und erleichtern den Mitarbeitern den Umgang mit geschäftsrelevanten E-Mails.
4. Auf eine umfassende Suchfunktion achten – ein E-Mail-Managementsystem sollte eine starke Suchfunktion haben, die sowohl einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen abdeckt. Dadurch lassen sich archivierte E-Mails schnell und von jedem Unternehmensstandort oder mobilen Gerät aus finden.
5. Aufbewahrungsregelungen flexibel halten – die E-Mail-Archivierung sollte sich an die Entwicklung eines Unternehmens oder an veränderte gesetzliche Regelungen flexibel anpassen lassen. Dadurch können Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien oder -zeiträume je nach Bedarf ändern.
Iron Mountain startet Europatest
Wie geht Deutschland im Vergleich zu anderen europäischen Ländern mit der E-Mail-Flut um? Das möchte Iron Mountain mit einem Europatest herausfinden. Interessierte können ab sofort unter www.ironmountain.de/... an der Umfrage teilnehmen.
Weitere Informationen zu Iron Mountain und dem Thema E-Mail-Management finden sich unter www.ironmountain.de/....
*TNS Emnid, Iron Mountain, Befragungszeitraum Januar 2011, Region DACH. Befragt wurden 200 Entscheider auf Geschäftsführungs- und Abteilungsleiterebene aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung.
