Medienbrüche im Serviceprozess

Serviceaufträge werden in SAP S/4HANA® angelegt, doch die operative Rückmeldungen des Außendiensts erfolgen häufig außerhalb des Systems. Zeiten, Materialverbräuche oder Fotos werden manuell dokumentiert und später nacherfasst. Das führt zu Verzögerungen, Informationsverlusten und zusätzlichem Aufwand. Dieser Beitrag zeigt, warum die klassische ERP-Serviceabwicklung bei mobilen Außendiensteinsätzen an ihre Grenzen stößt und wie eine integrierte Lösung Abhilfe schaffen kann.

Was SAP S/4HANA im Service leistet und was nicht

SAP S/4HANA stellt in vielen Unternehmen das führende System für Serviceprozesse dar. Lösungen wie Servicemanagement oder Enterprise Asset Management ermöglichen die Anlage von Serviceaufträgen, die Verwaltung technischer Objekte sowie die Abrechnung von Leistungen. Stammdaten, Konditionen und kaufmännische Belege sind hier konsistent integriert.

Im Kern ist SAP S/4HANA darauf ausgelegt, Geschäftsprozesse zentral zu steuern und abzurechnen. Die operative Arbeit im Außendienst, insbesondere unter mobilen Bedingungen, ist nicht primär der Fokus dieser Architektur.

Servicetechnikerinnen und Servicetechniker arbeiten vor Ort beim Kunden. Sie benötigen schnellen Zugriff auf Auftragsinformationen, eine einfache Erfassung von Zeiten, Material und Fotos sowie die Möglichkeit zur digitalen Unterschrift. Wird dies nicht direkt im System unterstützt, entstehen zwangsläufig Medienbrüche.

Wo klassische ERP-Serviceabwicklung an mobile Grenzen stößt

Die Herausforderungen beginnen bereits bei der Informationsbereitstellung. Serviceaufträge werden in SAP S/4HANA erfasst und disponiert. Außendienstmitarbeiterinnen und Außendienstmitarbeiter erhalten die Informationen jedoch als Papierausdruck, E-Mail oder über indirekte Zugänge.

Vor Ort beim Kunden passiert dann Folgendes:

• Arbeitszeiten werden auf manuellem Zettel notiert
• Materialverbräuche auf Papier festgehalten
• Fotos separat auf einem nicht ans System angebundenen Endgerät gespeichert
• Kundensignaturen erfolgen auf Papier

Die strukturierte Rückmeldung im ERP-System erfolgt später im Büro. Zwischen tatsächlicher Leistungserbringung und systemischer Verbuchung liegt eine zeitliche Lücke und weitere manuelle Schritte wie bspw. abtippen oder scannen. Das birgt viel Fehlerpotenzial.

Besonders kritisch ist dies in folgenden Bereichen:

1. Fakturierung
   Ohne zeitnahe Rückmeldung kann keine vollständige Abrechnung erfolgen. Rechnungen verzögern sich, Liquiditätspotenziale bleiben ungenutzt.
2. Controlling
   Aufwände und Materialverbräuche sind erst verspätet im System sichtbar. Kennzahlen zur Auslastung oder First Time Fix Rate verlieren an Aussagekraft.
3. Disposition
   Statusänderungen werden nicht in Echtzeit zurückgemeldet. Disponentinnen und Disponenten arbeiten mit unvollständigen Informationen.

Kurz zusammengefasst: Das ERP-System erfüllt seine Rolle als führendes System. Es ist jedoch nicht für eine mobile, appbasierte Echtzeiterfassung konzipiert und wird entsprechend dafür auch nicht genutzt.

Informationsverluste zwischen Innendienst und Außendienst durch Medienbrüche

Medienbrüche passieren, wenn Informationen während eines Ablaufs das Format oder Medium wechseln (z. Bsp. von digital zu Papier), damit eine Weiterverarbeitung stattfinden kann. Sie sind nicht nur technisch, sondern auch prozessual. Zwischen Innendienst und Außendienst existieren häufig mehrere Übergabepunkte. Jeder dieser Punkte birgt ein Risiko von Informationsverlusten.

(Grafik 1)

Abbildung: Typischer Medienbruch zwischen ERP und Außendienst

Typische Schwachstellen sind:

• Unklare oder unvollständige Arbeitsanweisungen
• Fehlende Rückmeldung zu Zusatzleistungen
• Nicht dokumentierte Materialverbräuche
• Verlust von Bilddokumentationen

Gerade bei komplexeren Serviceeinsätzen entsteht eine Differenz zwischen dem, was vor Ort tatsächlich geleistet wurde und dem, was im System dokumentiert ist. Diese Differenz wirkt sich unmittelbar auf Transparenz und Wirtschaftlichkeit aus.

In unserer täglichen Beratungs- und Entwicklungspraxis sehen wir, dass viele Organisationen mit funktionierenden ERP-Prozessen arbeiten, jedoch keinen durchgängigen digitalen Serviceprozess etabliert haben. Die Folge ist eine Mischlandschaft aus System und Papier, die zusätzliche manuelle Schritte erfordert und sowohl Fehleranfälligkeit als auch Abstimmungsaufwand erhöht.

(Grafik 2)

SAP FSM als mobile Erweiterung von SAP S/4HANA

SAP Field Service Management, kurz SAP FSM, ist eine cloudbasierte Lösung, die speziell für operative Serviceprozesse entwickelt wurde. Sie ergänzt das ERP-System um mobile Funktionen für Planung und Rückmeldung.

Zentrale Merkmale sind:

• Mobile App für Servicetechnikerinnen und Servicetechniker
• Digitale Erfassung von Zeiten, Material und Fotos
• Direkte Dokumentation im Servicekontext
• Möglichkeit zur digitalen Kundensignatur

Der wesentliche Vorteil liegt in der unmittelbaren Systemanbindung. Rückmeldungen aus dem Außendienst (z. Bsp. Fotos zur Dokumentation, Messwerte, Arbeitszeiten oder verbrauchtes Material, die mit einem mobilen Endgerät wie Tablet oder Smartphone erfasst werden) werden über eine technische Integration direkt in das S/4HANA-System übertragen. Somit entfallen manuelle Nacherfassungen.

(Grafik 3)

Abbildung: Durchgängiger Prozess zwischen ERP und Außendienst

Auch Materialverbräuche, Bilddokumentationen oder ergänzende Leistungen werden strukturiert erfasst. Damit entsteht eine konsistente Datenbasis ohne Medienbrüche. Voraussetzung ist eine saubere End-to-End-Integration über die SAP Business Technology Platform. Die Plattform ermöglicht es, Anwendungen, Daten und Prozesse aus verschiedenen Systemen zu integrieren und zu erweitern. Auf dieser Basis können mobile Service-Apps, Middleware und das SAP-Kernsystem zuverlässig miteinander kommunizieren.

Herausforderungen bei der FSM-Implementierung und wie man sie löst

In unserer Beratungspraxis steht immer der gesamte Prozess im Mittelpunkt. Unser Ziel ist Serviceprozesse so zu gestalten, dass Informationen ohne Medienbruch vom Auftragseingang bis zur Rückmeldung im System verfügbar sind. Technisch lässt sich eine stabile Anbindung zwischen SAP S/4HANA On-Premise und SAP FSM über die SAP Business Technology Platform und die SAP Integration Suite einfach realisieren.

Aus architektonischer Sicht bedeutet dies, dass Serviceaufträge aus SAP S/4HANA an SAP FSM übertragen werden. Rückmeldungen aus der mobilen App fließen automatisiert zurück. Die Integrationsschicht, beispielsweise realisiert über die Services der SAP BTP, übernimmt dabei Datenmapping, Routing und Sicherheitsmechanismen.

Inwerken unterstützt bei der eigentlichen Herausforderung in der Umsetzung: Dem sauberen Zusammenspiel der Datenmodelle. Obwohl beide Lösungen (SAP S/4HANA und SAP FSM) aus dem SAP-Portfolio stammen, unterscheiden sich Objektstrukturen und Felddefinitionen. Für einen konsistenten End-to-End-Serviceprozess ist daher ein präzises Mapping der relevanten Datenobjekte entscheidend.

Fazit: Durchgängige Serviceprozesse als strategischer Erfolgsfaktor

SAP S/4HANA bildet eine stabile Basis für Serviceprozesse. Für mobile Außendiensteinsätze reicht das ERP-System allein jedoch häufig nicht aus. Medienbrüche zwischen System und operativer Durchführung führen zu Informationsverlusten, Verzögerungen und administrativem Mehraufwand.

Eine Erweiterung durch SAP FSM in Verbindung mit einer technischen End-to-End-Integration über die SAP Business Technology Platform ermöglicht eine durchgängige Prozesskette. Serviceaufträge, Materialverbräuche, Fotos und Rechnungsinformationen werden ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet.

Durch eine einmalig umgesetzte Integration entfallen manuelle Nacherfassungen. Rückmeldungen aus der App fließen direkt ins SAP S/4HANA-System, wodurch Serviceaufträge schneller abgeschlossen und Servicefachkräfte im Außendienst entlastet werden.

Sie haben Fragen zum Thema „SAP FSM“? Einfach schreiben an sapberatung@inwerken.de. Unser SAP-Beratungs-Team meldet sich bei Ihnen! Weitere Informationen zu Integrationsszenarien im technischen Service finden Sie in unserem Portfolio.