Procesdocumentatie is verplicht voor Duitse ondernemingen. Het biedt de belastingdienst een instrument om snel zicht te krijgen op de verschillende digitale systemen in bedrijven. Een advocatenkantoor dat grensoverschrijdend werkt in Nederland en Duitsland maakt gebruik van software om de procesdocumentatie van haar cliënten op te stellen.
Het is voor bedrijfscontroleurs moeilijker geworden om na te gaan van waar in de systemen informatie wordt gehaald, van welke gegevens ze wordt overgenomen en waar er raakpunten zijn. Het principe van een controle stelt dat bedrijfscontroleurs binnen een redelijke termijn hun weg moeten kunnen vinden in een boekhoudsysteem. Procesdocumentatie helpt hen daarmee. Procesdocumentatie is een onderdeel van de “Basisprincipes voor het correct bijhouden en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang” (in Duitsland GoBD genoemd) en is verplicht voor ondernemingen in Duitsland.
Het in Kleve gevestigde advocatenkantoor NeDTax, ging op zoek naar een softwareoplossing, omdat het instrument waarover zij beschikten te ingewikkeld bleek te werken en om die reden niet gebruikt werd. Het kantoor werkt grensoverschrijdend en heeft een zusterbedrijf in de Nederlandse stad Nijmegen. Bedrijfsleider Günter Heenen ging zoeken op het internet en ontdekte de software Opti.Tax van hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. Die software wordt sinds juni 2019 gebruikt en "heeft jaren voorsprong" op de alternatieven, blijkt uit het eerste oordeel van Heenen.
Aan welke eisen moet de oplossing voldoen
NeDTax zocht naar een instrument dat vooral ondersteuning biedt en niet alleen maar templates levert. Het zou de gebruiker moeten helpen en begeleiden bij het opstellen van de procesdocumentatie. Ook was het belangrijk om zicht te krijgen op de rol van en samenwerking tussen de cliënten en het advocatenkantoor. De belastingadviseur is er niet alleen om de documentatie op te stellen, maar moet ook optreden als een bemiddelaar die vragen stelt. Dankzij deze vorm van samenwerking kunnen delen van de procesdocumentatie door de klant zelf worden overgenomen.
Procesdocumentatie is een grensoverschrijdend thema
Het zusterbedrijf in Nederland beschikt niet over een vergelijkbaar instrument, omdat procesdocumentatie in de Nederlandse wetgeving niet verplicht is. Bij grensoverschrijdende activiteiten speelt de procesdocumentatie pas een rol als een Nederlandse klant dochterondernemingen of filialen in Duitsland heeft. In dat geval moeten de belastingadviseurs hun cliënt duidelijk uitleggen dat de procesdocumentatie niet verplicht is voor het hoofdkantoor, maar wel voor de Duitse vestigingen.
Opsporen van kansen, risico's en mogelijkheden
Voor Heenen is procesdocumentatie meer dan alleen maar een wettelijke verplichting van de belastingdienst. Door met documentatie bezig te zijn, kunnen bedrijven ook hun processen en werkstromen controleren en vervolgens analyseren wat sneller en beter kan. Ook kunnen risico’s makkelijker opgespoord worden. De lastige verplichting om processen te documenteren wordt op die manier een zinvolle opdracht.
Conclusie
Het Duits-Nederlandse advocatenkantoor NeDTax vond met Opti.Tax van hsp het instrument dat het meest aan zijn eisen voldoet en is samen met de partner de goede weg ingeslagen. De strikte en logische opbouw van de software maakt het gemakkelijk om de procesdocumentatie op te stellen.
Het is voor bedrijfscontroleurs moeilijker geworden om na te gaan van waar in de systemen informatie wordt gehaald, van welke gegevens ze wordt overgenomen en waar er raakpunten zijn. Het principe van een controle stelt dat bedrijfscontroleurs binnen een redelijke termijn hun weg moeten kunnen vinden in een boekhoudsysteem. Procesdocumentatie helpt hen daarmee. Procesdocumentatie is een onderdeel van de “Basisprincipes voor het correct bijhouden en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang” (in Duitsland GoBD genoemd) en is verplicht voor ondernemingen in Duitsland.
Het in Kleve gevestigde advocatenkantoor NeDTax, ging op zoek naar een softwareoplossing, omdat het instrument waarover zij beschikten te ingewikkeld bleek te werken en om die reden niet gebruikt werd. Het kantoor werkt grensoverschrijdend en heeft een zusterbedrijf in de Nederlandse stad Nijmegen. Bedrijfsleider Günter Heenen ging zoeken op het internet en ontdekte de software Opti.Tax van hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. Die software wordt sinds juni 2019 gebruikt en "heeft jaren voorsprong" op de alternatieven, blijkt uit het eerste oordeel van Heenen.
Aan welke eisen moet de oplossing voldoen
NeDTax zocht naar een instrument dat vooral ondersteuning biedt en niet alleen maar templates levert. Het zou de gebruiker moeten helpen en begeleiden bij het opstellen van de procesdocumentatie. Ook was het belangrijk om zicht te krijgen op de rol van en samenwerking tussen de cliënten en het advocatenkantoor. De belastingadviseur is er niet alleen om de documentatie op te stellen, maar moet ook optreden als een bemiddelaar die vragen stelt. Dankzij deze vorm van samenwerking kunnen delen van de procesdocumentatie door de klant zelf worden overgenomen.
Procesdocumentatie is een grensoverschrijdend thema
Het zusterbedrijf in Nederland beschikt niet over een vergelijkbaar instrument, omdat procesdocumentatie in de Nederlandse wetgeving niet verplicht is. Bij grensoverschrijdende activiteiten speelt de procesdocumentatie pas een rol als een Nederlandse klant dochterondernemingen of filialen in Duitsland heeft. In dat geval moeten de belastingadviseurs hun cliënt duidelijk uitleggen dat de procesdocumentatie niet verplicht is voor het hoofdkantoor, maar wel voor de Duitse vestigingen.
Opsporen van kansen, risico's en mogelijkheden
Voor Heenen is procesdocumentatie meer dan alleen maar een wettelijke verplichting van de belastingdienst. Door met documentatie bezig te zijn, kunnen bedrijven ook hun processen en werkstromen controleren en vervolgens analyseren wat sneller en beter kan. Ook kunnen risico’s makkelijker opgespoord worden. De lastige verplichting om processen te documenteren wordt op die manier een zinvolle opdracht.
Conclusie
Het Duits-Nederlandse advocatenkantoor NeDTax vond met Opti.Tax van hsp het instrument dat het meest aan zijn eisen voldoet en is samen met de partner de goede weg ingeslagen. De strikte en logische opbouw van de software maakt het gemakkelijk om de procesdocumentatie op te stellen.
