Automatisierung von Faxaufträgen im Kommen

Nachdem viele Unternehmen bereits die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen realisiert haben, rückt ein weiterer Prozess ins Zentrum von Rationalisierungsbestrebungen: die manuelle Verarbeitung eingehender Aufträge. Vielfach werden in der Untermenspraxis Aufträge, die klassisch per Fax, Post oder E-Mail-Anhang eingehen, manuell in ERP-Systemen wie SAP erfasst. Bei komplexen Bestellungen bzw. einigen hundert Bestellungen pro Woche ist dies ein enorm personal-, zeit- und kostenintensiver Prozess. Überdies auch fehleranfällig: Eine bei der manuellen Eingabe falsch erfasste Bestellung kann Flaschlieferungen, Retouren, erneutes Ausliefern von Waren, Kundenunzufriedenheit usw. nach sich ziehen. Auf der diesjährigen SAP Anwendertagung DSAG in Leipzig, vom 23. bis 25 September, wird die Esker Software GmbH, Spezialist für die Automatisierung von Dokumentenprozessen, eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Fax- und E-Mail-Aufträgen vorstellen, wie sie beispielsweise für einen großen deutschen Chemiekonzern entwickelt und implementiert wurde. Der Messeauftritt steht unter dem Motto "Speed up your orders . "Wir stellen ein zunehmendes Interesse an der Automatisierung des Bestelleingangs fest. Lohnend ist dies für Unternehmen, die in diesem Bereich entweder noch keine Automatisierung einsetzen oder neben EDI oder Bestellportalen eine immer noch vorhandene Menge 'klassischer' Bestellungen automatisieren möchten , so Dr. Rafael Arto-Haumacher, Niederlassungsleiter der Esker Software GmbH. Die richtige Erkennung von Kopf- und Positionsdaten ist eine größere Herausforderung als etwa bei der IT-gestützten Verarbeitung des Rechnungseingangs. Während beim Rechnungseingang meistens gegen eine bereits vorhandene Bestellung in einem ERP-System geprüft werden kann, fehlt ein solcher Beleg für die Bestellung in aller Regel. Zudem hat man bei der Faxbestellung mit einer für die OCR-Erkennung nur mäßigen Qualität zu tun. Deshalb kommen bei der Esker-Lösung umfangreiche Datenbankquerprüfungen und intelligente Algorithmen zum Einsatz, um die durch die OCR ausgelesenen Daten anzureichern und den Automatisierungsgrad zu erhöhen. Bei der Erkennung des Bestellers und des Lieferortes - Sold-to und Ship-to - wird in den SAP Stammdaten und in der Bestellhistorie des Kunden geprüft. Die Positionsdaten werden ebenfalls in der Bestellhistorie sowie unter anderem im Modul Material Management gegengeprüft. Zudem ist die Lösung in der Lage zu kontrollieren, ob in der Bestellung Mindestbestellmengen, bestimmte notwendige Gebindegrößen oder vereinbarte Preise eingehalten wurden. Hier kann die Lösung entweder automatisiert korrigieren oder den Vorgang an einen zuständigen Vertriebsmitarbeiter zur Bearbeitung übergeben. Abschließend wird die Bestellung z.B. durch einen BAPI-Aufruf im SAP-System angelegt.

"Erst diese Intelligenz aus vielfältigen Datenbankquerprüfungen, umfangreichen Plausibilitätsprüfungen und Teaching-Mechanismen, die das "Lernen des Systems unterstützen, machen die Qualität einer solchen Lösung aus , kommentiert Dr. Rafael Arto-Haumacher. Neben der Flexibilität bei der individuellen Anpassung des Benutzer-Interfaces ist für viele Kunden die internationale Nutzbarkeit wichtig. So ist Esker einer der wenigen Anbieter, die mit der Lösung nicht nur die gängigen europäischen Sprachen, sondern ebenso weitere Zeichensätze wie kyrillisch oder verschiedene asiatischer Sprachen verarbeiten können. Interessenten können sich die Lösung während der DSAG zeigen lassen. Darüber hinaus plant Esker zu diesem Thema eine Workshopreihe, Webseminare und weitere Infoveranstaltungen, die ab September stattfinden werden.

Esker Software GmbH Austeller auf der Tagung der Deutschen SAP-Anwender-Gruppe DSAG Leipzig, 23.-25. September 2008, Congress Center Leipzg, CCL, Messegelände Stand: L4