Die Datasec GmbH, der Spezialist für Dokumenten-Management-Systeme auf ASP-Basis (ASP = Application Service Providing), übernimmt im hauseigenen Scan-Zentrum für Unternehmen die elektronische Erfassung von Dokumenten aller Art. Auf ca. 200 Quadratmetern werden an derzeit fünf Arbeitsplätzen Eingangsrechnungen, Lieferscheine und andere Schriftstücke digitalisiert. Mit Hochleistungs-Scannern der Firma Kodak, Fujitsu, Bell & Howell und Heidelberg bearbeiten die Mitarbeiter rund 30 prall gefüllte Aktenordner pro Tag. Einerseits handelt es sich dabei um wichtige Belege, die in herkömmlichen Ordnern vorliegen und bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) eingespeist werden müssen. Andererseits scannt der Dienstleister auch tagesaktuelle Rechnungen und Lieferscheine seiner Kunden. Zahlreiche Anwender der web-basierten DMS- und Archivierungs-Lösung DOKU@WEB des Siegener Unternehmens nutzen bereits die Dienstleistung. So profitieren unter anderem die Krombacher Brauerei, der Pharmaproduzent Tropon, die DANKA Deutschland GmbH, ein Großhändler für Drucker, Kopierer und Faxgeräte sowie der Verlag Walter de Gruyter von dem kostengünstigen Service. Hierbei pflegt der Dienstleister die Dokumente direkt in die Miet-Software DOKU@WEB ein. Alle Daten liegen dann im Hochsicherheits-Rechenzentrum in Siegen revisionssicher vor. Unmittelbar nach der Digitalisierung können die autorisierten Anwender von ihrem Arbeitsplatz aus über ein Virtual Private Network (VPN) die gespeicherten Belege aufrufen. Aber auch für Unternehmen, die DOKU@WEB nicht im Einsatz haben, übernimmt Datasec die elektronische Erfassung von Papierbeständen.
Vormittags herrscht Hochbetrieb im Scan-Zentrum. Der Posteingang vieler Kunden muss möglichst rasch in das System eingespeist werden, damit die Sachbearbeiter unmittelbar auf die erfassten Dokumente zugreifen können. So sortieren Mitarbeiter der Krombacher Brauerei, die seit Beginn des Jahres mit DOKU@WEB arbeitet und darüber hinaus die Scan-Dienstleistung nutzt, eingehende Rechnungen früh morgens nach fünf Belegtypen. Per Kurier werden diese an Datasec übermittelt und dort bis 10:00 Uhr in das System eingepflegt. Darüber hinaus wurden bereits alle Eingangsrechnungen von 2001 und 2002 digitalisiert und können jederzeit aufgerufen werden.
Eine große Erleichterung war das Angebot des Dienstleisters auch für die Tropon GmbH. Der Pharmaproduzent verwaltet seit Anfang 2002 seine Arzneimittelprüfberichte mit DOKU@WEB. Als Pharmahersteller ist das Unternehmen strengen Vorschriften unterworfen. Damit mögliche Langzeitwirkungen nachvollzogen werden können, müssen laut Gesetz Aufstellungen über die Bestandteile und Inhaltsstoffe von Medikamenten 30 Jahre nach Erscheinen der Arzneimittel aufbewahrt werden. Bisher lagen bei Tropon alle relevanten Dokumente von 1979 bis heute in herkömmlichen Ordnern vor. Um Platz zu sparen und einen schnelleren Zugriff im Ernstfall zu gewährleisten, entschied sich das Unternehmen zur digitalen Archivierung der Papierbestände. Die von Datasec erfassten und in elektronischen Ordnern abgelegten Daten können nun bei Bedarf eingesehen werden.
Kunden der Datasec GmbH profitieren bereits seit Jahren von der Möglichkeit zur Verwaltung und Archivierung unternehmensrelevanter Daten in dem zugriffssicheren Datasec-Rechenzentrum. Aufgrund der Auslagerung fallen keinerlei Investitionen in Hard- und Software an und der Dienstleister übernimmt Administration und Wartung. "Wir sehen in dem Scan-Service eine sinnvolle Ergänzung unseres ASP-Gedankens", betont Gerhard Weber, Geschäftsführer bei Datasec. "Um möglichst zeitnah mit alten und täglich eingehenden Dokumenten arbeiten zu können, müssen diese rasch digitalisiert werden. Diese Arbeit nehmen wir den Unternehmen ab, und die Sachbearbeiter können sich auf andere Aufgaben konzentrieren."
Vormittags herrscht Hochbetrieb im Scan-Zentrum. Der Posteingang vieler Kunden muss möglichst rasch in das System eingespeist werden, damit die Sachbearbeiter unmittelbar auf die erfassten Dokumente zugreifen können. So sortieren Mitarbeiter der Krombacher Brauerei, die seit Beginn des Jahres mit DOKU@WEB arbeitet und darüber hinaus die Scan-Dienstleistung nutzt, eingehende Rechnungen früh morgens nach fünf Belegtypen. Per Kurier werden diese an Datasec übermittelt und dort bis 10:00 Uhr in das System eingepflegt. Darüber hinaus wurden bereits alle Eingangsrechnungen von 2001 und 2002 digitalisiert und können jederzeit aufgerufen werden.
Eine große Erleichterung war das Angebot des Dienstleisters auch für die Tropon GmbH. Der Pharmaproduzent verwaltet seit Anfang 2002 seine Arzneimittelprüfberichte mit DOKU@WEB. Als Pharmahersteller ist das Unternehmen strengen Vorschriften unterworfen. Damit mögliche Langzeitwirkungen nachvollzogen werden können, müssen laut Gesetz Aufstellungen über die Bestandteile und Inhaltsstoffe von Medikamenten 30 Jahre nach Erscheinen der Arzneimittel aufbewahrt werden. Bisher lagen bei Tropon alle relevanten Dokumente von 1979 bis heute in herkömmlichen Ordnern vor. Um Platz zu sparen und einen schnelleren Zugriff im Ernstfall zu gewährleisten, entschied sich das Unternehmen zur digitalen Archivierung der Papierbestände. Die von Datasec erfassten und in elektronischen Ordnern abgelegten Daten können nun bei Bedarf eingesehen werden.
Kunden der Datasec GmbH profitieren bereits seit Jahren von der Möglichkeit zur Verwaltung und Archivierung unternehmensrelevanter Daten in dem zugriffssicheren Datasec-Rechenzentrum. Aufgrund der Auslagerung fallen keinerlei Investitionen in Hard- und Software an und der Dienstleister übernimmt Administration und Wartung. "Wir sehen in dem Scan-Service eine sinnvolle Ergänzung unseres ASP-Gedankens", betont Gerhard Weber, Geschäftsführer bei Datasec. "Um möglichst zeitnah mit alten und täglich eingehenden Dokumenten arbeiten zu können, müssen diese rasch digitalisiert werden. Diese Arbeit nehmen wir den Unternehmen ab, und die Sachbearbeiter können sich auf andere Aufgaben konzentrieren."
