Sparen Sie Zeit und Mühe bei der Hauspost Verteilung

Zeit einsparen kann man nur, wenn feststeht, wo Zeit verloren geht. Bei der Hauspost sind das zum einen die langsamen, manuellen Erfassungen oder noch schwieriger: aus dem Gedächtnis heraus zu arbeiten, dass Pakete verloren gehen oder dass die Poststelle etlichen Mitarbeitern mühselig hinterhertelefoniert. Also lautet die Lösung: digital statt manuell.

Wie Ihnen die Digitalisierung bei der Hauspost hilft:

• keinen Schwund oder verlegte Sendungen mehr dank Sendungsverfolgung am PC
• automatisiertes Informieren an die Mitarbeiter bei Paketankunft
• dokumentierte Paketausgabe über digitale Unterschriften und Fotoerfassung
• Ersatzempfänger hinterlegen und Originalempfänger automatisch benachrichtigen
• Paketgrößen bei Abhol-E-Mail mit angeben, sodass Mitarbeiter ggf. Verstärkung holen

Ziel von COSYS Software ist es, alle Sendungen digital einzusehen. Um das zu gewährleisten, werden die Hauspostsendungen über eine mobile App (also kostenlose Demo App verfügbar) erfasst und damit digitalisiert. Die Poststelle scannt lediglich die Sendungsnummern, hinterlegt per Dropdown den Empfänger und schon sind die Daten im Web-Tool COSYS WebDesk für eine Sendungsverfolgung einsehbar.

Manuelles Problem vs. digitale Lösung

PROBLEM: KEINE ÜBERSICHT

Da alle Sendungen über Barcodes und COSYS Hauspost App digitalisiert und im Backend gespeichert werden, können Sie auch alle Daten auf einen Klick abrufen. Es werden die Daten gepflegt, die für Sie wichtig sind: Sendungsnummer, Status, Paketgröße, Mitarbeiter oder Räume und nach jedem dieser Werte können Sie einfach filtern.

PROBLEM: PAKETE KOMMEN NICHT AN

Sowohl für Selbstabholer als auch Auslieferung hat COSYS die Lösung, wie Pakete sicher an den Empfänger kommen. Bei der Auslieferung können Originalempfänger, Ersatzempfänger und Abstellen als Ausgabe gewählt und auch jeweils dokumentiert werden über Unterschriften und Fotos. Auch die Annahmeverweigerung ist eine Option. Bei Selbstabholern lassen Sie einfach über das Backend automatisch die Empfänger per E-Mail darüber benachrichtigen, dass Ihre Post da ist.

PROBLEM: DOPPELTE LAUFWEGE

Wenn die Poststelle ausliefert, kann die App die angenommenen und den Empfängern zugeordneten Sendungen laufwegeoptimiert anzeigen nach Raum, Stockwerkt, Gebäude oder Postfächern. Bei der Selbstabholung sieht der Empfänger in der Info-Mail, wie viele Sendungen er abholt und wie groß und schwer die sind. So kann er direkt eine Sackkarre oder Verstärkung mitnehmen, statt 2 Mal zu gehen.

PROBLEM: FEHLENDER NACHWEIS

Zum einen aktualisiert das Backend den Sendungsstatus zu „ausgeliefert“, „abgeholt“ oder „abgestellt“, sobald eine Paketausgabe stattfindet. Zum anderen sind erfasste Fotos und Unterschriften auch im Web-Tool hinterlegt, können eingesehen und sogar als Report exportiert werden. Mit der Unterschrift der Mitarbeiter haben Sie einen stichhaltigen Nachweis der Paketausgabe und Annahme.

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