Bestandsaufnahme in Apotheken mit COSYS

Die Bestandsaufnahme gehört in Apotheken zu den wiederkehrenden Aufgaben, die oft unterschätzt werden. Sie ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essenziell für die wirtschaftliche Steuerung: Zu wenig Vorrat kann die Versorgung von Patienten gefährden, zu viel Vorrat bindet Kapital und erhöht das Risiko von Verfall. Traditionelle Methoden mit Zettel und Stift stoßen dabei schnell an ihre Grenzen – vor allem, wenn es um hunderte Medikamentenpackungen, verschiedene Chargennummern und Haltbarkeitsdaten geht. Genau hier setzt COSYS an und macht die Bestandsaufnahme zu einem transparenten, effizienten und fehlerfreien Prozess.

Von der Pflichtaufgabe zur digitalen Routine

Dank über 30 Jahren Erfahrung in der mobilen Datenerfassung bietet COSYS maßgeschneiderte Lösungen für Apotheken – ob kleine Vor-Ort-Apotheke oder Filialbetrieb. Statt manuell Produkte zu zählen, werden Barcodes von Medikamentenschachteln, Kosmetikartikeln oder Hilfsmitteln einfach mit einem MDE-Gerät oder einem Smartphone gescannt.

Die COSYS Inventur- und Bestandsaufnahme-App führt die Mitarbeitenden intuitiv durch den Prozess:

• Medikament scannen
• Menge erfassen (automatisch per Scan oder manuell)
• Daten in Echtzeit ins Backend übertragen

So entstehen sekundenschnell valide Bestandsdaten, die automatisch in das Apotheken-Warenwirtschaftssystem übertragen werden können – von ADG über Awinta bis Pharmasoft.

Praxisbeispiel: Eine reibungslose Bestandsaufnahme

Eine Apotheke plant ihre jährliche Bestandsaufnahme an einem Sonntag. Statt Papierlisten verteilt die Inhaberin fünf MDE-Geräte im Smartphone-Look. Jeder Mitarbeiter erhält einen Regalbereich zugewiesen. Innerhalb weniger Stunden ist das komplette Sortiment erfasst – von verschreibungspflichtigen Medikamenten über OTC-Produkte bis hin zu Kosmetik und Nahrungsergänzungsmitteln.

Im COSYS WebDesk kann die Inhaberin live verfolgen, wie weit das Team ist. Fehlbestände oder doppelte Zählungen werden sofort angezeigt und lassen sich direkt korrigieren. Am Abend liegt ein revisionssicheres Inventurprotokoll vor – fehlerfrei, digital und bereit für die Steuerprüfung.

Flexibilität bei der Hardware

COSYS bietet Apotheken volle Flexibilität bei der Hardware:

• Mieten: Ideal für einmalige Bestandsaufnahmen. Geräte werden rechtzeitig geliefert, vorkonfiguriert und sofort einsatzbereit.
• Kaufen: Für Apotheken, die mobile Datenerfassung auch im Alltag nutzen wollen – etwa beim Wareneingang, Retourenmanagement oder Verfalldatenkontrolle.
• Reparatur und Ersatzservice: Bestehende Geräte können zuverlässig instand gesetzt werden. Sollte ein Scanner während der Bestandsaufnahme ausfallen, stellt COSYS Ersatzgeräte, damit der Prozess nicht ins Stocken gerät.

Mehr als nur Zählen: Intelligente Datenanalyse

Die digitale Bestandsaufnahme ist nicht nur eine Zeitersparnis, sondern liefert auch wertvolle Informationen. Über den COSYS WebDesk können Daten gefiltert, ausgewertet und in Berichten dargestellt werden. Damit erkennen Apotheker sofort:

• Welche Artikel laufen besonders gut?
• Welche Medikamente drohen bald abzulaufen?
• Wo entstehen unnötige Lagerkosten?

So wird aus der Pflichtaufgabe Inventur ein Werkzeug für die Optimierung der gesamten Apotheke.

COSYS als Rundum-Partner

COSYS versteht die besonderen Anforderungen von Apotheken: kurze Zeitfenster, hohe Präzision und sensible Produkte. Durch die Kombination aus benutzerfreundlicher Software, flexibler Hardwarebereitstellung und umfassendem Service stellt COSYS sicher, dass die Bestandsaufnahme nicht länger ein Stressfaktor, sondern ein Mehrwert ist.

Darüber hinaus profitieren Apotheken von weiteren COSYS-Lösungen:

• Mobile Device Management (MDM): Alle Geräte zentral verwalten, Apps aktualisieren und Zugriffe steuern – für maximale Sicherheit und Effizienz.
• Business Intelligence (BI): Daten aus der Bestandsaufnahme intelligent auswerten, Trends erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.

Fazit

Mit COSYS wird die Bestandsaufnahme in Apotheken zu einem modernen, transparenten und effizienten Prozess. Statt stundenlangem Zettelkram gewinnen Apotheker:innen Zeit für das Wesentliche – die Beratung und Versorgung ihrer Kunden.

Und das Beste: Mit den kostenlosen Demo-Apps von COSYS im App Store und Google Play Store können Sie die digitale Bestandsaufnahme sofort ausprobieren und selbst erleben, wie einfach Inventur heute sein kann.