Prozesse für Handwerksunternehmen

„Prozesse, Prozesse, Prozesse“, ein geflügelter Begriff hier in der Eifel. Seit Wochen wuselt und werkelt es geschäftig vor sich hin, das Team von Continu-ING. Eine Frage ist hierbei zentral: Wie wird man besser? Nun, ganz einfach, in dem man sich selbst betrachtet, von der Persönlichkeit bis hin zur Arbeit und dann einteilt in Wichtig und Unwichtig, daraus die richtigen Schlüsse zieht und dann Prozesse einführt. Von Anfang bis Ende ist hier jeder Arbeitsschritt dokumentiert, perfektioniert. Es wirkt wie ein Spiel, wenn man zu Anschauungszwecken den „Prozess Kaffeemaschine“ in einem kurzem Erklärvideo einfängt. Und wofür das? Für Mitarbeiter, die noch nicht mit der Kaffeemaschine umgehen können. Ganz einfach. Und damit die nicht erst fragen müssen, sondern direkt loslegen können, sobald sie das Video gesehen haben. Alles als Teil des Onboardings. Ein simples Prinzip das sich grundsätzlich auf alle Prozesse übersetzen lässt.

Lege einen optimalen Prozess fest, dokumentiere ihn idiotensicher, deponiere Video und eine mögliche Checkliste an einem für alle erreichbaren Ort und sichere Dir so einen gewissen Standard. Einen Standard, den Du als den einzige richtigen erachtest. So riskierst Du nicht, dass Dein Wissen, Deine Vorgabe, Dein Standard verwässert durch den Stille-Post-Effekt, bei dem schnell mehr falsch als richtig transportiert wird.

Es macht Spaß Prozesse zu dokumentieren, denn wie man das tut, bleibt jedem selbst überlassen.

Natürlich darf der Filmer auch Witze oder Anekdoten einfließen lassen. Solange die Information an sich enthalten ist.

Was heißt das für Handwerksfirmen? Das Wichtigste: Sicherstellung der Qualitätsvorstellungen der Geschäftsleitung. Zudem eine optimale Einarbeitung am Arbeitsplatz. Niemand muss ewig genervt werden mit Fragen über Vorgehensweisen, jeder weiß nahezu umgehend was zu tun ist, solange sichergestellt ist, dass der Mitarbeiter Zugang zu gewissen Ressourcen hat, also Passwörter, Ordnerstrukturen etc., vor allem aber Vorlagen für alles von Dokumenten bis Emails.

Und dann kann es auch schon losgehen. Was hört ein Chef denn auch lieber als: „Okay, ich bin startklar! Ich weiß, was ich wie tun muss!“

Wie kann ein Prozess im Handwerk aussehen? Zum Beispiel: „Eingang Ausführungsunterlagen“ - „Plausibilitätskontrolle“ – „Sind die Berechnungen in Ordnung?“ – „Nein?“ – „Shitlist füllen“ – „Bedenken anzeigen“ – „Formular ausfüllen und schicken“. Einfach, strukturiert, klar.

Was eine Shitlist ist, fragen Sie sich jetzt? Ein Begriff, der im Allgemeinen Unstimmigkeiten und Unklarheiten noch im Vorfeld des Baubeginns zusammenfasst. Eine Liste, die aufzählt wo es überall hapert, um es einmal förmlich auszudrücken. Wie oft kommt es vor, dass noch bei Betreten der Baustelle Streitgespräche am Telefon ausgetragen werden müssen zwischen Planer und Ausführendem, weil nicht sauber vorgearbeitet wurde.

Indem man also Unklarheiten aus dem Weg schafft und maximale Transparenz erreicht, kann man einen störungsfreien Ablauf des Projektes sicherstellen. Und genau das streben doch alle Projektbeteiligten an: Den gemeinsamen Werkerfolg.

Den Begriff „Shitlist“ hat das Unternehmen Continu-ING geprägt. Wie man damit umgeht, lernen die Teilnehmer im Programm mit Continu-ING bis ins kleinste Detail. Auch wie man Bedenkenanzeigen richtig formuliert, wie man sie auch im Nachhinein noch richtig kommuniziert. Denn „Nein sagen“ kann nicht jeder, noch viel weniger, wenn man mit seinem Unternehmen jahrzehntelang versucht hat es allen recht zu machen, auf die Gefahr hin, mehr Leistungen zu erbringen, ohne dafür bezahlt zu werden. „Hauptsache der Kunde ist zufrieden.“ Dass diese Herangehensweise jedoch Stress erzeugt, weil Unklarheiten auf der Baustelle dann irgendwie improvisiert gelöst werden müssen, weil kein Geld übrigbleibt, man womöglich sogar noch eigenes mit ins Projekt hineinbringt, wissen die Betroffenen zwar, aber wollen oder können nichts dagegen tun.

Zu allen Prozessen und der strikten Durchführung derer kommt vor allem ein ganz entscheidender Faktor dazu: das richtige Mindset. Also das ungetrübte Selbstvertrauen, den Weg einfach zu gehen, egal wie stürmisch es auch werden kann. Nicht einzuknicken, sich nicht treiben und scheuchen zu lassen, sondern selbst der Treiber zu sein. Und das geht wiederum am einfachsten, wenn man in allen Belangen den absoluten Durchblick hat. Wenn alle Beteiligten auf gleicher Augenhöhe sprechen. Also Transparenz und Klarheit herrscht. Und jeder seine Rechte und Pflichten kennt und die Prozesse einhält. Und so schließt sich der Kreis. Lernen, üben, wiederholen und neue Gewohnheiten implementieren. Auf technischer, rechtlicher und emotionaler Ebene.

Continu-ING bietet eine Rundum-Lösung für Frust im Projektgeschäft und übt sich dabei immer wieder auch selbst darin, das Gelernte und Gelehrte umzusetzen. Denn nur wer selbst gute Standards setzen und verinnerlichen kann, in jedem Mitarbeiter, der kann auch gute Standards bei anderen setzen und verinnerlichen, in jedem einzelnen Mitarbeiter. Das ist der beste und erfolgreichste Weg Nachhaltigkeit in Unternehmen zu schaffen. Und dann geht’s an neue Themen wie Skalierung etwa. Denn Wachstum, also das innerliche Wachstum macht den Weg auch frei für äußerliches Wachstum. Nachhaltiger Erfolg ist dann endlich möglich. Aber nur wenn Prozesse optimiert sind und jeder zu jedem Zeitpunkt genau weiß, was er zu tun hat.

Continu-ING hat über 100 überlebenswichtige Prozesse für Handwerksfirmen im Portfolio, inklusive Vorlagen, Checklisten und damit Sicherheiten für Chefs, Führungskräfte, Projektleiter. Dazu eine direkte 1:1-Beratung für alle Teilnehmer und den ausdrücklichen Appell: Lasst uns zusammen Hausaufgaben machen, aber lasst sie uns auch machen! Sonst verschwenden wir hier alle nur unsere Zeit.