Auf der CeBIT 2008 präsentiert die Solitas Informatik AG InfoStore 9, das neue Release des führenden Dokumentenmanagement-Systems auf der Plattform System i. InfoStore 9 bietet zusätzliche Optionen zur revisionssicheren Archivierung auf handelsüblichen Festplatten, erweiterte Funktionalität für Volltext-Retrieval inklusive OCR sowie neue Lösungen für Workflow und digitale Signatur. InfoStore 9 wird Ende März 2008 zum Vertrieb freigegeben.
Bereits im Release 8 erfüllt InfoStore wichtige Anforderungen an ein System für Enterprise Content Management (ECM). So ist es nahtlos in Office-Programme und ERP-Systeme integriert und ermöglicht damit das Dokumenten-Handling (Ablegen, Indizieren, Zuordnen, Recherchieren, Archivieren) direkt aus den Anwendungen. Unterstützt wird auch ein umfassendes E-Mail-Management mit serverseitiger Anbindung unterschiedlicher Mail-Systeme (MS-Exchange, Lotus Notes, Novell Groupwise). Im neuen Release 9, das auf der CeBIT 2008 erstmals mit vollem Funktionsumfang zu sehen ist, kommen weitere wichtige ECM-Komponenten hinzu.
Volltext-Server und OCR
So können mit Release 9 sämtliche Textinformationen - auch aus gescannten Dokumenten - per OCR-Erkennung (OCR: Optical Character Recognition) erfasst und sodann vom Volltext-Server verwaltet werden. Zu den unterstützten Formaten zählen PDF, TXT, DOC, TIF, JPG sowie SCS, IPDS und AFPDS. Neben der Suche nach beliebigem Text ist auch die Recherche mit Platzhaltern sowie die kontextsensitive und assoziative Suche möglich. Auch bereits archivierte Dokumente können problemlos nachindiziert werden; somit lässt sich die Suche in alten Datenbeständen deutlich optimieren.
Archivierung auf Harddisk: schneller Zugriff
Ab Release 9 profitieren InfoStore-Anwender in besonderer Weise von der neuen technischen Möglichkeit, Daten auf Harddisks zu archivieren. Der Einsatz dieses preisgünstigen und leistungsfähigen Mediums basiert auf der SnapLock-Technologie, die aus der jederzeit löschbaren und überschreibbaren Festplatte ein nur noch einmal beschreibbares Medium (WORM: Write Once Read Many) macht, indem sie das Überschreiben gespeicherter Daten blockiert. Durch die Nutzung moderner Harddisks als Archivierungsmedium wird der Zugriff auf die Dokumente wesentlich schneller. Während das bisher übliche Medium, die Jukebox, je nach Fabrikat und Auslastung fünf bis 20 Sekunden benötigt, um ein Dokument anzuzeigen, reagiert ein leistungsfähiges Festplattensystem bereits nach Sekundenbruchteilen. Ein weiterer Vorteil ist die unkomplizierte Erweiterbarkeit der Kapazität im laufenden Betrieb aufgrund der Skalierbarkeit von Harddisks. InfoStore Release 9 unterstützt die Archivierung mit den Systemen IBM N3700, Network Appliance FAS- und NearStore-Systemen sowie Sun StorageTek NAS.
Workflow-Lösungen
Für zwei Workflow-Engines bietet InfoStore Release 9 Anbindungen. Zum einen wird die auf System i basierende Software TaskLink des Herstellers TQS angeboten; zusätzlich steht jetzt das Produkt Xpert.ivy von Soreco für die Plattformen Windows und Linux zur Verfügung. Die InfoStore-Anwender können damit ihre Geschäftsprozesse modellieren, optimieren und automatisieren. Auf diese Weise lassen sich gewaltige Potentiale zur Effizienzsteigerung der internen und firmenübergreifenden Prozesse nutzen, bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen ebenso wie beim Dokumentenaustausch mit Geschäftspartnern.
Digitale Signatur: revisionssicher archivierte E-Mails
Neu in InfoStore 9 ist das Modul eines SignaturServers für die Integration der digitalen Signatur verschiedener Signatur-Provider. Abgesehen von der zuverlässigen Signatur eigener Dokumente (Rechnungen, Angebote ...) und der Prüfung fremder Signaturen bietet die Archivierung von Dokumenten mit digitaler Signatur den Unternehmen den Vorteil einer neuen Form der Revisionssicherheit. Erstmals lässt sich damit - gemäß Signaturgesetz (SigG) und Signaturverordnung (SigV) sowie UStG §14 - nachweisen, dass die von einem Absender versandten Eingangsdokumente - z.B. E-Mails - unverändert aufbewahrt wurden. Die revisionssichere Archivierung von Eingangsbelegen im PDF- oder EDI-Format ist sichergestellt, wenn der elektronische Beleg zusammen mit der Signatur und dem Prüfprotokoll in das Archiv überspielt worden ist. Die vielgescholtene E-Mail mausert sich dank neuer Technik zum sichersten Dokument, das von den Anwenderunternehmen für den Massenversand und erhebliche Kosteneinsparungen eingesetzt werden kann.
"Zertifizierte Unterstützung neuester Technologien"
Roland Böhme, Geschäftsführer der Solitas Informatik AG: "Um die Anforderungen an die Revisionssicherheit und die lückenlose Verfolgung der Geschäftsprozesse abzudecken, müssen sämtliche relevanten elektronischen Informationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems verwaltet werden. Mit der zertifizierten Unterstützung neuester Technologien ermöglicht InfoStore die technische und organisatorische Umsetzung dieser Konzepte. InfoStore 9 ist daher ein Meilenstein bei der Transformation vom elektronischen Archiv zum ECM-System."
Bereits im Release 8 erfüllt InfoStore wichtige Anforderungen an ein System für Enterprise Content Management (ECM). So ist es nahtlos in Office-Programme und ERP-Systeme integriert und ermöglicht damit das Dokumenten-Handling (Ablegen, Indizieren, Zuordnen, Recherchieren, Archivieren) direkt aus den Anwendungen. Unterstützt wird auch ein umfassendes E-Mail-Management mit serverseitiger Anbindung unterschiedlicher Mail-Systeme (MS-Exchange, Lotus Notes, Novell Groupwise). Im neuen Release 9, das auf der CeBIT 2008 erstmals mit vollem Funktionsumfang zu sehen ist, kommen weitere wichtige ECM-Komponenten hinzu.
Volltext-Server und OCR
So können mit Release 9 sämtliche Textinformationen - auch aus gescannten Dokumenten - per OCR-Erkennung (OCR: Optical Character Recognition) erfasst und sodann vom Volltext-Server verwaltet werden. Zu den unterstützten Formaten zählen PDF, TXT, DOC, TIF, JPG sowie SCS, IPDS und AFPDS. Neben der Suche nach beliebigem Text ist auch die Recherche mit Platzhaltern sowie die kontextsensitive und assoziative Suche möglich. Auch bereits archivierte Dokumente können problemlos nachindiziert werden; somit lässt sich die Suche in alten Datenbeständen deutlich optimieren.
Archivierung auf Harddisk: schneller Zugriff
Ab Release 9 profitieren InfoStore-Anwender in besonderer Weise von der neuen technischen Möglichkeit, Daten auf Harddisks zu archivieren. Der Einsatz dieses preisgünstigen und leistungsfähigen Mediums basiert auf der SnapLock-Technologie, die aus der jederzeit löschbaren und überschreibbaren Festplatte ein nur noch einmal beschreibbares Medium (WORM: Write Once Read Many) macht, indem sie das Überschreiben gespeicherter Daten blockiert. Durch die Nutzung moderner Harddisks als Archivierungsmedium wird der Zugriff auf die Dokumente wesentlich schneller. Während das bisher übliche Medium, die Jukebox, je nach Fabrikat und Auslastung fünf bis 20 Sekunden benötigt, um ein Dokument anzuzeigen, reagiert ein leistungsfähiges Festplattensystem bereits nach Sekundenbruchteilen. Ein weiterer Vorteil ist die unkomplizierte Erweiterbarkeit der Kapazität im laufenden Betrieb aufgrund der Skalierbarkeit von Harddisks. InfoStore Release 9 unterstützt die Archivierung mit den Systemen IBM N3700, Network Appliance FAS- und NearStore-Systemen sowie Sun StorageTek NAS.
Workflow-Lösungen
Für zwei Workflow-Engines bietet InfoStore Release 9 Anbindungen. Zum einen wird die auf System i basierende Software TaskLink des Herstellers TQS angeboten; zusätzlich steht jetzt das Produkt Xpert.ivy von Soreco für die Plattformen Windows und Linux zur Verfügung. Die InfoStore-Anwender können damit ihre Geschäftsprozesse modellieren, optimieren und automatisieren. Auf diese Weise lassen sich gewaltige Potentiale zur Effizienzsteigerung der internen und firmenübergreifenden Prozesse nutzen, bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen ebenso wie beim Dokumentenaustausch mit Geschäftspartnern.
Digitale Signatur: revisionssicher archivierte E-Mails
Neu in InfoStore 9 ist das Modul eines SignaturServers für die Integration der digitalen Signatur verschiedener Signatur-Provider. Abgesehen von der zuverlässigen Signatur eigener Dokumente (Rechnungen, Angebote ...) und der Prüfung fremder Signaturen bietet die Archivierung von Dokumenten mit digitaler Signatur den Unternehmen den Vorteil einer neuen Form der Revisionssicherheit. Erstmals lässt sich damit - gemäß Signaturgesetz (SigG) und Signaturverordnung (SigV) sowie UStG §14 - nachweisen, dass die von einem Absender versandten Eingangsdokumente - z.B. E-Mails - unverändert aufbewahrt wurden. Die revisionssichere Archivierung von Eingangsbelegen im PDF- oder EDI-Format ist sichergestellt, wenn der elektronische Beleg zusammen mit der Signatur und dem Prüfprotokoll in das Archiv überspielt worden ist. Die vielgescholtene E-Mail mausert sich dank neuer Technik zum sichersten Dokument, das von den Anwenderunternehmen für den Massenversand und erhebliche Kosteneinsparungen eingesetzt werden kann.
"Zertifizierte Unterstützung neuester Technologien"
Roland Böhme, Geschäftsführer der Solitas Informatik AG: "Um die Anforderungen an die Revisionssicherheit und die lückenlose Verfolgung der Geschäftsprozesse abzudecken, müssen sämtliche relevanten elektronischen Informationen mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems verwaltet werden. Mit der zertifizierten Unterstützung neuester Technologien ermöglicht InfoStore die technische und organisatorische Umsetzung dieser Konzepte. InfoStore 9 ist daher ein Meilenstein bei der Transformation vom elektronischen Archiv zum ECM-System."
