Die Euba Logistic GmbH hat in Zusammenarbeit mit der cns computer & netzwerk service gmbh die Speditions-Software mit der digitalen Dokumenten-Managementlösung ELO gekoppelt. Damit verbessert Euba seine Auskunftsfähigkeit und spart Raum, Zeit und Geld.
Palettenscheine, Lieferquittungen, Wiegezettel und Transportaufträge - wenn die rund 80 Sattelzüge der Euba Logistic in die Firmenzentrale zurückkehren, bringen die Fahrer jede Menge Papier mit. Besonders am Freitag füllen sich die Ablagefächer in Angermünde mit vielen neuen Belegen.
Für Kerstin Nitz und ihre Kolleginnen in der Verwaltung bedeutet das eine Menge Arbeit. Jeder Nachweis muss einer Sendungsnummer zugeordnet, erledigte Aufträge berechnet und sämtliche Dokumente archiviert werden. Schließlich verlangt das Finanzamt für einkommensrelevante Unterlagen eine zehnjährige Aufbewahrung (s. Kasten). In dieser Zeitspanne entstehen bei Euba gigantische Aktenmengen. Rund 2.000 Belege pro Woche summieren sich auf 100.000 Schriftstücke im Jahr und eine Millionen Exemplare in der Dekade. "In der Vergangenheit haben wir auf diese Weise Hunderte von Aktenordnern und einen rund 40 Quadratmeter großen Lagerraum gefüllt", erklärt Kerstin Nitz.
Dieses Verfahren kostete nicht nur Platz, sondern erschwerte auch die gezielte Suche bei Kundenanfragen und nachträglichen Reklamationen. Deshalb entschied sich Euba im vergangenen Jahr für ein elektronisches Archivierungssystem. Die Wahl fiel auf die Lösung ELOenterprise des Anbieters cns. Die bewährte Schnittstelle von ELO zu der bei Euba eingesetzten Speditionssoftware M3 Logisticware von Dr. Malek gab dabei den Ausschlag. Durch die Integration beider Systeme entfaltet die Archivierungslösung ihren gesamten Nutzen.
Die integrierte Schnittstelle ermöglicht es, alle in M3 erzeugten Dokumente ohne zusätzliche Eingriffe vollautomatisch in ELO zu archivieren. In ELO wurde dafür bei der Installation eine Archivstruktur eingerichtet. Sie ermöglicht es, abgestimmte Dokumente automatisch und strukturiert zum Beispiel nach Angeboten, Frachtdokumenten oder Faktura-Belegen abzulegen. Für den M3-Anwender ist die Ergänzung um die Archivierungsfunktion nur durch eine neue Schaltfläche in Form einer Lupe zu erkennen. Über die in M3 vergebene eindeutige Sendungsnummer kann jeder Mitarbeiter jeden Beleg zu jedem Auftrag sofort am eigenen Bildschirm aufrufen. Noch während des Kundengesprächs lassen sich die betreffenden Dokumente ganz leicht per E-Mail versenden.
Die Zahl der so recherchierbaren Daten wächst von Tag zu Tag. Seit Januar 2008 kommt ELO bei Euba zum Einsatz. Vorangegangen war eine ausführliche Tagesschulung für acht Verwaltungsmitarbeiter des Logistikdienstleisters. Danach war jeder Handgriff klar: "Eingehende Belege werden von uns zunächst mit der betreffenden Sendungsnummer versehen", berichtet Nitz. Die Nummer kann mit Hilfe von M3 und dem Fahrzeugkennzeichen schnell ermittelt werden. Anschließend wird jeder Beleg gescannt und über ein Auswahlmenü einer Dokumentenart zugeordnet. "Hierbei legen wir fest, ob es sich um einen Lieferschein, Frachtbrief, Palettenbeleg, Wiegezettel oder Transportauftrag handelt", erläutert Nitz.
Ab diesem Zeitpunkt steht das Dokument im elektronischen Archiv zur Verfügung und das Papier kann getrost vernichtet werden. Das Einführen der Unterlagen in den automatischen Schredder ist somit der nächste Arbeitsschritt für Nitz und ihre Kollegen. "Während der ersten zwei Wochen hatten wir dabei schon ein mulmiges Gefühl" erinnert sich Nitz. Durch das lückenlose Datensicherungs-Konzept, das bei Euba durch einen externen Dienstleister betreut wird, wurde das Vertrauen schnell wieder hergestellt.
Für eine hohe Akzeptanz der neuen Archivierungslösung sorgten die Erleichterungen beim Abrechnen der Aufträge. Ein Teil der Euba-Kunden akzeptieren sogar eine digitale Rechnung, die jetzt mitsamt der Belege elektronisch signiert und per E-Mail versendet werden kann. "In Zukunft werden wir noch weitere Kunden von der digitalen Rechnung überzeugen können", ist sich Nitz sicher.
Apropos Zukunft: Euba will das Einsatzfeld der elektronischen Archivierung ausweiten. Bis Jahresende sollen auch noch die Tankbelege sowie alle Personalakten gescannt werden. Dann wird ELO seine Flexibilität beim Gestalten von Berechtigungskonzepten unter Beweis stellen. Schließlich sollen nur ein paar ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die persönlichen Daten der Kollegen bekommen - und bei den Gehaltsangaben wird der Kreis der Berechtigten ein weiteres Stück kleiner. Solche Differenzierungen lassen sich bei einer herkömmlichen Personalakte kaum realisieren.
Der Rückzug des Papiers ist bei Euba schon nach dem ersten halben Jahr mit ELO deutlich sichtbar: Das separate Regal im Erdgeschoss mit den jüngeren Belegen ist bereits völlig geräumt. Das Hauptarchiv im Keller des Verwaltungsgebäudes wird immer kleiner und spätestens in zehn Jahren von sämtlichen Akten befreit sein. In Angermünde ist das papierlose Büro keine Vision mehr.
Marcus Walter
Hintergrund: Euba Logistic Die Geschichte der heutigen Euba Logistic GmbH geht auf das Jahr 1949 zurück. Damals gründete Peter Gerwing in Angermünde die Thermospedition GmbH als Transportunternehmen für Lebensmittel- und Kühltransporte. Als Basis für die weitere Expansion gingen im Jahr 1977 die Tochterunternehmen Heco-Transport GmbH und die internationale Spedition Erich Jäckel GmbH an den Start. Beide Firmen waren auf den Papiertransport spezialisiert. 1992 kamen ostdeutsche Niederlassungen in Britz und Schwedt an der Oder hinzu.
Nach dem Tod des Inhabers und Gründers im Jahr 1995 blieb die Unternehmensgruppe im Familienbesitz. Zwei Jahre später verlegten die Erben den Firmensitz nach Schwedt. Zusätzlich gründeten sie eine weitere Firma in Polen. Drei Jahre später erfolgt die Verschmelzung der Erich Jäckel GmbH und der Heco Transport GmbH auf die Thermospeditions GmbH. Der Name des neuen Unternehmens lautete "Erich Jäckel Internationale Spedition". Nach einer Firmenübernahme im September 2005 bekam die Gesellschaft ihren heutigen Namen: Euba Logistic GmbH. Der Sitz des Unternehmens befindet sich in Angermünde. Die Volvo-Flotte besteht aus 78 ziehenden Einheiten.
Palettenscheine, Lieferquittungen, Wiegezettel und Transportaufträge - wenn die rund 80 Sattelzüge der Euba Logistic in die Firmenzentrale zurückkehren, bringen die Fahrer jede Menge Papier mit. Besonders am Freitag füllen sich die Ablagefächer in Angermünde mit vielen neuen Belegen.
Für Kerstin Nitz und ihre Kolleginnen in der Verwaltung bedeutet das eine Menge Arbeit. Jeder Nachweis muss einer Sendungsnummer zugeordnet, erledigte Aufträge berechnet und sämtliche Dokumente archiviert werden. Schließlich verlangt das Finanzamt für einkommensrelevante Unterlagen eine zehnjährige Aufbewahrung (s. Kasten). In dieser Zeitspanne entstehen bei Euba gigantische Aktenmengen. Rund 2.000 Belege pro Woche summieren sich auf 100.000 Schriftstücke im Jahr und eine Millionen Exemplare in der Dekade. "In der Vergangenheit haben wir auf diese Weise Hunderte von Aktenordnern und einen rund 40 Quadratmeter großen Lagerraum gefüllt", erklärt Kerstin Nitz.
Dieses Verfahren kostete nicht nur Platz, sondern erschwerte auch die gezielte Suche bei Kundenanfragen und nachträglichen Reklamationen. Deshalb entschied sich Euba im vergangenen Jahr für ein elektronisches Archivierungssystem. Die Wahl fiel auf die Lösung ELOenterprise des Anbieters cns. Die bewährte Schnittstelle von ELO zu der bei Euba eingesetzten Speditionssoftware M3 Logisticware von Dr. Malek gab dabei den Ausschlag. Durch die Integration beider Systeme entfaltet die Archivierungslösung ihren gesamten Nutzen.
Die integrierte Schnittstelle ermöglicht es, alle in M3 erzeugten Dokumente ohne zusätzliche Eingriffe vollautomatisch in ELO zu archivieren. In ELO wurde dafür bei der Installation eine Archivstruktur eingerichtet. Sie ermöglicht es, abgestimmte Dokumente automatisch und strukturiert zum Beispiel nach Angeboten, Frachtdokumenten oder Faktura-Belegen abzulegen. Für den M3-Anwender ist die Ergänzung um die Archivierungsfunktion nur durch eine neue Schaltfläche in Form einer Lupe zu erkennen. Über die in M3 vergebene eindeutige Sendungsnummer kann jeder Mitarbeiter jeden Beleg zu jedem Auftrag sofort am eigenen Bildschirm aufrufen. Noch während des Kundengesprächs lassen sich die betreffenden Dokumente ganz leicht per E-Mail versenden.
Die Zahl der so recherchierbaren Daten wächst von Tag zu Tag. Seit Januar 2008 kommt ELO bei Euba zum Einsatz. Vorangegangen war eine ausführliche Tagesschulung für acht Verwaltungsmitarbeiter des Logistikdienstleisters. Danach war jeder Handgriff klar: "Eingehende Belege werden von uns zunächst mit der betreffenden Sendungsnummer versehen", berichtet Nitz. Die Nummer kann mit Hilfe von M3 und dem Fahrzeugkennzeichen schnell ermittelt werden. Anschließend wird jeder Beleg gescannt und über ein Auswahlmenü einer Dokumentenart zugeordnet. "Hierbei legen wir fest, ob es sich um einen Lieferschein, Frachtbrief, Palettenbeleg, Wiegezettel oder Transportauftrag handelt", erläutert Nitz.
Ab diesem Zeitpunkt steht das Dokument im elektronischen Archiv zur Verfügung und das Papier kann getrost vernichtet werden. Das Einführen der Unterlagen in den automatischen Schredder ist somit der nächste Arbeitsschritt für Nitz und ihre Kollegen. "Während der ersten zwei Wochen hatten wir dabei schon ein mulmiges Gefühl" erinnert sich Nitz. Durch das lückenlose Datensicherungs-Konzept, das bei Euba durch einen externen Dienstleister betreut wird, wurde das Vertrauen schnell wieder hergestellt.
Für eine hohe Akzeptanz der neuen Archivierungslösung sorgten die Erleichterungen beim Abrechnen der Aufträge. Ein Teil der Euba-Kunden akzeptieren sogar eine digitale Rechnung, die jetzt mitsamt der Belege elektronisch signiert und per E-Mail versendet werden kann. "In Zukunft werden wir noch weitere Kunden von der digitalen Rechnung überzeugen können", ist sich Nitz sicher.
Apropos Zukunft: Euba will das Einsatzfeld der elektronischen Archivierung ausweiten. Bis Jahresende sollen auch noch die Tankbelege sowie alle Personalakten gescannt werden. Dann wird ELO seine Flexibilität beim Gestalten von Berechtigungskonzepten unter Beweis stellen. Schließlich sollen nur ein paar ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die persönlichen Daten der Kollegen bekommen - und bei den Gehaltsangaben wird der Kreis der Berechtigten ein weiteres Stück kleiner. Solche Differenzierungen lassen sich bei einer herkömmlichen Personalakte kaum realisieren.
Der Rückzug des Papiers ist bei Euba schon nach dem ersten halben Jahr mit ELO deutlich sichtbar: Das separate Regal im Erdgeschoss mit den jüngeren Belegen ist bereits völlig geräumt. Das Hauptarchiv im Keller des Verwaltungsgebäudes wird immer kleiner und spätestens in zehn Jahren von sämtlichen Akten befreit sein. In Angermünde ist das papierlose Büro keine Vision mehr.
Marcus Walter
Hintergrund: Euba Logistic Die Geschichte der heutigen Euba Logistic GmbH geht auf das Jahr 1949 zurück. Damals gründete Peter Gerwing in Angermünde die Thermospedition GmbH als Transportunternehmen für Lebensmittel- und Kühltransporte. Als Basis für die weitere Expansion gingen im Jahr 1977 die Tochterunternehmen Heco-Transport GmbH und die internationale Spedition Erich Jäckel GmbH an den Start. Beide Firmen waren auf den Papiertransport spezialisiert. 1992 kamen ostdeutsche Niederlassungen in Britz und Schwedt an der Oder hinzu.
Nach dem Tod des Inhabers und Gründers im Jahr 1995 blieb die Unternehmensgruppe im Familienbesitz. Zwei Jahre später verlegten die Erben den Firmensitz nach Schwedt. Zusätzlich gründeten sie eine weitere Firma in Polen. Drei Jahre später erfolgt die Verschmelzung der Erich Jäckel GmbH und der Heco Transport GmbH auf die Thermospeditions GmbH. Der Name des neuen Unternehmens lautete "Erich Jäckel Internationale Spedition". Nach einer Firmenübernahme im September 2005 bekam die Gesellschaft ihren heutigen Namen: Euba Logistic GmbH. Der Sitz des Unternehmens befindet sich in Angermünde. Die Volvo-Flotte besteht aus 78 ziehenden Einheiten.
