Geschäftsprozesse werden immer häufiger ausschließlich digital abgewickelt und dokumentiert. Damit ändern sich die Anforderungen, geschäftliche Vorgänge aufzuzeichnen – auch wenn die eigentlichen Gesetze weitgehend gleich geblieben sind. Das so genannte Records Management hilft dabei, die unterschiedlichen rechtlichen Forderungen zu erfüllen. Dank einer solchen Aktenführung können Dokumente zunächst optimal genutzt und später ordnungsgemäß archiviert werden. Darauf weist der BITKOM in seinem neuen Leitfaden „Records Management“ hin.
„Vorstände und Geschäftsführer haften häufig persönlich und gesamtschuldnerisch für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zur Aktenführung. Da diese Regeln heute einen direkten Bezug zur technischen Umsetzung haben, werden die Personen an der Spitze eines Unternehmens verantwortlich für die Architektur und den Umgang mit der IT“, sagt Dr. Ralph Hintemann, Bereichsleiter IT-Infrastruktur beim BITKOM. Geschäftsführung bzw. Vorstand müssten nicht nur die technische Lösung bereitstellen, sondern auch die notwendigen Strategien und Standards definieren sowie die Prozesse und Strukturen anpassen.
Welche wichtigen gesetzlichen Anforderungen zur Aktenführung gibt es, und wie können Unternehmen diese erfüllen? Welche Records Management Systeme existieren, die hierbei helfen? Und worauf ist bei ihrer Einführung zu achten? Erste Antworten liefert der BITKOM-Leitfaden „Records Management“. Er kann kostenlos unter http://www.bitkom.org/... heruntergeladen werden.
„Vorstände und Geschäftsführer haften häufig persönlich und gesamtschuldnerisch für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zur Aktenführung. Da diese Regeln heute einen direkten Bezug zur technischen Umsetzung haben, werden die Personen an der Spitze eines Unternehmens verantwortlich für die Architektur und den Umgang mit der IT“, sagt Dr. Ralph Hintemann, Bereichsleiter IT-Infrastruktur beim BITKOM. Geschäftsführung bzw. Vorstand müssten nicht nur die technische Lösung bereitstellen, sondern auch die notwendigen Strategien und Standards definieren sowie die Prozesse und Strukturen anpassen.
Welche wichtigen gesetzlichen Anforderungen zur Aktenführung gibt es, und wie können Unternehmen diese erfüllen? Welche Records Management Systeme existieren, die hierbei helfen? Und worauf ist bei ihrer Einführung zu achten? Erste Antworten liefert der BITKOM-Leitfaden „Records Management“. Er kann kostenlos unter http://www.bitkom.org/... heruntergeladen werden.
