Ordnung ist nicht nur das halbe Leben – im Personalmanagement kann sie den Unterschied zwischen reibungslosen Abläufen und unübersichtlichem Durcheinander bedeuten. Genau hier setzt die neue Funktionalität im BITE Bewerbermanager an: Mit unseren Custom Objects, bzw. den freien Listen, lassen sich komplexe Zusammenhänge übersichtlich, individuell und praxisnah abbilden.
Neu im System und vielseitig einsetzbar, ermöglichen die Custom Objects nicht nur mehr Struktur im Recruiting, sondern eröffnen völlig neue Möglichkeiten in der Bewerbenden- und Mitarbeitendenverwaltung. Ein besonders praxisnaher Use Case: die digitale Personalakte – vollwertig, flexibel und weit mehr als eine bloße Dokumentenablage.
Vom Recruiting zur Personalakte: Ein System, viele Möglichkeiten
Bisher endete die Reise von vielen Bewerbenden im System mit dem Klick auf „Eingestellt“. Doch was passiert danach? Oft verschwindet die Person dann in anderen Tools oder Ordnerstrukturen – getrennt von all den Informationen, die im Bewerbungsprozess mühsam gesammelt wurden.
Mit der Möglichkeit, aktive Mitarbeitende im System fortzuführen, schließt sich dieser Kreis. Ein Statuswechsel genügt (alternativ auch über ein Datenfeld umsetzbar) – und die digitale Personalakte wird zur lebendigen Informationsquelle, die das gesamte Arbeitsverhältnis begleitet.
Was genau ist möglich? Hier ein paar praktische Beispiele aus der digitalen Personalakte:
Unterweisungen auf einen Blick
Ein eigener Reiter im Mitarbeitendenprofil zeigt, welche Unterweisungen bereits durchgeführt wurden, wann sie stattfanden und wann die nächste fällig ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – gerade in Branchen mit strengen Compliance-Vorgaben.
Zertifikate & Gültigkeiten
Eine Liste dokumentiert alle erworbenen Zertifikate inklusive Gültigkeitsdauer. So lässt sich einfach erkennen, welche Qualifikationen vorliegen – und welche vielleicht bald aufgefrischt werden sollten.
Schulungen & Weiterbildungen
Wer hat wann welche Schulung gemacht? Und welche Schulung steht als nächstes an? Auch das lässt sich in einer individuellen Ansicht erfassen – inklusive Fristen, die übersichtlich dargestellt werden und so rechtzeitige Maßnahmen erleichtern.
Inventarverwaltung
Schlüssel, Laptop, Handy, Firmenwagen – was wurde wann ausgegeben, was kam zurück? Statt Excel-Tabellen oder Notizzetteln übernimmt die Personalakte nun auch diesen Part – sauber, nachvollziehbar, revisionssicher.
Wichtige Ereignisse & Fristen im Blick
Ergänzend zu den Freien Listen lassen sich auch dynamische Ansichten erstellen, die genau die Fragen beantworten, die im Alltag zählen:
Keine Papierschlacht mehr – sondern echter Überblick
Ergänzt wird das Ganze durch die neuen Dokumentenkategorien, mit denen sich Dateien sauber strukturieren und bestimmten Kategorien wie „Vertrag“, „Gehaltsanpassung“ oder „Zeugnis“ zuordnen lassen. Das Resultat ist keine lose Zettelsammlung, sondern eine digitale Akte, die Orientierung gibt – egal ob im Onboarding, in der Personalentwicklung oder beim Offboarding.
Skills sichtbar machen – direkt in der Akte
Wer seine Mitarbeitenden gezielt fördern möchte, braucht den Überblick: Welche Fähigkeiten sind bereits vorhanden? Welche Fortbildungen wurden absolviert? Und wo gibt es Potenzial für Entwicklung?
Mit den Freien Listen lassen sich individuelle Kompetenzen ganz einfach erfassen – von Sprachkenntnissen über Zertifizierungen bis hin zu IT-Skills oder fachlichen Spezialisierungen ganz nach den Bedürfnissen in Ihrer Organisation. Die Informationen bleiben dabei immer auf die jeweilige Person bezogen, strukturiert in der Akte hinterlegt und jederzeit aktualisierbar.
Auch die Notizen, die Sie bereits aus der Bewerbenden-Akte kennen, lassen sich hier weiterverwenden.
Das eröffnet neue Möglichkeiten – etwa für strukturierte Entwicklungsgespräche, eine vorausschauende Qualifikationsplanung oder die gezielte Vorbereitung auf neue Aufgaben.
Freigabeprozesse ohne Umweg
Ein weiteres Plus der Freien Listen: Sie ermöglichen jetzt auch die Abbildung eines strukturierten Freigabeprozesses für Personalanforderungen – ganz ohne individuelle Programmierung.
So können Sie z.B. festhalten:
Durchgängige Transparenz dank Änderungshistorie
Egal ob es um Schulungen, Unterweisungen, Zertifikate, Inventar, Skills oder Freigabeprozesse geht – jede Änderung in der Personalakte wird, genau wie bei den Bewerbenden, automatisch dokumentiert. Die Änderungshistorie sorgt dafür, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wann ein Eintrag erstellt, bearbeitet oder entfernt wurde und von wem die Änderung stammt.
Das schafft nicht nur Vertrauen und Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten, sondern auch Klarheit für alle Beteiligten – sei es in internen Abstimmungen, bei Rückfragen oder im Rahmen externer Prüfungen.
Und natürlich: Alle Funktionen sind auch hier verfügbar
Die gewohnten Funktionen aus der klassischen Bewerbendenakte stehen auch weiterhin zur Verfügung – inklusive Kommunikation via E-Mail, dem Einsatz von Vorlagen und dem Dokumentieren wichtiger Gesprächsnotizen.
So wird die digitale Personalakte zur echten Weiterentwicklung – nicht zum Parallel-System.
Warum das alles?
Weil die Arbeitswelt nicht nur digitaler, sondern auch dynamischer geworden ist. Mitarbeitende kommen, gehen, entwickeln sich weiter. Wer dabei auf veraltete Strukturen oder lose Dateiordner setzt, verschenkt Potenzial.
Die digitale Personalakte im BITE Bewerbermanager schafft eine zentrale, intelligente Lösung – individuell erweiterbar, intuitiv nutzbar und nah an der Praxis. Nicht, weil es im Trend liegt, sondern weil es den Arbeitsalltag wirklich erleichtert.
Und weil wir finden: Eine gute Personalakte sollte nicht nur ordentlich, sondern auch aussagekräftig sein.
Neugierig geworden?
Die digitale Personalakte ist nur einer von vielen möglichen Anwendungsfällen für unsere Freien Listen – aber ein besonders eindrucksvoller. Ob Schulungen, Inventar, Zertifikate oder Freigabeprozesse: Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und passen sich Ihren individuellen Anforderungen an.
Und das Beste: Für alle, die den BITE Personalmanager bereits im Einsatz haben, richten wir die digitale Personalakte kostenfrei ein – auf Wunsch und in enger Abstimmung.
Wer bisher noch keine aktiven Mitarbeitenden im System pflegt oder ganz eigene Use Cases realisieren möchte, kann sich jederzeit an unseren Customer Support wenden.
Wir zeigen Ihnen gern, wie sich die Freien Listen für Ihre Organisation sinnvoll nutzen lassen – für einen Bewerbermanager, der mitdenkt und mitwächst.
Neu im System und vielseitig einsetzbar, ermöglichen die Custom Objects nicht nur mehr Struktur im Recruiting, sondern eröffnen völlig neue Möglichkeiten in der Bewerbenden- und Mitarbeitendenverwaltung. Ein besonders praxisnaher Use Case: die digitale Personalakte – vollwertig, flexibel und weit mehr als eine bloße Dokumentenablage.
Vom Recruiting zur Personalakte: Ein System, viele Möglichkeiten
Bisher endete die Reise von vielen Bewerbenden im System mit dem Klick auf „Eingestellt“. Doch was passiert danach? Oft verschwindet die Person dann in anderen Tools oder Ordnerstrukturen – getrennt von all den Informationen, die im Bewerbungsprozess mühsam gesammelt wurden.
Mit der Möglichkeit, aktive Mitarbeitende im System fortzuführen, schließt sich dieser Kreis. Ein Statuswechsel genügt (alternativ auch über ein Datenfeld umsetzbar) – und die digitale Personalakte wird zur lebendigen Informationsquelle, die das gesamte Arbeitsverhältnis begleitet.
Was genau ist möglich? Hier ein paar praktische Beispiele aus der digitalen Personalakte:
Unterweisungen auf einen Blick
Ein eigener Reiter im Mitarbeitendenprofil zeigt, welche Unterweisungen bereits durchgeführt wurden, wann sie stattfanden und wann die nächste fällig ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – gerade in Branchen mit strengen Compliance-Vorgaben.
Zertifikate & Gültigkeiten
Eine Liste dokumentiert alle erworbenen Zertifikate inklusive Gültigkeitsdauer. So lässt sich einfach erkennen, welche Qualifikationen vorliegen – und welche vielleicht bald aufgefrischt werden sollten.
Schulungen & Weiterbildungen
Wer hat wann welche Schulung gemacht? Und welche Schulung steht als nächstes an? Auch das lässt sich in einer individuellen Ansicht erfassen – inklusive Fristen, die übersichtlich dargestellt werden und so rechtzeitige Maßnahmen erleichtern.
Inventarverwaltung
Schlüssel, Laptop, Handy, Firmenwagen – was wurde wann ausgegeben, was kam zurück? Statt Excel-Tabellen oder Notizzetteln übernimmt die Personalakte nun auch diesen Part – sauber, nachvollziehbar, revisionssicher.
Wichtige Ereignisse & Fristen im Blick
Ergänzend zu den Freien Listen lassen sich auch dynamische Ansichten erstellen, die genau die Fragen beantworten, die im Alltag zählen:
-
Welche Mitarbeitenden haben heute oder diesen Monat Geburtstag?
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Steht ein Renteneintritt bevor?
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Welche Verträge sind befristet – und wie lange noch?
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Wer befindet sich aktuell im Onboarding oder Outboarding – und bis wann?
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Welche Personen sind inaktiv – und warum?
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Welche Zeitprofile oder Positionen sind aktuell aktiv im Einsatz?
Keine Papierschlacht mehr – sondern echter Überblick
Ergänzt wird das Ganze durch die neuen Dokumentenkategorien, mit denen sich Dateien sauber strukturieren und bestimmten Kategorien wie „Vertrag“, „Gehaltsanpassung“ oder „Zeugnis“ zuordnen lassen. Das Resultat ist keine lose Zettelsammlung, sondern eine digitale Akte, die Orientierung gibt – egal ob im Onboarding, in der Personalentwicklung oder beim Offboarding.
Skills sichtbar machen – direkt in der Akte
Wer seine Mitarbeitenden gezielt fördern möchte, braucht den Überblick: Welche Fähigkeiten sind bereits vorhanden? Welche Fortbildungen wurden absolviert? Und wo gibt es Potenzial für Entwicklung?
Mit den Freien Listen lassen sich individuelle Kompetenzen ganz einfach erfassen – von Sprachkenntnissen über Zertifizierungen bis hin zu IT-Skills oder fachlichen Spezialisierungen ganz nach den Bedürfnissen in Ihrer Organisation. Die Informationen bleiben dabei immer auf die jeweilige Person bezogen, strukturiert in der Akte hinterlegt und jederzeit aktualisierbar.
Auch die Notizen, die Sie bereits aus der Bewerbenden-Akte kennen, lassen sich hier weiterverwenden.
Das eröffnet neue Möglichkeiten – etwa für strukturierte Entwicklungsgespräche, eine vorausschauende Qualifikationsplanung oder die gezielte Vorbereitung auf neue Aufgaben.
Freigabeprozesse ohne Umweg
Ein weiteres Plus der Freien Listen: Sie ermöglichen jetzt auch die Abbildung eines strukturierten Freigabeprozesses für Personalanforderungen – ganz ohne individuelle Programmierung.
So können Sie z.B. festhalten:
-
Für welche Abteilung wird eine Stelle beantragt?
-
Wie viele Positionen sind offen?
-
Welche Kostenstelle ist betroffen?
-
Wer ist freigabeberechtigt?
-
Und wie lautet der aktuelle Status? (beantragt, genehmigt, abgelehnt)
Durchgängige Transparenz dank Änderungshistorie
Egal ob es um Schulungen, Unterweisungen, Zertifikate, Inventar, Skills oder Freigabeprozesse geht – jede Änderung in der Personalakte wird, genau wie bei den Bewerbenden, automatisch dokumentiert. Die Änderungshistorie sorgt dafür, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wann ein Eintrag erstellt, bearbeitet oder entfernt wurde und von wem die Änderung stammt.
Das schafft nicht nur Vertrauen und Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten, sondern auch Klarheit für alle Beteiligten – sei es in internen Abstimmungen, bei Rückfragen oder im Rahmen externer Prüfungen.
Und natürlich: Alle Funktionen sind auch hier verfügbar
Die gewohnten Funktionen aus der klassischen Bewerbendenakte stehen auch weiterhin zur Verfügung – inklusive Kommunikation via E-Mail, dem Einsatz von Vorlagen und dem Dokumentieren wichtiger Gesprächsnotizen.
So wird die digitale Personalakte zur echten Weiterentwicklung – nicht zum Parallel-System.
Warum das alles?
Weil die Arbeitswelt nicht nur digitaler, sondern auch dynamischer geworden ist. Mitarbeitende kommen, gehen, entwickeln sich weiter. Wer dabei auf veraltete Strukturen oder lose Dateiordner setzt, verschenkt Potenzial.
Die digitale Personalakte im BITE Bewerbermanager schafft eine zentrale, intelligente Lösung – individuell erweiterbar, intuitiv nutzbar und nah an der Praxis. Nicht, weil es im Trend liegt, sondern weil es den Arbeitsalltag wirklich erleichtert.
Und weil wir finden: Eine gute Personalakte sollte nicht nur ordentlich, sondern auch aussagekräftig sein.
Neugierig geworden?
Die digitale Personalakte ist nur einer von vielen möglichen Anwendungsfällen für unsere Freien Listen – aber ein besonders eindrucksvoller. Ob Schulungen, Inventar, Zertifikate oder Freigabeprozesse: Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und passen sich Ihren individuellen Anforderungen an.
Und das Beste: Für alle, die den BITE Personalmanager bereits im Einsatz haben, richten wir die digitale Personalakte kostenfrei ein – auf Wunsch und in enger Abstimmung.
Wer bisher noch keine aktiven Mitarbeitenden im System pflegt oder ganz eigene Use Cases realisieren möchte, kann sich jederzeit an unseren Customer Support wenden.
Wir zeigen Ihnen gern, wie sich die Freien Listen für Ihre Organisation sinnvoll nutzen lassen – für einen Bewerbermanager, der mitdenkt und mitwächst.
