HINTERGRUND
Im Rahmen der Umstellung des alten ERP-Systems auf SAP S/4HANA plante terranets bw, den Signaturprozess zu digitalisieren – mit dem Ziel, die Bearbeitungszeit pro Bestellung spürbar zu verkürzen. Die Projektleitungen Philipp Schulte und Bernd Burgemeister entschieden sich frühzeitig für den apsolut eSignature Connector for DocuSign. Trotzdem rückte das Projekt zunächst in den Hintergrund: Alle verfügbaren internen Ressourcen wurden für das große S/4HANA-Vorhaben gebündelt.
Doch der ursprüngliche Projektverlauf wurde schnell revidiert. Statt zu warten, entschied sich terranets bw dazu, die Integration des eSignature Connectors sofort mit dem bestehenden ERP-System zu starten – und so wertvolle Ressourcen für das S/4HANA-Projekt freizumachen.
EINSATZ
Dank des apsolut eSignature Connectors for DocuSign ist heute ein vollständig integrierter Signaturprozess zwischen SAP S/4HANA und DocuSign im Einsatz. Der aktuelle Status jedes einzelnen Signiervorgangs lässt sich direkt in S/4HANA nachverfolgen. Gleichzeitig werden Bestellanforderer und Lieferanten automatisch per E-Mail über den jeweiligen Fortschritt informiert – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Die Freigabe erfolgt dabei nicht nur digital, sondern auch rechtssicher.
EINBETTUNG IN S/4HANA FLEXIBLE WORKFLOW
Das Einholen der Unterschriften in DocuSign ist in den S/4HANA Flexible Workflow für die Bestellung integriert.
Durch diesen Workflow wird die Bestellung im ERP-System erst als ‚freigegeben‘ markiert, wenn alle Unterzeichnenden digital unterschrieben haben. Erst dann wird der Lieferant automatisch informiert.
BUSINESS OUTCOME
Die klickbasierte Signaturfreigabe und die neu gewonnene Transparenz über den Bestellstatus haben die Durchlaufzeiten von Bestellungen spürbar verkürzt.
Laut Philipp Schulte, Einkäufer und Projektleitung bei terranets bw, bearbeitet das Unternehmen jährlich rund 5.000 Bestellungen. Früher mussten pro Vorgang zwei bis drei Minuten für Rückfragen zum Bearbeitungsstand einkalkuliert werden – per E-Mail oder Telefon.
Heute sind solche Rückfragen zur absoluten Ausnahme geworden. In der Regel wissen alle Beteiligten jederzeit genau, wo eine Bestellung steht. Die dadurch eingesparte Zeit summiert sich auf ein beträchtliches Volumen – und schafft Raum für strategischere
Aufgaben im Einkauf.
Im Rahmen der Umstellung des alten ERP-Systems auf SAP S/4HANA plante terranets bw, den Signaturprozess zu digitalisieren – mit dem Ziel, die Bearbeitungszeit pro Bestellung spürbar zu verkürzen. Die Projektleitungen Philipp Schulte und Bernd Burgemeister entschieden sich frühzeitig für den apsolut eSignature Connector for DocuSign. Trotzdem rückte das Projekt zunächst in den Hintergrund: Alle verfügbaren internen Ressourcen wurden für das große S/4HANA-Vorhaben gebündelt.
Doch der ursprüngliche Projektverlauf wurde schnell revidiert. Statt zu warten, entschied sich terranets bw dazu, die Integration des eSignature Connectors sofort mit dem bestehenden ERP-System zu starten – und so wertvolle Ressourcen für das S/4HANA-Projekt freizumachen.
EINSATZ
Dank des apsolut eSignature Connectors for DocuSign ist heute ein vollständig integrierter Signaturprozess zwischen SAP S/4HANA und DocuSign im Einsatz. Der aktuelle Status jedes einzelnen Signiervorgangs lässt sich direkt in S/4HANA nachverfolgen. Gleichzeitig werden Bestellanforderer und Lieferanten automatisch per E-Mail über den jeweiligen Fortschritt informiert – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Die Freigabe erfolgt dabei nicht nur digital, sondern auch rechtssicher.
EINBETTUNG IN S/4HANA FLEXIBLE WORKFLOW
Das Einholen der Unterschriften in DocuSign ist in den S/4HANA Flexible Workflow für die Bestellung integriert.
Durch diesen Workflow wird die Bestellung im ERP-System erst als ‚freigegeben‘ markiert, wenn alle Unterzeichnenden digital unterschrieben haben. Erst dann wird der Lieferant automatisch informiert.
BUSINESS OUTCOME
Die klickbasierte Signaturfreigabe und die neu gewonnene Transparenz über den Bestellstatus haben die Durchlaufzeiten von Bestellungen spürbar verkürzt.
Laut Philipp Schulte, Einkäufer und Projektleitung bei terranets bw, bearbeitet das Unternehmen jährlich rund 5.000 Bestellungen. Früher mussten pro Vorgang zwei bis drei Minuten für Rückfragen zum Bearbeitungsstand einkalkuliert werden – per E-Mail oder Telefon.
Heute sind solche Rückfragen zur absoluten Ausnahme geworden. In der Regel wissen alle Beteiligten jederzeit genau, wo eine Bestellung steht. Die dadurch eingesparte Zeit summiert sich auf ein beträchtliches Volumen – und schafft Raum für strategischere
Aufgaben im Einkauf.
