Die ALOS GmbH, beratendes Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Lösungen mit Sitz in Köln, gewährleistet mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems DocuWare neben der modernen, digitalen Archivierung eine effiziente Rechnungsfreigabe in der Kreditorenbuchhaltung des Hochtechnologie-Unternehmens GHH Rand GmbH. Die effektive Steuerung durch DocuWare und der Zusatzmodule RECOGNITION und CONTENT-FOLDER realisieren eine insgesamt deutlich kostengünstigere Abwicklung der Rechnungsfreigabe als die papierbasierte.
Rechnungsfreigabe wird effizienter
Die GHH RAND GmbH zählt zu den weltweit wichtigsten Anbietern modernster Hochleistungskompressoren. Rund 1400 Rechnungen sind monatlich in der Kreditorenbuchhaltung zu bearbeiten, wobei die Rechnungsfreigabe in den meisten Fällen durch die entsprechende Fachabteilung erfolgen muss. Diese Prüfung gestaltete sich in der Vergangenheit recht aufwändig und umständlich, so dass sich der Freigabeprozess bis zu drei Wochen hinziehen konnte. 2009 begann ALOS mit der Analyse der Problematik vor Ort. Nach der kompetenten Beratung durch das ALOS-Team entschied man sich für das Dokumenten-Management-System DocuWare. Die Abwicklung und Schulung durch ALOS machte eine reibungslose Umstellung des Workflows bei GHH Rand möglich. Seitdem profitiert das Hochtechnologie-Unternehmen von der neuen Lösung und konnte die Durchlaufzeiten auf 1-2 Tage verringern.
Zunächst werden alle Eingangsrechnungen mit einem Barcode versehen, gescannt und in dem DocuWare-Dokumenten-Pool archiviert. Das Zusatz-Tool RECOGNITION liest die Barcodenummer und stellt sämtliche Daten der Rechnung im System zur Verfügung. Besonderer Vorteil ist, dass DocuWare alle Daten aus dem MRP/ERP-System übernimmt und alle definierten Felder als Index ausfüllt. Somit kann ein Beleg schnell und unkompliziert wieder gefunden werden und der Rechercheaufwand reduziert sich auf ein Minimum.
Vollständige Transparenz
Mit dem leistungsfähigen Zusatzmodul DocuWare CONTENT-FOLDER lassen sich die archivierten Dokumente mit Hilfe von virtuellen Mappen den zuständigen Mitarbeitern zur Genehmigung zuweisen. Anstelle von Kopien enthalten die Mappen Verknüpfungen zu den Originalbelegen, auf welche die betreffenden Mitarbeiter zugreifen können. Ein "Stempel-System", bei dem die jeweilige Fachabteilung angeben kann, wie sie mit der Zahlung verfahren wird, sorgt dafür, dass der Bearbeitungsstatus der Rechnung zu jeder Zeit bekannt ist. Die Transparenz ist somit vollständig gegeben. "Dies zeigt, dass die Kombination aus Analyse, Beratung und Auswahl des geeigneten Produkts eine bedeutende Prozessoptimierung erreichen kann. Nach der erfolgreichen Implementierung in der Kreditorenbuchhaltung plant man jetzt auch den Einsatz in anderen Abteilungen. Inzwischen wurde außerdem das Interesse von Schwesterunternehmen der GHH Rand geweckt", sagt Norman Hübner, verantwortlich für das Marketing bei der ALOS GmbH.
Rechnungsfreigabe wird effizienter
Die GHH RAND GmbH zählt zu den weltweit wichtigsten Anbietern modernster Hochleistungskompressoren. Rund 1400 Rechnungen sind monatlich in der Kreditorenbuchhaltung zu bearbeiten, wobei die Rechnungsfreigabe in den meisten Fällen durch die entsprechende Fachabteilung erfolgen muss. Diese Prüfung gestaltete sich in der Vergangenheit recht aufwändig und umständlich, so dass sich der Freigabeprozess bis zu drei Wochen hinziehen konnte. 2009 begann ALOS mit der Analyse der Problematik vor Ort. Nach der kompetenten Beratung durch das ALOS-Team entschied man sich für das Dokumenten-Management-System DocuWare. Die Abwicklung und Schulung durch ALOS machte eine reibungslose Umstellung des Workflows bei GHH Rand möglich. Seitdem profitiert das Hochtechnologie-Unternehmen von der neuen Lösung und konnte die Durchlaufzeiten auf 1-2 Tage verringern.
Zunächst werden alle Eingangsrechnungen mit einem Barcode versehen, gescannt und in dem DocuWare-Dokumenten-Pool archiviert. Das Zusatz-Tool RECOGNITION liest die Barcodenummer und stellt sämtliche Daten der Rechnung im System zur Verfügung. Besonderer Vorteil ist, dass DocuWare alle Daten aus dem MRP/ERP-System übernimmt und alle definierten Felder als Index ausfüllt. Somit kann ein Beleg schnell und unkompliziert wieder gefunden werden und der Rechercheaufwand reduziert sich auf ein Minimum.
Vollständige Transparenz
Mit dem leistungsfähigen Zusatzmodul DocuWare CONTENT-FOLDER lassen sich die archivierten Dokumente mit Hilfe von virtuellen Mappen den zuständigen Mitarbeitern zur Genehmigung zuweisen. Anstelle von Kopien enthalten die Mappen Verknüpfungen zu den Originalbelegen, auf welche die betreffenden Mitarbeiter zugreifen können. Ein "Stempel-System", bei dem die jeweilige Fachabteilung angeben kann, wie sie mit der Zahlung verfahren wird, sorgt dafür, dass der Bearbeitungsstatus der Rechnung zu jeder Zeit bekannt ist. Die Transparenz ist somit vollständig gegeben. "Dies zeigt, dass die Kombination aus Analyse, Beratung und Auswahl des geeigneten Produkts eine bedeutende Prozessoptimierung erreichen kann. Nach der erfolgreichen Implementierung in der Kreditorenbuchhaltung plant man jetzt auch den Einsatz in anderen Abteilungen. Inzwischen wurde außerdem das Interesse von Schwesterunternehmen der GHH Rand geweckt", sagt Norman Hübner, verantwortlich für das Marketing bei der ALOS GmbH.
