Die Verarbeitung und Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen mit Dokumentenmanagementsystemen unterliegt einer Vielzahl von Compliance-Anforderungen. Nationale und internationale Normen und Rechtsvorschriften verlangen eine langfristige, revisionssichere Archivierung von Dokumenten aller Art.
Geregelt werden die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten in gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG), und insbesondere durch die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).
Unterlagen können auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie den folgenden, in den GoBD definierten Anforderungen, entsprechen:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Vollständigkeit
Richtigkeit
Unveränderbarkeit
Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)
Elektronische Aufbewahrung
Maschinelle Auswertbarkeit
Internes Kontrollsystem
Geregelt werden die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten in gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG), und insbesondere durch die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).
Unterlagen können auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie den folgenden, in den GoBD definierten Anforderungen, entsprechen:
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