Emails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine elekronisch übersandte Email stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss.
Dies gilt beispielsweise für eine per Email übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat. Nach den GoBS sind auch Emails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.
Hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit ist jedoch nicht entscheidend, ob die per Email übermittelten Daten automatisiert Eingang in das verwendetete Buchhaltungssystem
Dies gilt beispielsweise für eine per Email übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat. Nach den GoBS sind auch Emails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.
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