Bereits 2016 hat die EU eine europaweite Standardisierung im Rechnungswesen beschlossen. Damit soll ein vollständig technologieneutraler Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung mit elektronischen Rechnungen etabliert werden. Das bedeutet: ein digitaler Rechnungsaustausch wird unumgänglich. Und damit ist nicht das klassische PDF gemeint, denn PDFs lassen sich nicht maschinell auslesen und weiterverarbeiten. Dies geht nur über ein XML-basierten Datensatz.
Zukünftig müssen Rechnungen in einem einheitlichen elektronischen Format an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Für Unternehmer gilt: Ab dem 27.11.2020 besteht eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Bundesbehörden. Papier- oder normale PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr akzeptiert.
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