ZyLAB, ein innovativer Entwickler von Lösungen für Datenzugriff, hat heute die Ergebnisse seiner zweiten jährlichen Umfrage zum Thema E-Mail-Management bekannt gegeben, die das Unternehmen auf der FOSE – einer US-Messe für IT-Systeme in Behörden – durchgeführt hat. Dabei wurden ausschließlich Messebesucher befragt, die in einer Behörde arbeiten. Der Studie zufolge gibt es einige Verbesserungen beim behördlichen E-Mail-Management. Doch das Ziel, dass auf alle Dokumente bei Bedarf problemlos zugegriffen werden kann, ist noch längst nicht erreicht. Die wichtigsten Umfrageergebnisse: Die Zahl der Behörden mit E-Mail-Richtlinien hat im Vergleich zu 2005 zugenommen. 26 Prozent der Befragten sichern ihre E-Mails nie. 49 Prozent der Befragten haben Schwierigkeiten, E-Mails zu finden, die älter sind als sechs Monate.
2005 hatten 100 Prozent der Befragten angegeben, dass sie E-Mails als offizielle Dokumente sowie als ein wichtiges Kommunikationsmedium für ihre tägliche Arbeit betrachten. Die Umfrage 2006 konzentrierte sich deshalb darauf, wie diese Dokumente heutzutage verwaltet werden.
„Wie oft sichern Sie Ihre E-Mails?“ war eine Frage, die sowohl 2005 als auch 2006 gestellt wurde. Beide Male ergab sich fast dasselbe Bild. Dabei ist der Prozentsatz der Personen, die angaben, täglich eine Sicherung durchzuführen, leicht zurückgegangen: von 54 Prozent im Jahr 2005 auf 52 Prozent im Jahr 2006. Ferner gaben 2005 24 Prozent der Befragten an, nie eine Sicherung ihrer E-Mails durchzuführen; 2006 waren es 26 Prozent. Dahingegen sagten jetzt 70 Prozent der Befragten (im Vergleich zu 65 Prozent 2005), in ihrer Behörde gebe es eine Richtlinie zum E-Mail-Management.
Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse:
- Wie viele E-Mails erhalten Sie durchschnittlich pro Tag?
25 E-Mails oder weniger: 24 Prozent.
26 bis 50 E-Mails: 38 Prozent.
Mehr als 50 E-Mails: 38 Prozent.
- Wie oft sichern Sie Ihre E-Mails?
Täglich: 52 Prozent.
Wöchentlich: 12 Prozent.
Monatlich: 8 Prozent.
Jährlich: 2 Prozent.
Nie: 26 Prozent.
- Gibt es in Ihrer Behörde Richtlinien zum E-Mail-Management?
Ja: 70 Prozent.
Nein: 30 Prozent.
- Gelingt es Ihnen problemlos, bei Bedarf E-Mails wiederzufinden?
Ja: 76 Prozent.
- Gelingt es Ihnen problemlos, vor sechs Monaten oder davor empfangene E-Mails wiederzufinden?
Ja: 51 Prozent.
Nein: 49 Prozent.
„In den vergangenen zwölf Monaten haben einige Behörden endlich Richtlinien zum E-Mail-Management eingeführt. Doch die Antworten auf die Frage nach der Häufigkeit der E-Mail-Sicherung zeigen, dass sich viele Mitarbeiter nicht an die Richtlinien halten“, sagte Dr. Johannes Scholtes, CEO von ZyLAB Distribution BV. „Da E-Mails übereinstimmend als offizielle Dokumente angesehen werden, muss sich auch das Auffinden von E-Mails verbessern. Dies gilt insbesondere für E-Mails, die älter als sechs Monate sind.“ Dieser Prozess kann durch die Implementierung von Richtlinien und entsprechenden Technologien für den Datenzugriff unterstützt werden.
2005 hatten 100 Prozent der Befragten angegeben, dass sie E-Mails als offizielle Dokumente sowie als ein wichtiges Kommunikationsmedium für ihre tägliche Arbeit betrachten. Die Umfrage 2006 konzentrierte sich deshalb darauf, wie diese Dokumente heutzutage verwaltet werden.
„Wie oft sichern Sie Ihre E-Mails?“ war eine Frage, die sowohl 2005 als auch 2006 gestellt wurde. Beide Male ergab sich fast dasselbe Bild. Dabei ist der Prozentsatz der Personen, die angaben, täglich eine Sicherung durchzuführen, leicht zurückgegangen: von 54 Prozent im Jahr 2005 auf 52 Prozent im Jahr 2006. Ferner gaben 2005 24 Prozent der Befragten an, nie eine Sicherung ihrer E-Mails durchzuführen; 2006 waren es 26 Prozent. Dahingegen sagten jetzt 70 Prozent der Befragten (im Vergleich zu 65 Prozent 2005), in ihrer Behörde gebe es eine Richtlinie zum E-Mail-Management.
Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse:
- Wie viele E-Mails erhalten Sie durchschnittlich pro Tag?
25 E-Mails oder weniger: 24 Prozent.
26 bis 50 E-Mails: 38 Prozent.
Mehr als 50 E-Mails: 38 Prozent.
- Wie oft sichern Sie Ihre E-Mails?
Täglich: 52 Prozent.
Wöchentlich: 12 Prozent.
Monatlich: 8 Prozent.
Jährlich: 2 Prozent.
Nie: 26 Prozent.
- Gibt es in Ihrer Behörde Richtlinien zum E-Mail-Management?
Ja: 70 Prozent.
Nein: 30 Prozent.
- Gelingt es Ihnen problemlos, bei Bedarf E-Mails wiederzufinden?
Ja: 76 Prozent.
- Gelingt es Ihnen problemlos, vor sechs Monaten oder davor empfangene E-Mails wiederzufinden?
Ja: 51 Prozent.
Nein: 49 Prozent.
„In den vergangenen zwölf Monaten haben einige Behörden endlich Richtlinien zum E-Mail-Management eingeführt. Doch die Antworten auf die Frage nach der Häufigkeit der E-Mail-Sicherung zeigen, dass sich viele Mitarbeiter nicht an die Richtlinien halten“, sagte Dr. Johannes Scholtes, CEO von ZyLAB Distribution BV. „Da E-Mails übereinstimmend als offizielle Dokumente angesehen werden, muss sich auch das Auffinden von E-Mails verbessern. Dies gilt insbesondere für E-Mails, die älter als sechs Monate sind.“ Dieser Prozess kann durch die Implementierung von Richtlinien und entsprechenden Technologien für den Datenzugriff unterstützt werden.
