Immer häufiger erhalten Unternehmen Rechnungen von Geschäftspartnern auf elektronischem Weg - die meisten Dokumente entsprechen jedoch nicht den Rechtsvorschriften und können dem Empfänger somit Schwierigkeiten bereiten. Denn gemäß §15 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes ist ohne qualifizierte elektronische Signatur der Rechnung kein wirksamer Vorsteuerabzug zulässig. Damit Empfänger auf Nummer sicher gehen und erkennen können, ob die eingehenden Rechnungen gesetzeskonform sind, hat die Zertificon Solutions GmbH, Hersteller von E-Mail-Verschlüsselungslösungen, eine optionale Komponente der Produktreihe Z1 SecureMail entwickelt. Diese erkennt und validiert qualifiziert signierte Dokumente.
Die Möglichkeit, Rechnungen via E-Mail zu versenden, bringt Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnisse mit sich. Viele Unternehmen drucken ihre PDF-Eingangsrechnungen aus und fügen diese zu ihren Unterlagen, ohne zu wissen, dass es sich dabei um kein valides Rechtsdokument im umsatzsteuerlichen Sinne handelt. Denn damit erhaltene Dokumente für den Rechnungsempfänger vorsteuerlich abzugsfähig sind, müssen sie gemäß dem deutschen Signaturgesetz (SigG) signiert werden. Die Regelung schreibt vor, dass eine elektronische Schriftform eine Schriftform auf Papier nur ersetzen kann, wenn sie über eine "qualifizierte elektronische Signatur" verfügt. Diese muss auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erstellung gültigen Zertifikat beruhen und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) generiert worden sein. Ist dies nicht gegeben, kann das Finanzamt Vorsteuerrückforderungen verlangen.
Sicherheitscheck für den Empfang von Online-Rechnungen
Zertificon hat ihre Produktfamilie Z1 SecureMail zur E-Mail-Verschlüsselung um eine optionale Software-Komponente erweitert, die derartige qualifiziert signierte Dokumente in eingehenden E-Mails erkennt und die verwendeten Signaturen validiert. Zusätzlich beinhaltet die Lösung Mechanismen, mit deren Hilfe empfangene Nachrichten samt Dateianhang und Ergebnis der Signaturprüfung an existierende Archivsysteme oder andere weiterverarbeitende Anwendungen übergeben werden können. Auf Grund der Vielfalt von Anbindungsmöglichkeiten an Drittsysteme sowie dem Fehlen eines genormten Schnittstellenstandards sind Anbindung, Selektionsfilter, Metadaten, Ergebnis der Signaturprüfung sowie Datenformate flexibel konfigurierbar. Dies hat zum Vorteil, dass Unternehmen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)-konforme Lösungen realisieren können, die einer digitalen Steuerprüfung durch Betriebsprüfer gerecht werden.
"Wir reagieren mit der Produktanpassung unter anderem auf die Anforderungen von Kunden aus dem Markt der Energiewirtschaft. Insbesondere in diesem Sektor haben Unternehmen in den vergangenen Jahren vermehrt auf Online-Rechnungen umgestellt", erklärt Burkhard Wiegel, Geschäftsführer bei Zertificon.
Die Möglichkeit, Rechnungen via E-Mail zu versenden, bringt Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnisse mit sich. Viele Unternehmen drucken ihre PDF-Eingangsrechnungen aus und fügen diese zu ihren Unterlagen, ohne zu wissen, dass es sich dabei um kein valides Rechtsdokument im umsatzsteuerlichen Sinne handelt. Denn damit erhaltene Dokumente für den Rechnungsempfänger vorsteuerlich abzugsfähig sind, müssen sie gemäß dem deutschen Signaturgesetz (SigG) signiert werden. Die Regelung schreibt vor, dass eine elektronische Schriftform eine Schriftform auf Papier nur ersetzen kann, wenn sie über eine "qualifizierte elektronische Signatur" verfügt. Diese muss auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erstellung gültigen Zertifikat beruhen und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) generiert worden sein. Ist dies nicht gegeben, kann das Finanzamt Vorsteuerrückforderungen verlangen.
Sicherheitscheck für den Empfang von Online-Rechnungen
Zertificon hat ihre Produktfamilie Z1 SecureMail zur E-Mail-Verschlüsselung um eine optionale Software-Komponente erweitert, die derartige qualifiziert signierte Dokumente in eingehenden E-Mails erkennt und die verwendeten Signaturen validiert. Zusätzlich beinhaltet die Lösung Mechanismen, mit deren Hilfe empfangene Nachrichten samt Dateianhang und Ergebnis der Signaturprüfung an existierende Archivsysteme oder andere weiterverarbeitende Anwendungen übergeben werden können. Auf Grund der Vielfalt von Anbindungsmöglichkeiten an Drittsysteme sowie dem Fehlen eines genormten Schnittstellenstandards sind Anbindung, Selektionsfilter, Metadaten, Ergebnis der Signaturprüfung sowie Datenformate flexibel konfigurierbar. Dies hat zum Vorteil, dass Unternehmen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)-konforme Lösungen realisieren können, die einer digitalen Steuerprüfung durch Betriebsprüfer gerecht werden.
"Wir reagieren mit der Produktanpassung unter anderem auf die Anforderungen von Kunden aus dem Markt der Energiewirtschaft. Insbesondere in diesem Sektor haben Unternehmen in den vergangenen Jahren vermehrt auf Online-Rechnungen umgestellt", erklärt Burkhard Wiegel, Geschäftsführer bei Zertificon.
