Workshare bringt heute mit Workshare Professional 5 die erste und derzeit einzige Dokumentenkontrollsoftware mit umfassender Integration in Microsoft Office 2007 und Windows Vista auf den Markt. Workshare Professional 5 hilft beim sicheren und einfachen Dokumentenaustausch über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg und gewährleistet, dass auch umfangreiche Dokumente mit vielen Bearbeitern konsistent und Compliance-konform bearbeitet werden können. Workshare Professional 5 nutzt die in Office 2007 eingeführten Workflowfunktionen und die Sicherheitsverbesserungen in Windows Vista, funktioniert aber genauso mit früheren Versionen der Microsoft-Systeme. Die neue Workshare-Lösung ist ab sofort verfügbar und steht auf www.workshare.com als Testversion zum Download bereit.
Workshare Professional 5 unterscheidet sich grundlegend von proprietären Dokumenten-Managementsystemen mit einer ähnlichen Zielsetzung. Die Software sorgt dafür, dass Geschäftsanwender untereinander sicher und zuverlässig Dokumente austauschen können, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Ihre Content-Management-Funktion nutzt die von den Office- und Windows-Systemen bereitgestellten Zugriffsrechte, Kollaborationsmöglichkeiten, Sicherheitseinstellungen, Workflows und umfassende Versionskontrolle. Workshare Professional ist so angelegt, dass es die zu bearbeitenden Inhalte erfasst und über Unternehmensgrenzen hinweg zum Einsatz kommen kann. Zudem ist es einfach und schnell erlernbar.
Workshares Ansatz für sichere Dokumentenkontrolle ist einzigartig. Anwender können in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung und mit den üblichen Dateiformaten arbeiten. Workshare Professional ist nahtlos in Microsoft Office integriert und stellt seine Funktionen wie Änderungen verwalten, Inhaltsrisiken erkennen, sichere PDF-Erstellung, Dokument versenden und viele mehr direkt in der bekannten Benutzeroberfläche bereit. Jeder externe Microsoft Word Benutzer kann diese Dokumente wie gewohnt weiterbearbeiten. Wird das Dokument zurückgeschickt, sei es per E-Mail oder über ein Portal, erkennt Workshare das Dokument, vergleicht es inhaltlich vollautomatisch mit dem Originaldokument und protokolliert alle Änderungen. So werden maximale Integrität und Versionssicherheit gewährleistet.
Die wichtigsten neuen Funktionen von Workshare Professional 5:
* Document Lifecycle Management in Microsoft Office 2007 und Vista
- Umfassende Nutzung des Open XML-Dateiformats
- Eigene Registerkarten in der neuen Multifunktionsleiste von Office 2007
- Integration mit Lifecycle Workflows für Auditierbarkeit und Compliance-Kontrolle
- Anbindung an SharePoint 2007 Extranet, Collaborative Workspaces und LiveMeeting für einfache Zusammenarbeit an Dokumenten
- Inhalte- und kontextabhängiges Rechtemanagement mit Vista RMS - Rights Management
* Sichere PDF-Erstellung
- PDFs ohne Sicherheitslücken und Informationslecks durch regelgesteuerte, auditierbare Erkennung von inhalteabhängigen Risiken, automatischer Bereinigung und anschließender PDF-Erstellung
- Einzige Lösung am Markt, die policybasiert sichere PDFs im laufenden Versandprozess per E-Mail oder beim Upload auf Portale generiert. Simultane 128-Bit-Verschlüsselung, Signatur und Einstellung von Nutzungseinschränkungen für die PDF-Datei
- Secure PDF/A ISO-konforme PDF-Umwandlung aus jeder Applikation oder Dokumenten-Managementsystem, einschließlich Unterstützung für „tagged“ PDF-Dateien
* Lückenloser Schutz vor Informationslecks
- Integration des Workshare Protect 5 Client, der führenden Software für den Schutz vor Informationslecks an Endpunkten
- Umfassender Schutz vor Datenschutzverstößen, Verlust von geistigem Eigentum und vertraulichen Informationen im elektronischen Datenverkehr über E-Mail und Portale
- Professionelle Information Leak Prevention (ILP) mit zentralem Policy-Management, Risiko-Alarmen, Protokollfunktionen und Berichten
- Anbindung an Workshare Ready Partnerlösungen, zum Beispiel von Intervowen und Documentum, Microsoft RMS und PGP möglich
* Einzigartige Funktionen für die Dokumentenkontrolle
- Zentralisierte, vollständig auditierbare „Änderungen verfolgen“-Funktion und unabhängig von der Quelldatei gespeicherte DeltaViews (Vergleichsansichten mit Änderungen zwischen Versionen)
- Umfassende und genaue Vergleichsfunktion für komplexe Tabellen, Nummerierungen und Formatänderungen
- One-to-Many DeltaViews zeigt mehrere Dokumentenvergleiche über Versionen hinweg in einer „Tabbed“ (Registerkarten)-Ansicht
- Ausgabe von DeltaViews als Secured PDF oder als editierbare Datei mit den bekannten Markierungen für „Änderungen verfolgen“
- Metadaten-Links, um Dokumentenbereiche mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen über Versionen, Anwender und Quellen hinweg zu verfolgen und nachzuvollziehen
* Aktualisierte und neue Funktionen für Kollaboration und Repository-Integration
- Workshare Professional kann in alle aktuellen und künftigen Arbeitsumgebungen integriert werden
- Integration mit allen gebräuchlichen Office-Versionen: Office XP, Office 2003 und Office 2007
- Workshare Professional 5 ist „Vista-ready“, läuft aber auch auf vorherigen Versionen des Microsoft-Betriebssystems
- Direkte Einbindung in die wichtigsten E-Mail- und Messaging-Systeme wie Microsoft Outlook, SharePoint und Live Meeting sowie IBM Lotus Notes
- Optionale DMS-Systemkonnektoren für SharePoint, EMC Documentum, Interwoven, Hummingbird, OpenText und IBM Score
- Unterstützung der Remote-Client-Implementation von Citrix
„Geschäftsanwender sollten sich nicht mehr auf Produkte wie Adobe Acrobat beschränken, um Dokumentenkontrolle und -Compliance sicherzustellen“, meint Frank Böning, Sales Direktor EMEA bei Workshare. „Mit Acrobat müssen die Anwender das Office-System verlassen. Damit besteht ein hohes Risiko, dass die Lösung schnell links liegengelassen wird. Die Folge sind Effizienzverluste bei der Dokumentenprüfung von über 400 Prozent. Außerdem kann es passieren, dass das Masterdokument im Bearbeitungsprozess verloren geht oder unsichere, nicht nachprüfbare und nicht Compliance-konforme Dokumentenversionen in Umlauf kommen. Workshare Professional-Kunden vertrauen unserer Lösung wegen ihrer Einfachheit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Das zeigt nicht zuletzt die hohe Akzeptanz bei über einer Million Anwendern unserer Lösung. Und damit das so bleibt, arbeiten wir kontinuierlich an der Weiterentwicklung unserer Dokumentenkontroll-Suite. Der Markt wächst sehr schnell, und wir sind einen Schritt voraus.“
Workshare Professional 5 unterscheidet sich grundlegend von proprietären Dokumenten-Managementsystemen mit einer ähnlichen Zielsetzung. Die Software sorgt dafür, dass Geschäftsanwender untereinander sicher und zuverlässig Dokumente austauschen können, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Ihre Content-Management-Funktion nutzt die von den Office- und Windows-Systemen bereitgestellten Zugriffsrechte, Kollaborationsmöglichkeiten, Sicherheitseinstellungen, Workflows und umfassende Versionskontrolle. Workshare Professional ist so angelegt, dass es die zu bearbeitenden Inhalte erfasst und über Unternehmensgrenzen hinweg zum Einsatz kommen kann. Zudem ist es einfach und schnell erlernbar.
Workshares Ansatz für sichere Dokumentenkontrolle ist einzigartig. Anwender können in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung und mit den üblichen Dateiformaten arbeiten. Workshare Professional ist nahtlos in Microsoft Office integriert und stellt seine Funktionen wie Änderungen verwalten, Inhaltsrisiken erkennen, sichere PDF-Erstellung, Dokument versenden und viele mehr direkt in der bekannten Benutzeroberfläche bereit. Jeder externe Microsoft Word Benutzer kann diese Dokumente wie gewohnt weiterbearbeiten. Wird das Dokument zurückgeschickt, sei es per E-Mail oder über ein Portal, erkennt Workshare das Dokument, vergleicht es inhaltlich vollautomatisch mit dem Originaldokument und protokolliert alle Änderungen. So werden maximale Integrität und Versionssicherheit gewährleistet.
Die wichtigsten neuen Funktionen von Workshare Professional 5:
* Document Lifecycle Management in Microsoft Office 2007 und Vista
- Umfassende Nutzung des Open XML-Dateiformats
- Eigene Registerkarten in der neuen Multifunktionsleiste von Office 2007
- Integration mit Lifecycle Workflows für Auditierbarkeit und Compliance-Kontrolle
- Anbindung an SharePoint 2007 Extranet, Collaborative Workspaces und LiveMeeting für einfache Zusammenarbeit an Dokumenten
- Inhalte- und kontextabhängiges Rechtemanagement mit Vista RMS - Rights Management
* Sichere PDF-Erstellung
- PDFs ohne Sicherheitslücken und Informationslecks durch regelgesteuerte, auditierbare Erkennung von inhalteabhängigen Risiken, automatischer Bereinigung und anschließender PDF-Erstellung
- Einzige Lösung am Markt, die policybasiert sichere PDFs im laufenden Versandprozess per E-Mail oder beim Upload auf Portale generiert. Simultane 128-Bit-Verschlüsselung, Signatur und Einstellung von Nutzungseinschränkungen für die PDF-Datei
- Secure PDF/A ISO-konforme PDF-Umwandlung aus jeder Applikation oder Dokumenten-Managementsystem, einschließlich Unterstützung für „tagged“ PDF-Dateien
* Lückenloser Schutz vor Informationslecks
- Integration des Workshare Protect 5 Client, der führenden Software für den Schutz vor Informationslecks an Endpunkten
- Umfassender Schutz vor Datenschutzverstößen, Verlust von geistigem Eigentum und vertraulichen Informationen im elektronischen Datenverkehr über E-Mail und Portale
- Professionelle Information Leak Prevention (ILP) mit zentralem Policy-Management, Risiko-Alarmen, Protokollfunktionen und Berichten
- Anbindung an Workshare Ready Partnerlösungen, zum Beispiel von Intervowen und Documentum, Microsoft RMS und PGP möglich
* Einzigartige Funktionen für die Dokumentenkontrolle
- Zentralisierte, vollständig auditierbare „Änderungen verfolgen“-Funktion und unabhängig von der Quelldatei gespeicherte DeltaViews (Vergleichsansichten mit Änderungen zwischen Versionen)
- Umfassende und genaue Vergleichsfunktion für komplexe Tabellen, Nummerierungen und Formatänderungen
- One-to-Many DeltaViews zeigt mehrere Dokumentenvergleiche über Versionen hinweg in einer „Tabbed“ (Registerkarten)-Ansicht
- Ausgabe von DeltaViews als Secured PDF oder als editierbare Datei mit den bekannten Markierungen für „Änderungen verfolgen“
- Metadaten-Links, um Dokumentenbereiche mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen über Versionen, Anwender und Quellen hinweg zu verfolgen und nachzuvollziehen
* Aktualisierte und neue Funktionen für Kollaboration und Repository-Integration
- Workshare Professional kann in alle aktuellen und künftigen Arbeitsumgebungen integriert werden
- Integration mit allen gebräuchlichen Office-Versionen: Office XP, Office 2003 und Office 2007
- Workshare Professional 5 ist „Vista-ready“, läuft aber auch auf vorherigen Versionen des Microsoft-Betriebssystems
- Direkte Einbindung in die wichtigsten E-Mail- und Messaging-Systeme wie Microsoft Outlook, SharePoint und Live Meeting sowie IBM Lotus Notes
- Optionale DMS-Systemkonnektoren für SharePoint, EMC Documentum, Interwoven, Hummingbird, OpenText und IBM Score
- Unterstützung der Remote-Client-Implementation von Citrix
„Geschäftsanwender sollten sich nicht mehr auf Produkte wie Adobe Acrobat beschränken, um Dokumentenkontrolle und -Compliance sicherzustellen“, meint Frank Böning, Sales Direktor EMEA bei Workshare. „Mit Acrobat müssen die Anwender das Office-System verlassen. Damit besteht ein hohes Risiko, dass die Lösung schnell links liegengelassen wird. Die Folge sind Effizienzverluste bei der Dokumentenprüfung von über 400 Prozent. Außerdem kann es passieren, dass das Masterdokument im Bearbeitungsprozess verloren geht oder unsichere, nicht nachprüfbare und nicht Compliance-konforme Dokumentenversionen in Umlauf kommen. Workshare Professional-Kunden vertrauen unserer Lösung wegen ihrer Einfachheit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Das zeigt nicht zuletzt die hohe Akzeptanz bei über einer Million Anwendern unserer Lösung. Und damit das so bleibt, arbeiten wir kontinuierlich an der Weiterentwicklung unserer Dokumentenkontroll-Suite. Der Markt wächst sehr schnell, und wir sind einen Schritt voraus.“
